Anvisningar för ansökan om stöd till publicering 2023

2022-10-26, reviderad 2022-11-09, 2022-12-08 (se revisionshistorik längst ner)

Forskare som har haft ett forskningsprojekt finansierat av Östersjöstiftelsen har möjlighet att, inom tre år efter slutredovisat två- eller treårigt projekt, postdok-projekt eller storprojekt, söka stöd till publicering av forskningsresultat från projektet. Stödformen kan sökas även av projektledare för ett beviljat konferensstöd.

Kan sökas av: Tidigare projektledare för ett slutredovisat forskningsprojekt eller konferensstöd med finansiering från Östersjöstiftelsen.

Ska avse: Resultat producerade inom forskningsprojekt finansierade av Östersjöstiftelsen eller en förlagsutgiven konferensantologi i samband med ett konferensstöd finansierat av Östersjöstiftelsen. Kan sökas för faktiska, specificerade kostnader i samband med publicering vilka framgår av skriftlig överenskommelse med ett förlag samt även andra köpta tjänster för till exempel språkgranskning, grafisk formgivning och illustrationer. Publiceringen ska ske omedelbart öppet tillgängligt. Stödformen avser inte publicering under pågående forskningsprojekt.

Medelsförvaltare: Lärosäte i Sverige.

Viktiga datum

• Utlysningen öppnar måndagen den 9 januari 2023 kl. 9.00 och stänger den 30 november 2023 kl. 15.00.
• Ansökningar kan skickas in fortlöpande under utlysningstiden. Beslut fattas fyra gånger per år: första veckan i mars, juni, september och december.

Ansökan görs via Östersjöstiftelsens ansökningssystem.

Anvisningar och villkor

A. Allmänt

1. OBSERVERA! Hela ansökan ska vara skriven på engelska. Ofullständiga ansökningar och/eller ansökningar skrivna delvis på svenska beaktas ej, inte heller ansökningar som uppenbart inte uppfyller stiftelsens grundläggande krav på Östersjö- och Östeuroparelevans.

2. Projektbeskrivning och överenskommelse med förlag laddas upp som separata pdf:er. Inga bilagor får bifogas förutom de pdf:er som efterfrågas i ansökningssystemet.

3. Medelsförvaltare för ett beviljat publiceringsstöd ska vara ett svenskt lärosäte. Även andra svenska medelsförvaltare kan förekomma, men kontakta Östersjöstiftelsen för ett godkännande innan ansökan skickas in.

4. Ansökan ska godkännas av medelsförvaltaren genom att en blankett signeras av projektledaren och av behörig företrädare för medelsförvaltaren (oftast prefekt). Blanketten laddas ner från ansökningssystemet. Den underskrivna blanketten måste vara uppladdad i ansökningssystemet samtidigt som ansökan om medel skickas in. Ansökningar som saknar signering från projektledare och från behörig företrädare för medelsförvaltaren kommer inte att behandlas. Se mer om innebörden av signering och under Signering.

5. Projektledaren ansvarar för arbetet med publikationen. Projektledaren är också kontaktperson för publikationen gentemot Östersjöstiftelsen och medelsförvaltaren både när ansökan skapas, under beredningsperioden och efter att beslut om medel har fattats.

6. Om medel för samma publikation söks från annan finansiär ska detta anges i ansökan. Om medel erhålls från annan finansiär ska detta alltid meddelas stiftelsens kansli. Projektledaren får då välja vilket av medlen som hen önskar utnyttja.

7. Östersjöstiftelsen godkänner i normalfallet inte samfinansiering av publikation med annan forskningsfinansiär.

8. Resultat som publiceras med Östersjöstiftelsens publiceringsstöd ska publiceras omedelbart öppet tillgängligt. Detta gäller även monografier.

9. I samband med att ansökan skickas till Östersjöstiftelsen kommer uppgifter att samlas in och behandlas för att kunna hantera ansökan. Vid ansökningar med flera deltagare ansvarar projektledaren för att samtliga deltagare är informerade om att Östersjöstiftelsen samlar in personuppgifter nödvändiga för att hantera ansökan. Se vidare Östersjöstiftelsens integritetspolicy. En bekräftelse i ansökningssystemet av att projektledaren har tagit del av Östersjöstiftelsens integritetspolicy är obligatorisk innan ansökan skickas in.

B. Sökande

1. Endast forskare som haft ett forskningsprojekt eller konferensstöd finansierat av Östersjöstiftelsen kan vara sökande.

2. Medel till publicering kan sökas inom tre år efter godkänd slutredovisning av forskningsprojekt eller i samband med ett beviljat konferensstöd finansierat av Östersjöstiftelsen.

3. Endast projektledaren för det av Östersjöstiftelsen finansierade och slutredovisade projektet eller för det beviljade konferensstödet kan vara sökande av publiceringsstöd. Projektdeltagare från ett tidigare Östersjöstiftelsefinansierat projekt kan inte söka medel inom stödformen.

