Placeringspolicy för Östersjöstiftelsen

Denna placeringspolicy har fastställts av Östersjöstiftelsens styrelse den 13 december 2016. Revidering beslutad av styrelsen den 6 oktober 2022.

1     Riktlinjer för Östersjöstiftelsens kapitalförvaltning

1.1 Inledning

Stiftelsen för forskning inom områden med anknytning till Östersjöregionen och Östeuropa (Östersjöstiftelsen), inrättades av regeringen 1994-06-23. Stiftelsen har till uppgift att stödja forskning, forskarutbildning och akademisk infrastruktur inom områden med anknytning till Östersjöregionen och Östeuropa vid Södertörns högskola. Stiftelsen leds av en styrelse. Av stadgarna framgår att stiftelsen inte får förbruka stiftelsekapitalet som uppgår till 1270 miljoner kronor. Vidare skall förmögenheten förvaltas på ett betryggande sätt så att riskerna begränsas och möjligheterna till god avkastning tillvaratas.

Styrelsen har utsett en placeringsdelegation och en forskningsdelegation. På styrelsens uppdrag ansvarar placeringsdelegationen för kapitalförvaltningen och rapporterar till styrelsen.

Denna placeringspolicy har fastställts av Östersjöstiftelsens styrelse den 13 december 2016 och revideras årligen. Om behov uppstår kan styrelsen löpande besluta om förändringar i placeringspolicyn.

1.2 Syfte med placeringspolicyn

Policydokumentet utgör regelverket för hur Östersjöstiftelsens kapitalförvaltning skall bedrivas. Mer specifikt är syftet med policyn att övergripande reglera hur tillgångarna i stiftelsen skall placeras, hur ansvar fördelas och förvaltningsbeslut fattas, hur risker och intern kontroll hanteras samt ange hur etik- och miljöfrågor respektive rapporteringsrutiner hanteras.

1.3 Avkastningsmål för kapitalförvaltningen

Styrelsen har fastställt följande mål för kapitalförvaltningen:

• Stiftelsens kapital skall förvaltas så att dess avkastning – långsiktigt och stabilt – kan finansiera forskning vid Södertörns högskola. Stödet till Södertörns högskola skall dimensioneras så att det instiftade kapitalet från stiftelsens bildande, med god sannolikhet, kan bibehålla sitt reala värde över tiden.

• Stiftelsens kapital skall placeras så att det i ett 10-årigt perspektiv ger en årlig real avkastning på minst 4,5 %. Med real avkastning avses nominell avkastning, det vill säga räntor och annan direktavkastning plus realiserad och orealiserad värdestegring, minus den årliga inflationen mätt som förändring av konsumentprisindex (KPI).

1.4 Normalportfölj

Avgörande för om stiftelsen skall nå avkastningsmålet är fördelningen mellan olika tillgångsslag. Stiftelsens styrelse fastställer därför årligen en normalportfölj, vilken anger fördelningen mellan tillgångsslagen. Vid fastställande av normalportföljen skall stiftelsen ta hänsyn till risknivån i förvaltningen. För aktuell normalportfölj se avsnitt 4.1.

---

2     Ansvar och befogenheter

I kapitalförvaltningsfrågor är det styrelsens ansvar att:

• förvaltningen sker i överensstämmelse med stiftelsens förordnande.
• besluta om placeringspolicy, normalportfölj och exponeringsramar för kapitalförvaltningen.
• löpande utvärdera förvaltningen med avseende på uppställda förvaltningsmål, riskbegränsningar och följsamhet mot placeringspolicy.
• utse en placeringsdelegation med uppgift att bereda och besluta i kapitalförvaltningsfrågor. I placeringsdelegationen skall minst 2 av styrelsens ledamöter ingå.
• förvaltningen sker med erforderlig kompetens.

På styrelsens uppdrag är det placeringsdelegationens ansvar att:

• inom ramen för beslutad normalportfölj och inom tillåtna exponeringsramar förvalta stiftelsens värdepappersportfölj.
• inom ramen för den fastställda placeringspolicyn besluta om köp och försäljning av stiftelsens värdepapper, ge externa och/eller interna förvaltare de närmare instruktioner, som behövs för att verkställa placeringspolicyn eller som placeringsdelegationen i övrigt bedömer lämpliga.
• fortlöpande hålla styrelsen underrättad om delegationens beslut, om kapitalförvaltningens resultat samt att vid behov föreslå styrelsen ändringar i den fastställda placeringspolicyn.
• fatta beslut om val, eller i förekommande fall förändringar, av extern(a) förvaltare.
• fatta beslut om undantag från placeringspolicy när särskilda omständigheter så kräver. Undantag skall omgående rapporteras till styrelsen.
• Avgöra vilken tillgångskategori en investering skall placeras i.

