Anvisningar för ansökan om att anordna konferenser 2025

2024-12-16

Syfte: Denna finansiering stöder konferenser med relevans för Östersjöregionen och Östeuropa. Syftet är att främja internationellt samarbete, kunskapsutbyte och spridning av forskningsresultat inom detta område. Utlysningen är öppen för svenska och internationella forskare.

Översikt

• Behöriga sökande: Enskilda forskare med doktorsexamen.
• Finansiering: Kostnader kopplade till att arrangera en konferens som är relevant för Östersjöregionen och Östeuropa, med minst 25 deltagare.
• Medelsförvaltare: Södertörns högskola.
• Ansökningar måste lämnas in via stiftelsens ansökningssystem.
• Observera att hela ansökan måste vara skriven på engelska. Ofullständiga ansökningar eller ansökningar delvis skrivna på svenska kommer inte att beaktas. Samma gäller ansökningar som tydligt inte uppfyller stiftelsens grundkrav på relevans för Östersjöregionen och Östeuropa.

Viktiga datum

• Ansökningstid: Öppnar måndag 16 december 2024 kl. 09:00 och stänger tisdag 30 september 2025 kl. 15:00.
• Inlämning: Ansökningar kan skickas in fortlöpande under utlysningstiden.
• Beslut: Beslut fattas tre gånger per år i mars, juni och oktober. Sista inlämningsdagar för varje beslutsomgång är:
  • 28 februari 2025
  • 30 maj 2025
  • 30 september 2025

Instruktioner och villkor

A. Generella krav

1. Språk: Ansökningar måste vara på engelska. Ansökningar som delvis är på svenska eller är ofullständiga kommer inte att behandlas.
2. Projektbeskrivning: Ladda upp projektbeskrivningen som en PDF-fil. Inga andra bilagor tillåts.
3. Godkännande: Projektledaren måste förankra ansökan med medelsförvaltaren (Södertörns högskola). För instruktioner om högskolans interna process, se checklistan på deras webbplats. Godkännandet från medelsförvaltaren bekräftas genom digitala signaturer eller ett undertecknat formulär som skickas in tillsammans med ansökan i systemet.
4. Signaturer: Ansökan måste godkännas av medelsförvaltaren (vanligtvis prefekten), med digitala eller skannade signaturer från både projektledaren och en behörig företrädare.
5. Projektledare: Ansvarar för att organisera konferensen och fungerar som huvudkontakt med stiftelsen.
6. Medfinansiering: Medfinansiering med andra forskningsfinansiärer är tillåten. Ange tydligt stiftelsens bidrag till den totala budgeten. Rapportera eventuella andra finansieringskällor.
7. Medelsförvaltare: Södertörns högskola måste hantera beviljade medel för konferensen.
8. Öppen tillgång: Alla konferenspublikationer (abstrakt eller proceedings) måste göras fritt tillgängliga online.
9. Personuppgiftshantering: Projektledaren måste informera deltagarna om stiftelsens datainsamlingspraxis, enligt stiftelsens integritetspolicy.
10. SweCRIS: Information om beviljade bidrag delas med SweCRIS, som hanteras av Vetenskapsrådet.

B. Sökande

1. Projektledare: Måste vara huvudansvarig för konferensens organisation.
2. Ålderskrav: Ingen åldersgräns, men sökande får inte vara heltids pensionerad under bidragsperioden.
3. Konferensstorlek: Minst 25 deltagare.
4. Plats: Konferensen behöver inte äga rum på Södertörns högskola men måste involvera forskare därifrån.
5. Begränsningar: Östersjöstiftelsen följer regeringens uppmaning att se till att kontakter och samarbeten med statliga institutioner i Ryssland och Belarus omedelbart upphör samt att inga nya kontakter initieras. Östersjöstiftelsen kommer inte att finansiera forskningssamarbeten med kopplingar till ryska eller belarusiska staten.

C. Kostnader och bidragsbelopp

1. Kostnader: Ansök endast för tydligt specificerade kostnader kopplade till konferensen.
2. Stödbara kostnader: Lokaler, arvoden till talare, resor, mat, logi, kostnader för öppen tillgång för konferenspublikation av typen abstractsamling och proceedings och overheads.
3. Ej stödbara kostnader: Löner täcks inte.
4. Regler: Resor, mat och logi måste följa medelsförvaltarens riktlinjer.
5. Konferensantologier: Finansiering för publicering av antologier bör sökas separat via publiceringsstöd.