4. Östersjöstiftelsen följer regeringens uppmaning att se till att kontakter och samarbeten med statliga institutioner i Ryssland och Belarus omedelbart upphör samt att inga nya kontakter initieras. Östersjöstiftelsen kommer inte att finansiera forskningssamarbeten med kopplingar till ryska eller belarusiska staten.

C. Kostnader och belopp

1. Ansökan ska avse faktiska, specificerade kostnader i samband med publikationen.

2. Medel kan sökas för kostnader relaterade till publikationen såsom exempelvis språkgranskning, layout, bilder, tryckning och publicering med öppen tillgång samt för indirekta kostnader. Översättning bör i första hand göras av forskaren men om det föreligger ett utgivningskontrakt som innebär översättning till ett språk som forskaren inte behärskar kan medel till översättning beviljas.

3. Publiceringsstöd kan avse såväl artiklar i tidskrifter som monografier och antologier samt förlagsutgivna konferensantologier i samband med konferensstöd finansierat av Östersjöstiftelsen.

4. Medel för konferenspublikationer av typen abstractsamling och proceedings kan inte sökas inom denna stödform. Däremot kan medel för denna typ av publikationer ingå i en ansökan om medel för att anordna konferenser.

5.  Beviljade medel betalas ut av Östersjöstiftelsen efter godkänd slutredovisning.

D. Söktid, dispositionstid och redovisning

1. Publiceringsstöd kan sökas inom tre år efter slutredovisat forskningsprojekt eller i samband med ett beviljat konferensstöd finansierat av Östersjöstiftelsen.

2. Ett beviljat publiceringsstöd kan disponeras inom tolv månader efter beviljandedatumet.

3. Inom fyra månader från det att dispositionstiden har uppnåtts ska en slutredovisning bestående av en ekonomisk och en vetenskaplig del skickas in till Östersjöstiftelsen. Även andra former av uppföljning kan förekomma.

4. Slutredovisningen ska innehålla information om var publikationen publiceras och en länk till publikationen. Den ekonomiska slutredovisningen ska innehålla en specificering av havda kostnader samt uppgifter för utbetalning av medlen.

E. Beredning

Ansökningar till Östersjöstiftelsen om stöd till publicering bereds av stiftelsens forskningsdirektör tillsammans med ordföranden för stiftelsens forskningsdelegation. Beslut fattas fyra gånger per år: första veckan i mars, juni, september och december. Underlag för beredningen är ansökan med skriftlig överenskommelse med ett förlag. Observera att all forskning som Östersjöstiftelsen stödjer måste vara relevant för Östersjö- och Östeuropaområdet.

Publikationen måste ha hög relevans för Östersjö­- och Östeuropaområdet. Samma beskrivning av denna relevans som gäller för forskningsprojekt tillämpas också när det gäller publiceringsstöd. Se nedan.

Den av Östersjöstiftelsen finansierade forskningen ska enligt stiftelsens stadgar ”ha anknytning till Östersjöregionen och Östeuropa”. Med Östersjöregionen avses Östersjön samt de områden som gränsar till detta hav. Med Östeuropa avses det postkommunistiska Central-, Syd- och Östeuropa (se vidare information om Östersjö- och Östeuropaområdet). Östersjöstiftelsen finansierar inte forskning som uteslutande berör Sverige eller svenska förhållanden. Dock kan stöd utgå för forskning som berör Sverige, eller länder helt utanför Östersjöregionen och Östeuropa vid komparativa studier när detta är vetenskapligt motiverat.

För att forskningen ska bedömas ha hög relevans för Östersjö- och Östeuropaområdet ska den konkret bidra till vår kunskap om detta område. Forskning inom området som involverar samarbeten med forskare och forskningsinstitutioner samt andra aktörer i Östersjö- och Östeuropaområdet förstärker relevansen. Forskning vars huvudfråga är mer principiell, och där Östersjö- eller Östeuropaområdets betydelse inte motiveras av huvudfrågan, eller där kopplingen till området är indirekt, bedöms ha lägre relevans.

F. Anvisningar för ansökan

1. Ansökan görs via Östersjöstiftelsens ansökningssystem.

2. Hela ansökan ska skrivas på engelska.

3. Projektledaren ska vara den som skapar ansökan i ansökningssystemet. Det ska vara med projektledarens e-postadress som inloggning i ansökningssystemet sker.

4. Det är viktigt att i ansökningssystemet välja ansökningsformulär för rätt stödform, annars finns risk att ansökan inte kan beaktas.

5. Alla uppgifter som fylls i sparas automatiskt i ansökningssystemet. Om projektledaren inte har arbetat i systemet på 60 minuter blir hen automatiskt utloggad (uppgifterna sparas automatiskt).

