Frågor och svar

Ver 20200909

1. Vilka stödformer har Östersjöstiftelsen?

Se översikt över stiftelsens stödformer.


2. Jag har bytt e-postadress, hur uppdaterar jag den i ansökningssystemet?

Kontakta Östersjöstiftelsens kansli så ändrar vi din e-postadress.


3. Jag kan inte se hela texten i ansökningsformuläret eller texten ser konstig ut, vad ska jag göra?

Använd en av följande webbläsare: Chrome, Firefox, Safari, Internet Explorer 11 och uppåt eller senaste versionen av Microsoft Edge.


4. Jag vill ändra i min redan inskickade ansökan. Är det möjligt?

När ansökan är inskickad går det inte att ändra i den. Om du behöver ändra i ansökan, kontakta stiftelsens kansli.


5. Måste man ha en doktorsexamen för att kunna söka medel hos Östersjöstiftelsen?

Ja, alla deltagande forskare som söker lönemedel ska ha avlagt doktorsexamen vid ansökningstillfället. Om så kallade icke-forskande personal, se nedan. Undantag är storprojekt där lönemedel kan sökas för doktorander. Doktorand kan dock inte vara projektledare.

Doktorander kan ingå i stödformen forskarnätverk (inga lönemedel kan dock sökas i denna stödform).


6. Kan jag inkludera doktorander i mitt projekt?

Doktorander kan inkluderas endast i storprojekt och forskarnätverk.

Doktorander kan inte ingå i en ansökan om projekt i någon funktion.


7. Hur lång tid efter doktorsexamen kan jag söka ett postdokprojekt?

Du kan söka postdokprojekt upp till tre år efter doktorsexamen (med möjlighet till sedvanlig avräkning av tid för föräldraledighet, sjukdom, tjänstgöring inom totalförsvaret, fackligt eller politiskt förtroendeuppdrag).


8. Kan jag söka och/eller ha flera projekt från Östersjöstiftelsen?

Svaret beror delvis på om du är projektledare eller projektdeltagare. Se Vilka bidrag kan jag söka?

I samma omgång kan du medverka i bara en ansökan om forskningsmedel (avses sammanlagt en ansökan och då får man välja mellan stödformerna projekt, postdok eller storprojekt) samt dessutom söka forskarnätverk.

Observera också att medel för forskning kan sökas för maximalt 50 % av heltidstjänst/år. För forskare som redan deltar i mer än ett projekt gäller att medel kan erhållas för totalt maximalt 75 % av heltidstjänst/år totalt. För postdokprojekt kan lönemedel sökas för upp till 80-100 % av heltidstjänst/år.


9. Kan jag söka projektmedel från Östersjöstiftelsen om jag inte är anställd på Södertörns högskola?

Ansökningar om forskningsprojekt kan ha projektledare och deltagare också från andra lärosäten, i Sverige eller utomlands, men om ansökan beviljas medel måste projektledaren under projekttiden vara anställd vid Södertörns högskola, medan övriga deltagare normalt ska tillbringa viss tid där. Det innebär att Södertörns högskola ska vara anslagsförvaltare för ett beviljat forskningsprojekt. I vilken omfattning övriga deltagare ska tillbringa tid vid Södertörns högskola får projektledaren komma överens med berörd prefekt om.

Undantag är forskarnätverk, vilka kan förläggas till andra svenska lärosäten. Forskarnätverk ska dock inkludera forskare vid Södertörns högskola.


10. Vem kan bli anslagsförvaltare?

För stödformerna projekt, postdokprojekt och storprojekt ska Södertörns högskola vara anslagsförvaltare.

För stödformen forskarnätverk kan lärosäten från Sverige vara anslagsförvaltare på villkor att forskare vid Södertörns högskola ingår i forskarnätverket. Anslagsförvaltaren måste vara godkänd av Östersjöstiftelsen i förväg, vilka dessa är framgår här. Har du frågor om andra anslagsförvaltare kontakta Östersjöstiftelsen innan ansökan skickas in.