På styrelsens uppdrag är det placeringsdirektörens ansvar att:

• placeringspolicyn efterlevs
• förbereda underlag till styrelse respektive placeringsdelegation såsom analyser, kapitalförvaltningsrapporter, uppföljning
• finansiella avtal och transaktioner sker inom ramen för denna placeringspolicy.
• företräda Östersjöstiftelsen gentemot extern motpart i löpande ärenden
• löpande informera styrelse, placeringsdelegation samt stiftelsens revisorer om verksamheten inom kapitalförvaltningen.

Placeringsdelegationen kan helt eller delvis överlåta sitt mandat till förvaltare.

Placeringsdirektören kan delegera uppgiften att företräda Östersjöstiftelsen gentemot extern motpart i enstaka löpande ärenden, dels till annan ledamot i placeringsdelegationen, dels till annan anställd på stiftelsens kansli.

Utöver vad som sägs ovan om ansvar har Placeringsdirektören mandat att mellan varje placeringsdelegationsmöte:

• köpa eller sälja aktie/er om netto maximalt 100 miljoner kronor i större noterade bolag. Med större avses bolag med ett marknadsvärde överstigande 5 miljarder kronor.

• fatta beslut om nyinvestering, tilläggsinvestering eller avyttring i mindre noterat innehav om maximalt 20 miljoner kronor. Med mindre avses bolag med ett marknadsvärde understigande 10 miljarder kronor.

• fatta beslut om tilläggsinvestering eller avyttring i befintligt onoterat innehav om maximalt 10 miljoner kronor.

• Förvärva eller avyttra obligationer om netto maximalt 20 miljoner kronor. Det skall finnas likviditet i obligationen d v s de skall gå att handlas.

Med netto avses summan av köp och försäljningar. I de fall placeringsdirektören väljer att utnyttja ovanstående mandat skall anmälan göras till placeringsdelegationen och protokollföras på nästkommande möte.

---

3     Placeringsfilosofi

Östersjöstiftelsen har likt de flesta andra stiftelser ett evigt perspektiv, vilket innebär att kapitalet skall förvaltas så att det evigt minst bibehåller sitt reala värde. Utifrån det eviga perspektivet och dess avkastningskrav skall placeringarna genomsyras av följande fundamenta:

Östersjöstiftelsen kan placera kapitalet i tre huvudtyper av värdepapperskategorier:

Grupp 1. Börsaktier, börsindex och andra värdepapper med aktieliknande avkastning och risk.

Grupp 1.a: Aktier och börsindex. Med aktier avses större noterade eller onoterade bolag med ett marknadsvärde överstigande 10 miljarder kronor. Med aktier kan också avses bolag, noterade såväl som onoterade, med ett marknadsvärde understigande 10 miljarder kronor. Det handlar då om företag som antingen är på väg mot börsnotering eller har en avkastnings- och riskprofil som i övrigt påminner om ett noterat bolag. Med börsindex avses placeringar som ger en exponering mot utvecklingen i ett börsindex. Det kan exempelvis vara aktieindexobligationer eller terminer som kan öka eller minska portföljens aktieexponering.

Grupp 1.b: Värdepapper med aktieliknande avkastning och risk kan vara fastighetsrelaterade tillgångar, högavkastande obligationer, preferensaktier med en känd avkastning, D-aktier samt offensiva hedge- och räntefonder. Denna delportfölj ska också kunna bedömas ha en sammantagen risk-, och förväntad avkastningsnivå som Grupp 1.a, även om avkastningsprofilen gärna kan avvika från aktiemarknaden.

Grupp 2. Småbolag.

Med småbolag avses onoterade aktier samt noterade innehav där ÖSS har en ägarandel> 3%, och där det sammanlagda bolagsvärdet inte överstiger 10 miljarder kronor.

Grupp 3. Likviditet och defensiva ränteplaceringar.

Med likviditet och defensiva ränteplaceringar avses det kapital som behöver finnas tillgängligt för löpande betalningar samt ränteplaceringar och hedgefonder som har klart lägre risk och förväntad avkastning än de räntepapper som tillhör Grupp 1.