6. När ansökan är inskickad kan projektledaren själv inte ändra i den. Om ändringar i ansökan behövs, kontakta stiftelsens kansli.

7. Ansökningssystemet skickar inte en bekräftelse på att ansökan är inskickad. För att kontrollera att ansökan är inskickad, logga in i ansökningssystemet och kontrollera att det står ”inskickad” under status vid ansökan. Där kan den inskickade ansökan i pdf också laddas ner.

8. För personer utan svenskt personnummer, ange födelsedatum med
”-XXXX” i slutet, i format ÅÅÅÅMMDD-XXXX.

Ansökan

Sammanfattning

Sammanfattningen får omfatta maximalt 1500 tecken inklusive blanksteg. Den ska redovisa publikationens innehåll och särskilt Östersjö- och Östeuroparelevans samt målgrupp. Sammanfattningen ska skrivas så att även personer med annan forskningsinriktning kan förstå.

Projektbeskrivning

Projektbeskrivningen får omfatta maximalt två sidor. Den ska redovisa forskningsuppgiften, särskilt dess relevans för Östersjö- och Östeuropaområdet, och innehållet i publikationen samt vem den vänder sig till.

Överenskommelse med förlag

Här ska överenskommelsen med förlaget laddas upp. Observera att överenskommelse med endast ett enda förlag ska laddas upp.

Projektets kostnader

Här anges belopp för publikationen och indirekta kostnader i SEK. Fyll i enligt anvisningarna i ansökningssystemet.

Belopp för indirekta kostnader beräknas enligt och ska vara förenligt med medelsförvaltarens regler för indirekta kostnader.

Budgetkommentar

Observera att samtliga kostnader utförligt ska specificeras och motiveras i fältet för budgetkommentar. Specificera de olika kostnaderna för publikationen såsom exempelvis språkgranskning, layout, bilder, tryckning och publicering med öppen tillgång. Ospecificerade eller omotiverade kostnader beviljas inte.

Hur beloppet för indirekta kostnader är beräknat måste framgå av budgetkommentaren.

Observera att även budgetkommentaren ska vara skriven på engelska och att den är obligatorisk. Budgetkommentaren får omfatta högst 3 000 tecken inklusive blanksteg.

Signering

Ansökan ska signeras av projektledaren och av behörig företrädare för medelsförvaltaren, oftast prefekten vid den institution dit projektet avses förläggas. Östersjöstiftelsen behandlar endast signerade ansökningar.

En särskild blankett för signering laddas ner från ansökningssystemet. Signatursblanketten kan antingen skrivas under på papper av båda parter och sedan skannas eller signeras elektroniskt av båda parter. I båda fallen laddas blanketten upp i ansökningssystemet.

Stiftelsen godkänner e-signering av signatursblanketter med följande e-signeringstjänster: EduSign, DocuSign, Scrive och TeamEngine. Signering med BankID rekommenderas. Samma e-signeringstjänst måste användas av samtliga personer som e-signerar ett och samma dokument. E-signering av ett dokument med olika e-signeringstjänster godkänns inte av stiftelsen.

Vid e-signering syns inte signaturer i den slutliga pdf-versionen av ansökan som projektledaren kan ladda ner från ansökningssystemet. Den e-signerade blanketten finns dock kvar i original i ansökningssystemet, det är den filen som kontrolleras av stiftelsens kansli.

Signeringen av projektledaren innebär en bekräftelse av att:

• uppgifterna i ansökan är korrekta och följer Östersjöstiftelsens instruktioner
• projektledaren kommer att följa samtliga villkor som gäller för medlen.

Signeringen av medelsförvaltaren innebär en bekräftelse av att:

• medelsförvaltaren godkänner kostnadsberäkningen i ansökan
• medelsförvaltaren kommer att följa samtliga villkor som gäller för medlen.

Ovanstående punkter ska ha diskuterats mellan parterna innan projektledaren och företrädaren för medelsförvaltaren godkänner och signerar ansökan.

Revisionshistorik

2022-11-09
Tillägg i C2: Översättning bör i första hand göras av forskaren men om det föreligger ett utgivningskontrakt som innebär översättning till ett språk som forskaren inte behärskar kan medel till översättning beviljas.

2022-12-08
B2. Medel till publicering kan sökas inom tre år efter godkänd slutredovisning av forskningsprojekt eller i samband med ett beviljat konferensstöd finansierat av Östersjöstiftelsen.
B3. Endast projektledaren för det av Östersjöstiftelsen finansierade och slutredovisade projektet eller för det beviljade konferensstödet kan vara sökande av publiceringsstöd. Projektdeltagare från ett tidigare Östersjöstiftelsefinansierat projekt kan inte söka medel inom stödformen.
D1. Publiceringsstöd kan sökas inom tre år efter slutredovisat forskningsprojekt eller i samband med ett beviljat konferensstöd finansierat av Östersjöstiftelsen.