Anvisningar för ansökan om stöd för att anordna konferenser 2023

2022-10-26

Medel kan sökas för att anordna konferenser med tydlig Östersjö- och Östeuroparelevans. Syftet är att främja internationalisering och kunskapsutbyte mellan svenska och utländska forskare samt att bidra till spridning av forskning om Östersjö- och Östeuropaområdet. Utlysningen är öppen för forskare inom och utanför Sverige.

Kan sökas av: Enskild forskare med doktorsexamen.

Ska avse: Kostnader i samband med anordnande av en enskild konferens med tydlig Östersjö- och Östeuroparelevans. Konferensen måste omfatta minst 25 deltagare.

Medelsförvaltare: Södertörns högskola.


Viktiga datum

  • Utlysningen öppnar måndagen den 9 januari 2023 kl. 9.00 och stänger torsdagen den 30 november 2023 kl. 15.00.
  • Ansökningar kan skickas in fortlöpande under utlysningstiden. Beslut fattas fyra gånger per år: första veckan i mars, juni, september och december.

Ansökan görs via Östersjöstiftelsens ansökningssystem.


Anvisningar och villkor

A. Allmänt

1. OBSERVERA! Hela ansökan ska vara skriven på engelska. Ofullständiga ansökningar och/eller ansökningar skrivna delvis på svenska beaktas ej, inte heller ansökningar som uppenbart inte uppfyller stiftelsens grundläggande krav på Östersjö- och Östeuroparelevans.

2. Projektbeskrivning laddas upp som en separat pdf. Inga bilagor får bifogas förutom de pdf:er som efterfrågas i ansökningssystemet.

3. Ansökan ska godkännas av medelsförvaltaren genom att en blankett signeras av projektledaren och av behörig företrädare för medelsförvaltaren (oftast prefekt). Blanketten laddas ner från ansökningssystemet. Den underskrivna blanketten måste vara uppladdad i ansökningssystemet samtidigt som ansökan om medel skickas in. Ansökningar som saknar signering från projektledare och från behörig företrädare för medelsförvaltaren kommer inte att behandlas. Se mer om innebörden av signering under Signering.

4. Projektledaren ansvarar för det fortlöpande arbetet med konferensen. Projektledaren är också kontaktperson för konferensen gentemot Östersjöstiftelsen och medelsförvaltaren både när ansökan skapas, under beredningsperioden och efter att beslut om medel har fattats.

5. Östersjöstiftelsen godkänner samfinansiering av konferenser med annan forskningsfinansiär, men Östersjöstiftelsens andel av den totalt sökta budgeten ska framgå av ansökan. Om medel för samma eller liknande konferens även söks från annan finansiär ska detta anges i ansökan. Om medel erhålls från annan finansiär för konferensen ska detta alltid meddelas stiftelsens kansli. Beviljade medel kan inte användas för kostnader som täcks av annan finansiär.

6.  Beviljade konferensmedel ska förläggas till Södertörns högskola, det vill säga Södertörns högskola ska vara medelsförvaltare.

7. Om medel söks även för en konferenspublikation av typen abstractsamling eller proceedings så ska denna vara publicerad öppet tillgängligt på internet.

8. I samband med att ansökan skickas till Östersjöstiftelsen kommer uppgifter att samlas in och behandlas för att kunna hantera ansökan. Vid ansökningar med flera deltagare ansvarar projektledaren för att samtliga deltagare är informerade om att Östersjöstiftelsen samlar in personuppgifter nödvändiga för att hantera ansökan. Se vidare Östersjöstiftelsens integritetspolicy. En bekräftelse i ansökningssystemet av att projektledaren har tagit del av Östersjöstiftelsens integritetspolicy är obligatorisk innan ansökan skickas in.

9. Östersjöstiftelsen lämnar information om beviljade medel för publicering i SweCRIS, en nationell databas över bidragsfinansierad forskning. Vetenskapsrådet är personuppgiftsansvarig för hantering av data inom SweCRIS.

B. Sökande: projektledare och deltagare

1. Den sökande ska vara projektledaren för konferensen.

2. Det finns inte någon åldersgräns för den som söker medel från Östersjöstiftelsen. Förutsättningen för att söka konferensstöd är att den sökande inte är heltidspensionerad under dispositionstiden.