Östersjöstiftelsens tyngdpunkt ska ligga i Grupp 1.

Östersjöstiftelsen strävar efter att över tid placera en dominerande andel av det förvaltade kapitalet placerat i värdepapper tillhörande Grupp 1. Motivet är att denna typ av placeringar i ett långt perspektiv ger en klart högre avkastning än exempelvis obligationer med låg risk. Stiftelsens goda soliditet och eviga perspektiv innebär att stiftelsen, utan att riskera stiftelsens ändamål, kan hantera hög volatilitet i tillgångsportföljen.

Övriga principer

Östersjöstiftelsen strävar efter riskspridning inom respektive värdepapperskategori genom väldiversifierade portföljer.

Östersjöstiftelsen strävar efter en låg omsättning i portföljen och låga förvaltningskostnader eftersom detta på lång sikt ger en signifikant påverkan på förvaltningsresultatet.

Östersjöstiftelsen granskar löpande sina kapitalplaceringar ur ett etik- och miljöperspektiv. Östersjöstiftelsen arbetar självständigt med sin kapitalförvaltning och fattar själv sina placeringsbeslut.

---

4     Placeringsföreskrifter

4.1   Normalportfölj och exponeringsintervall

I tabellen på nästa sida visas stiftelsens nuvarande normalportfölj samt tillåtna avvikelser:

Tillgångsslag	Min exponering	Normal portfölj	Max exponering
Grupp 1a (Aktier)	20%	40%	55%
Grupp 1b (Aktieliknande avkastning och risk)	20%	40%	50%
Grupp 2 (Småbolag)	5%	10%	20%
Grupp 3 (Defensiva räntebärande placeringar)	100 Mkr	10%	40%
Totalt		100%

Normalportföljen beräknas utifrån exponering och inte allokering av marknadsvärden. Exponeringen till skillnad från allokeringen ger även en bild av eventuella hävstänger eller hedgar.

4.2 Riktlinjer och riskbegränsningar för respektive värdepapperskategori

Placeringar får göras i följande instrument:

Grupp 1

Svenska och utländska noterade aktier

Med svenska och utländska aktier avses aktier, depåbevis, teckningsrätter, konvertibla skuldebrev och värdepappersfonder som placerar i aktierelaterade instrument samt instrument för att nå aktieindexexponering. Aktierna skall företrädesvis vara föremål för regelbunden handel på auktoriserad marknadsplats öppen för allmänheten och under tillsyn av finansinspektionen eller motsvarande utländsk myndighet. Aktier kan också utgöras av bolag som är på väg mot börsnotering och med ett dokumenterat marknadsvärde överstigande 10 miljarder kronor, eller som på annat sätt har en risk- och avkastningsprofil som påminner om ett större noterat bolag.

Fastigheter

Med fastighetsrelaterade tillgångar avses investeringar i bolag som äger kommersiella fastigheter, bostadsfastigheter och specialfastigheter. Investeringar i fastigheter får göras både i såväl bolag som i fond. Varje investering skall innehålla en tydlig strategi med en väldiversifierad portfölj av fastigheter. Ofta är fastighetsrelaterade investeringar strukturerade i en aktiedel och en lånedel, oavsett vilket klassificeras hela investeringen som en fastighetsinvestering.

80 % av investeringarna (fastigheterna) inom detta tillgångsslag skall vara i Sverige. Begränsningen avser ägandet i fastighetsbolaget/fastighetsfonden samt i förekommande fall då investeringen är uppdelad i en aktiedel och en lånedel.

Högavkastande räntebärande värdepapper

Med högavkastande räntebärande värdepapper avses räntebärande tillgångar med lägre eller ingen kreditrating. Dessa skall företrädesvis vara föremål för regelbunden handel på någon av de nordiska auktoriserade marknadsplatserna. Undantag från denna princip gäller vid fyra situationer:

• Fastighetstransaktioner. I samband med fastighetstransaktioner där syftet är att förvärva fastighetsrelaterade tillgångar, men där transaktionen ofta sker i en kombinerad aktie- och lånedel.
• Lån med säkerheter. Vid emissioner av seniora lån till fastigheter där stiftelsen erbjuds goda säkerheter i fastigheterna.
• Räntefonder. I räntefonder som placerar i räntebärande tillgångar där värdepappren inte nödvändigtvis noterats på auktoriserad marknadsplats.
• Sidoinvesteringar. Stiftelsen får investera i direktlån parallellt med de räntefonder stiftelsen investerat i. Stiftelsen får maximalt investera 30 miljoner kronor i ett enskilt direktlån.