11. Kan jag söka projektmedel om jag är över 67 år?

Det finns inte någon åldersgräns för dem som söker bidrag från Östersjöstiftelsen. Förutsättningen för att avlönas inom projektet är att forskaren inte är heltidspensionerad.


12. Jag har en professur inom det professorsprogram som Östersjöstiftelsen finansierar, kan jag söka projektmedel?

Om du vid ansökningstillfället ingår i det av Östersjöstiftelsen finansierade professorsprogrammet kan du söka projektmedel, dock inte lönemedel för dig själv under hela den kommande projektperioden.


13. Har Östersjöstiftelsen krav på publicering open access?

Ja. För de forskare som får anslag från Östersjöstiftelsen gäller att om de ska publicera sina vetenskapligt bedömda texter i tidskrifter och i konferenspublikationer så måste dessa bli öppet tillgängliga på internet. Östersjöstiftelsen finansierar kostnader för open access-publicering samt annan spridning av projektets resultat med ett schablonbidrag som automatiskt läggs till av ansökningssystemet. Läs mer här.


14. Har Östersjöstiftelsen krav på datahanteringsplan?

Ja. I och med ansökningsomgången år 2021 inför Östersjöstiftelsen krav på datahanteringsplaner för de projekt som beviljas. Läs mer här.


15. Kan jag ansöka om medel till konferenser och workshops som jag tänker ordna?

Ja, om dessa är en integrerad och välmotiverad del av projektets forskningsdesign.


16. Jag kommer att ha forskare med från andra lärosäten både i och utanför Sverige i min ansökan. Vilken lön ska jag uppge för dessa forskare?

Kom överens med ansvarig prefekt vid Södertörns högskola om vilken lön som gäller. Södertörns högskolas LKP gäller även för dessa.


17. Jag behöver ha med en tolk och en specialist på statistik i mitt projekt. De är alltså icke-forskande personal. Hur och var uppger jag kostnaderna för dem?

Kostnaderna för dessa ska anges under Övriga kostnader. Räkna in lön och aktuell LKP för dem i den totalsumma som anges här. Specificera och motivera kostnaderna i fältet Budgetkommentar. Du behöver inte uppge namn på icke-forskande personal. Ansvarig prefekt ansvarar för hur dessa praktiskt kan ingå i projektet.


18. Finansierar Östersjöstiftelsen forskning på heltid?

Medel för forskning kan sökas för maximalt 50 % av heltidstjänst/år. För forskare som deltar i mer än ett projekt gäller att medel kan erhållas för totalt maximalt 75 % av heltidstjänst/år.

Forskning på heltid kan sökas endast för postdoktorer i postdokprojekt eller postdoktorer och doktorander i storprojekt. Lönemedel för postdoktorer kan omfatta 80–100 % av heltidstjänst/år och för doktorander maximalt fyra år med 100 procents arbetstid.


19. Kan projektmedel användas för undervisning?

Nej. Projektmedel får inte användas till lön för undervisning eller annan institutionstjänstgöring. När det gäller doktorand och postdok-anställningar ska anställningsgraden i projektet minskas med tid planerad för undervisning eller annat uppdrag på högskolan.


20. Om jag beviljas medel så kan jag inte påbörja mitt projekt den 1 januari 2022. Är det ett problem?

Till projektets löptid läggs ett extra dispositionsår räknat från den beviljade projektstarten. Om du beviljas medel för ett treårigt projekt med start 1 januari 2022 har du alltså dispositionstid i fyra år, till och med 2025.

Ingen extra dispositionstid läggs till för forskarnätverk.


21. Jag söker medel för samma projekt även från andra finansiärer. Vad händer om jag beviljas medel från både Östersjöstiftelsen och en annan finansiär?

Du ska ange i ansökan att du söker medel för samma eller liknande projekt även från annan finansiär. Om du beviljas medel även från annan finansiär så ska du meddela stiftelsens kansli. Du får sedan välja vilket av anslagen som du önskar utnyttja.