3. Konferensen måste omfatta minst 25 personer.

4. Konferensen behöver inte äga rum vid Södertörns högskola men ska involvera forskare vid högskolan.

5. Östersjöstiftelsen följer regeringens uppmaning att se till att kontakter och samarbeten med statliga institutioner i Ryssland och Belarus omedelbart upphör samt att inga nya kontakter initieras. Östersjöstiftelsen kommer inte att finansiera forskningssamarbeten med kopplingar till ryska eller belarusiska staten.

C. Kostnader och belopp

1. Ansökan ska avse faktiska, specificerade kostnader i samband med konferensen.

2. Medel kan sökas för kostnader för att anordna en konferens såsom lokalkostnader, arvoden till talare vid konferensen, rese-, mat- och logikostnader, för konferenspublikation av typen abstractsamling och proceedings samt indirekta kostnader.

3. Medel kan inte sökas för löner.

4. Kostnader för resor, kost och logi ska vara förenliga med medelsförvaltarens regler för resor och representation.

5. Planeras en förlagsutgiven konferensantologi så söks den inom stödformen publiceringsstöd.

D. Söktid, dispositionstid och redovisning

1. Ansökan måste skickas in till Östersjöstiftelsen minst tre månader före den planerade konferensen.

2. Ett beviljat konferensstöd kan disponeras inom tolv månader från beviljandedatumet.

3. Medel kan inte sökas för en konferens som redan har ägt rum.

4. Inom fyra månader från det att dispositionstiden har uppnåtts ska en slutredovisning bestående av en ekonomisk och en vetenskaplig del skickas in till Östersjöstiftelsen. Även andra former av uppföljning kan förekomma.

E. Beredning

Ansökningar till Östersjöstiftelsen om stöd till att anordna konferenser bereds av stiftelsens forskningsdirektör tillsammans med ordföranden för stiftelsens forskningsdelegation. Beslut fattas fyra gånger per år: första veckan i mars, juni, september och december.

Kriterier för bedömning

Kriterierna för bedömning av ansökningar är:

  • vetenskaplig kvalitet och
  • konferensens relevans för Östersjö­- och Östeuropaområdet

Konferensens innehåll måste ha hög relevans för Östersjö­- och Östeuropaområdet. Samma beskrivning av denna relevans som gäller för forskningsprojekt tillämpas också när det gäller konferensstöd. Se nedan.

Den av Östersjöstiftelsen finansierade forskningen ska enligt stiftelsens stadgar ”ha anknytning till Östersjöregionen och Östeuropa”. Med Östersjöregionen avses Östersjön samt de områden som gränsar till detta hav. Med Östeuropa avses det postkommunistiska Central-, Syd- och Östeuropa (se vidare information om Östersjö- och Östeuropaområdet). Östersjöstiftelsen finansierar inte forskning som uteslutande berör Sverige eller svenska förhållanden. Dock kan stöd utgå för forskning som berör Sverige, eller länder helt utanför Östersjöregionen och Östeuropa vid komparativa studier när detta är vetenskapligt motiverat.

För att forskningen ska bedömas ha hög relevans för Östersjö- och Östeuropaområdet ska den konkret bidra till vår kunskap om detta område. Forskning inom området som involverar samarbeten med forskare och forskningsinstitutioner samt andra aktörer i Östersjö- och Östeuropaområdet förstärker relevansen. Forskning vars huvudfråga är mer principiell, och där Östersjö- eller Östeuropaområdets betydelse inte motiveras av huvudfrågan, eller där kopplingen till området är indirekt, bedöms ha lägre relevans.

F. Anvisningar för ansökan

1. Ansökan görs via Östersjöstiftelsens ansökningssystem.

2. Hela ansökan ska skrivas på engelska.

3. Projektledaren ska vara den som skapar ansökan i ansökningssystemet. Det ska vara med projektledarens e-postadress som inloggning i ansökningssystemet sker.

4. Det är viktigt att i ansökningssystemet välja ansökningsformulär för rätt stödform, annars finns risk att ansökan inte kan beaktas.

5. Om konferensen har anknytning till ett tidigare forskningsprojekt finansierat av Östersjöstiftelsen så ska detta anges.

6. Alla uppgifter som fylls i sparas automatiskt i ansökningssystemet. Om projektledaren inte har arbetat i systemet på 60 minuter blir hen automatiskt utloggad (uppgifterna sparas automatiskt).