Med högavkastande räntebärande värdepapper kan också avses preferensaktier med en känd avkastning som noterats för regelbunden handel på någon av de nordiska marknadsplatserna samt räntefonder eller motsvarande som placerar i värdepapper som definieras enligt ovan.

Stiftelsen kan placera maximalt 25 % av stiftelsens tillgångar i högavkastande obligationer.

Hedgefonder

Med hedgefonder avses fonder med ett absolutavkastande avkastningsmål. Syftet med hedgefonder är att få en riskexponering som avviker från huvudstrategin. Placeringar i hedgefonder får maximalt utgöra 10 % av stiftelseförmögenheten.

Grupp 2

Småbolag

Med småbolag avses onoterade aktier samt noterade innehav där ÖSS har en ägarandel> 3 %, där det sammanlagda bolagsvärdet inte överstiger 10 miljarder kronor. Fastighetsrelaterade tillgångar betraktas aldrig som småbolag.

Restriktioner:

• Stiftelsen tillåts investera maximalt 15 % av stiftelseförmögenheten i detta tillgångsslag. Nivån avser den tidpunkt då investeringen genomförs.
• Stiftelsen skall på längre sikt ha innehav i maximalt 20 småbolag.
• Ägarandelen i onoterade bolag får ej överstiga 50 %, varken av kapital eller röster. I undantagsfall får stiftelsen tillfälligt, under en period om maximalt 12 månader, äga mer än 50 % av kapital eller röster i ett onoterat bolag.
• Östersjöstiftelsen skall normalt inte investera mer än 100 miljoner kronor i ett enskilt bolag. Om så skall ske krävs styrelsebeslut. Undantag från detta är då investering görs i bolag alternativt fond som i sin tur investerar i portfölj av onoterade bolag.  Östersjöstiftelsen får maximalt investera 5 % av stiftelseförmögenheten i sådant innehav.
• Stiftelsen kan undantagsvis vara ensam stor ägare i något av småbolagen.

Grupp 3

Likviditet och defensiva ränteplaceringar

Med räntebärande placeringar avses investeringar i enskilda värdepapper eller fonder som ger en känd avkastning. De räntebärande tillgångarna kan definieras som:

• Likvida medel
• Värdepapper emitterade eller garanterade av svenska staten.
• Värdepapper emitterade av svenska kommuner.
• Värdepapper emitterade av svenskt kreditinstitut.
• Värdepapper emitterade av svenska bostadsinstitut.
• Värdepapper emitterade av utländska banker.
• Värdepapper emitterade av svenskt publikt bolag med ett kreditbetyg som uppgår till BBB (även kallat investment grade) eller bättre.

Med defensiva ränteplaceringar avses också hedgefonder med en risk- och avkastningsstruktur som påminner om defensiva ränteplaceringar ovan.

Övriga riskbegränsningar

Motparter. Godkända motparter vid transaktioner med portföljens noterade tillgångar är:

• värdepappersinstitut som har finansinspektionens tillstånd för handel med finansiella instrument på kunders uppdrag i enlighet med lagen om värdepappersmarknaden (2007:528).
• annan svensk juridisk person som har tillstånd att bedriva handel med finansiella instrument för annans räkning i eget namn alternativt utländska institutioner som har motsvarande tillstånd.

Förvaring. Portföljens tillgångar skall förvaras hos värdepappersinstitut, som har finansinspektionens tillstånd att ta emot värdepapper för förvaring och/eller utländska institutioner som har motsvarande tillstånd i enlighet med lagen om värdepappersmarknaden (2007:528).

Emittentrisk. Finansiella tillgångar – aktier, obligationer etc – hänförliga till en enskild emittent, eller emittenter inom samma koncern, får utgöra maximalt 5 % av stiftelseförmögenheten vid investeringstillfället. Svenska staten samt med staten jämställda emittenter som AB Svensk Exportkredit och Kommuninvest i Sverige AB är helt undantagna denna begränsning, medan maximalt 7 % av stiftelsen tillgångar får investeras i var och en av bankerna Nordea, Svenska Handelsbanken, SE-banken eller Swedbank.