D. Ansökningstid, dispositionstid och rapportering

1. Inlämning: Ansökningar måste skickas in minst tre månader innan den planerade konferensen.
2. Dispositionstid: Beviljade medel måste användas inom 12 månader från beslutsdatum.
3. Begränsningar: Medel kan inte sökas för redan genomförda konferenser.
4. Slutredovisning: En ekonomisk och vetenskaplig slutredovisning ska lämnas in inom fyra månader efter bidragsperiodens slut.

E. Bedömning

1. Bedömningsprocess: Ansökningarna bedöms av stiftelsens forskningsdirektör och forskningsdelegationens ordförande. Beslut fattas tre gånger per år.
2. Bedömningskriterier:
   • vetenskaplig kvalitet
   • konferensens relevans för Östersjö­- och Östeuropaområdet
   • samhällsrelevans

Relevans för Östersjö­- och Östeuropaområdet: Den av Östersjöstiftelsen finansierade forskningen ska enligt stiftelsens stadgar ”ha anknytning till Östersjöregionen och Östeuropa”. Med Östersjöregionen avses Östersjön samt de områden som gränsar till detta hav. Med Östeuropa avses det postkommunistiska Central-, Syd- och Östeuropa (se vidare information om Östersjö- och Östeuropaområdet). Östersjöstiftelsen finansierar inte forskning som uteslutande berör Sverige eller svenska förhållanden. Dock kan stöd utgå för forskning som berör Sverige, eller länder helt utanför Östersjöregionen och Östeuropa vid komparativa studier när detta är vetenskapligt motiverat.

För att forskningen ska bedömas ha hög relevans för Östersjö- och Östeuropaområdet ska den konkret bidra till vår kunskap om detta område. Forskning inom området som involverar samarbeten med forskare och forskningsinstitutioner samt andra aktörer i Östersjö- och Östeuropaområdet förstärker relevansen. Forskning vars huvudfråga är mer principiell, och där Östersjö- eller Östeuropaområdets betydelse inte motiveras av huvudfrågan, eller där kopplingen till området är indirekt, bedöms ha lägre relevans.

Samhällsrelevans: Vid bedömningen av ansökningarna kommer även samhällsrelevansen – där detta låter sig tillämpas – att vara ett viktigt kriterium. Med samhällsrelevans avses här forskning vars resultat kan komma till nytta i de samhällen som beforskas och/eller kan bidra till att lösa aktuella problem i dessa samhällen alternativt kan teoretiskt eller empiriskt förklara bakgrunden till dessa problem.

F. Anvisningar för ansökan

1. Inlämning: Ansökningar måste skickas in via stiftelsens ansökningssystem.
2.  Ansökningskomponenter
   • Sammanfattning: Upp till 1 500 tecken som beskriver konferensens syfte, relevans och genomförande på ett sätt som är tillgängligt för en bred publik.
   • Projektbeskrivning (max tre sidor): Ska innehålla:
     • Syfte och vetenskapliga relevans
     • Östersjö- och Östeuroparelevans
     • Samhällsrelevans
     • Konferensens genomförande till exempel
       • Målgrupp
       • Spridning av information om konferensen
       • Organisationskommitté
       • Hur konferensen ska dokumenteras
     • Ett program för konferensen med tidpunkt, plats för konferensen, namngivna talare
   • Projektkostnader: Specificera en budget i SEK och motivera indirekta kostnader enligt medelsförvaltarens riktlinjer.
   • Budgetkommentar: Detaljerad redogörelse och motivering av kostnader (upp till 3 000 tecken). Specificeras samtliga kostnader i relation till konferensens syfte. Ospecificerade kostnader beviljas inte.
3. Signering
   • Obligatoriska signaturer: Projektledaren och medelsförvaltarens behörig företrädare (vanligtvis prefekten) måste signera ansökan.
   • Digital signering: Använd BankID i ansökningssystemet. Om BankID inte är tillgängligt, använd det nedladdningsbara signaturformuläret, som måste signeras, skannas och laddas upp.