7. När ansökan är inskickad kan projektledaren själv inte ändra i den. Om ändringar i ansökan behövs, kontakta stiftelsens kansli.

8. Ansökningssystemet skickar inte en bekräftelse på att ansökan är inskickad. För att kontrollera att ansökan är inskickad, logga in i ansökningssystemet och kontrollera att det står ”inskickad” under status vid ansökan. Där kan den inskickade ansökan i pdf också laddas ner.

9. För personer utan svenskt personnummer, ange födelsedatum med
”-XXXX” i slutet, i format ÅÅÅÅMMDD-XXXX.

Ansökan

Sammanfattning

Sammanfattningen får omfatta maximalt 1500 tecken inklusive blanksteg. Den ska redovisa konferensens syfte, genomförande och Östersjö- och Östeuroparelevans. Sammanfattningen ska skrivas så att även personer med annan forskningsinriktning kan förstå.

Projektbeskrivning

Projektbeskrivningen får omfatta högst tre sidor text (Times New Roman 12 punkter, radavstånd 1,5).

Av projektbeskrivningen ska klart framgå konferensens

  • Syfte och vetenskapliga relevans
  • Östersjö- och Östeuroparelevans
  • Konferensens genomförande till exempel
    • Målgrupp
    • Spridning av information om konferensen
    • Organisationskommitté
    • Hur konferensen ska dokumenteras
  • Ett program för konferensen med
    • Tidpunkt
    • Plats för konferensen
    • Namngivna talare
Projektets kostnader

Här anges budget för konferensen i SEK. Fyll i enligt anvisningarna i ansökningssystemet.

Belopp för indirekta kostnader beräknas enligt och ska vara förenligt med medelsförvaltarens regler för indirekta kostnader.

Observera att medel kan sökas endast för anordnande av konferens. Inom denna stödform kan inte medel sökas för löner.

Budgetkommentar

Observera att samtliga kostnader utförligt ska specificeras och motiveras i fältet för budgetkommentar. Detta innebär att du ska ge en realistisk kalkyl över enskilda kostnader, att dessa preciseras på en detaljnivå som möjliggör granskning av deras rimlighet i relation till konferensens syfte samt att kostnaderna motiveras och argumenteras för. Ospecificerade eller omotiverade kostnader beviljas inte.

Hur beloppet för indirekta kostnader är beräknad måste framgå av budgetkommentaren.

Observera att även budgetkommentaren ska vara skriven på engelska och att den är obligatorisk. Budgetkommentaren får omfatta högst 3000 tecken inklusive blanksteg.

Signering

Ansökan ska signeras av projektledaren och av behörig företrädare för medelsförvaltaren, oftast prefekten vid den institution dit projektet avses förläggas. Östersjöstiftelsen behandlar endast signerade ansökningar.

En särskild blankett för signering laddas ner från ansökningssystemet. Signatursblanketten kan antingen skrivas under på papper av båda parter och sedan skannas eller signeras elektroniskt av båda parter. I båda fallen laddas blanketten upp i ansökningssystemet.

Stiftelsen godkänner e-signering av signatursblanketter med följande e-signeringstjänster: EduSign, DocuSign, Scrive och TeamEngine. Signering med BankID rekommenderas. Samma e-signeringstjänst måste användas av samtliga personer som e-signerar ett och samma dokument. E-signering av ett dokument med olika e-signeringstjänster godkänns inte av stiftelsen.

Vid e-signering syns inte signaturer i den slutliga pdf-versionen av ansökan som projektledaren kan ladda ner från ansökningssystemet. Den e-signerade blanketten finns dock kvar i original i ansökningssystemet, det är den filen som kontrolleras av stiftelsens kansli.

Signeringen av projektledaren innebär en bekräftelse av att:

  • uppgifterna i ansökan är korrekta och följer Östersjöstiftelsens instruktioner
  • projektledaren kommer att följa samtliga villkor som gäller för medlen.

Signeringen av medelsförvaltaren innebär en bekräftelse av att:

  • medelsförvaltaren godkänner kostnadsberäkningen i ansökan
  • medelsförvaltaren kommer att följa samtliga villkor som gäller för medlen.

Ovanstående punkter ska ha diskuterats mellan parterna innan projektledaren och företrädaren för medelsförvaltaren godkänner och signerar ansökan.

Kontakt

Britta Lövgren, britta.lovgren@ostersjostiftelsen.se