22. Ska jag skapa en ny ansökan i steg 2 för postdokprojekt och två- eller treåriga projekt?

Nej, du ska omarbeta din befintliga ansökan. Praktiskt i ansökningssystemet klickar du på ”skapa ansökan” och väljer steg 2 för respektive stödform. Då hämtar ansökningssystemet uppgifter från din ansökan i steg 1 (förutom bifogade dokument).


23. Vilka stödformer har tvåstegsförfarande?

Två- och tre-åriga projekt samt postdokprojekt har tvåstegsförfarande. Andra stödformer: storprojekt och forskarnätverk har ettstegsförfarande.

För en jämförelse av tillgängliga stödformer se sammanställning över stiftelsens stödformer.


24. Behöver jag bifoga högskolans kostnadskalkyl i min projektansökan?

Nej. Endast pdf:er som efterfrågas i ansökningssystemet, som projektbeskrivning, referenser, CVs och signaturblankett, får bifogas. Södertörns högskolas kostnadskalkyl ska inte bifogas i ansökan.


25. Storprojekt ska omfatta minst fyra deltagare, vilka ska de vara?

Det är projektledare och tre andra seniora forskare. Postdoktorer och doktorander räknas inte med i denna grupp.


26. Kan jag namnge en postdoktor i ansökan om storprojekt?

Nej, postdoktorer rekryteras vid projektstart efter utlysningsförfarande.


27. Kan jag få förlängd dispositionstid för mitt projekt eller postdokprojekt?

  • För projekt som beviljats anslag före 2019 ställs ansökningar om förlängd dispositionstid till Ann-Charlott Karlsson, Södertörns högskola. Södertörns högskola fattar beslut om förlängd dispositionstid för dessa projekt
  • För projekt som beviljats anslag från och med 2019 ställs ansökningar om förlängd dispositionstid till Östersjöstiftelsens kansli. Rätt till förlängd dispositionstid föreligger om projektledaren på grund av sjukdom, föräldraledighet, tjänstgöring inom totalförsvaret, fackligt eller politiskt förtroendeuppdrag varit förhindrad att genomföra sitt forskningsarbete. Förlängning av dispositionstid kan också ske om särskilda omständigheter föreligger utanför den sökandes kontroll och som påverkat möjligheten att genomföra projektet på utsatt tid. Ansökan om förlängning av dispositionstiden ges in till Östersjöstiftelsen av projektledaren och ska vara förankrad hos anslagsförvaltaren. Till ansökan ska bifogas ett angivande av vilka särskilda skäl som åberopas och en översiktlig plan för hur och när forskningsprojektet avses komma att slutföras.
  • För samtliga projekt, oavsett beviljandeår, ställs frågor av vetenskaplig natur som gäller förlängd dispositionstid, såsom till exempel byte av projektledare eller projektdeltagare, till Östersjöstiftelsens kansli.

Läs mer här.


28. Hur ska jag slutredovisa anslag från Östersjöstiftelsen?

När dispositionstiden för ett projekt har uppnåtts ska inom fyra månader en slutredovisning, bestående av en ekonomisk och en vetenskaplig del, skickas in.
Slutredovisningen ska göras elektroniskt i stiftelsens ansökningssystem. Läs mer här.


29. Jag behöver göra ändringar i mitt pågående projekt, behöver jag kontakta Östersjöstiftelsen?

Du behöver kontakta Östersjöstiftelsens kansli om du vill genomföra större ändringar såsom:

  • Byte av projektledare eller projektdeltagare
  • Förändringar av vetenskaplig karaktär
  • Större ändringar i projektets budget
  • Förlängning av projektets dispositionstid om ditt projekt beviljades under 2019 eller senare, läs mer här .

Stiftelsen fattar beslut i dessa frågor efter att du som projektledare har skickat in en ansökan per mail till Östersjöstiftelsen.

Meddela stiftelsens kansli vid ändrade kontaktuppgifter.


30. Vad gäller för anställning och arvodering av projektdeltagare?

Anställningsförhållanden är anslagsförvaltarens ansvar. Kontakta respektive prefekt.