Derivatinstrument. Derivatinstrument får användas i syfte att uppnå en viss önskad exponering, effektivisera stiftelsens placeringsverksamhet eller skydda stiftelsens tillgångar mot kurs- och valutarisker. Placeringar i derivatinstrument kan göras med underliggande tillgång i fondpapper, penningmarknadsinstrument, finansiella index, certifikat eller utländsk valuta. Derivatinstrument får inte användas för att konstruera en hävstång som innebär att värdepappret från nominellt belopp faller mer än underliggande tillgång. Ex. Om stiftelsen förvärvat ett aktiekorgscertifikat till nominellt belopp 100 som skall replikera svenskt börsindex får inte tillgången falla mer än svenskt börsindex. Om certifikatet däremot gått upp från nominellt belopp 100 p g a en hävstång får det däremot falla med samma hävstång ned till nivån 100.

Valutor. Stiftelsen skall ta hänsyn till valutakomponenten i kapitalförvaltningen. Om placeringar görs i utländska värdepapper skall valutarisken beaktas och hanteras genom en valutasäkringsstrategi. Syftet med valutasäkringsstrategin är att minska den möjliga negativa påverkan som valutakomponenten kan ha vid investeringar i utländska tillgångar. Stiftelsen behöver inte valutasäkra varje enskild tillgång utan skall vid varje tillfälle beakta den totala valutaexponeringen i portföljen. Stiftelsen valutasäkrar endast valutorna dollar, euro, brittiska pund och yen.

Valutaexponeringen skall netto uppgå till ungefär 50 % av värdet av underliggande utländska tillgångar. Löpande kan nivån fluktuera inom intervallet 40–60 %. Om exponeringen vid månadsslut hamnar utanför intervallet skall detta korrigeras senast den 20:e i efterföljande månad. I sådant fall skall de korrigeras så att valutaexponeringen hamnar inom intervallet 45–55 %.

Stiftelsen får bara använda sig av valutaterminer som säkringsinstrument. Stiftelsen skall av kostnadsskäl sträva efter så lång bindningstid som möjligt men får säkra valutor i löptider från 1 månad upp till 12 månader.”

Aktieutlåning är tillåtet om det sker på för branschen sedvanliga villkor och säkerhetskrav och förväntas bidra till ökad avkastning.

Likviditetsrisk. Likviditetsrisk innebär att risken för att ett finansiellt instrument inte kan avyttras utan större prisreduktion. Stiftelsen behöver kunna omsätta en viss andel av tillgångarna på kort varsel för att klara av att betala ut anslag och kostnader. Mot bakgrund av detta skall minst 20 % av förmögenheten vara placerade i tillgångar som skall kunna avyttras inom 5 dagar till relevant marknadspris.

Utvärdering av placeringsstrategi

Den huvudsakliga, långsiktiga (8-10 år) utvärderingen görs mot det absoluta, reala avkastningsmålet som är fastställt i detta dokument. Vidare utvärderas förvaltningen löpande utifrån den årliga prognos som stiftelsen gör om förmögenhetens utveckling. Denna utgår ifrån den av stiftelsen framtagna prognosmodellen.

Förvaltningen jämförs också löpande mot normalportföljens jämförelseindex. Normalportföljens jämförelseindex sätts samman genom att de olika delportföljernas jämförelseindex vägs ihop och viktas utifrån de av styrelsen fastlagda riktvärdena. Delportföljerna och jämförelseindex är följande:

Grupp 1a (Aktier)	OMX SGI	40 %
Grupp 1b (Aktieliknande avkastning och risk)	KPI + 4,5 %	40 %
Grupp 2 (Småbolagsportföljen)	KPI + 4,5 %	10 %
Grupp 3 (Defensiva räntebärande värdepapper)	OMRX T-bill Index	10

---

5    Hållbarhet i kapitalförvaltningen

Östersjötiftelsens kapital förvaltas så att riskerna begränsas samtidigt som möjligheterna till god avkastning tillvaratas. En central del i att uppnå detta är att ta hänsyn till miljö-, sociala- och bolagsstyrnings-faktorer (ESG) i Stiftelsens investeringar. På så sätt begränsas finansiella konsekvenser kopplat till ESG-risker samtidigt som Stiftelsen bidrar till ett hållbart samhälle för människor och dess omgivning. Stiftelsen tar hållbarhetsansvar genom att integrera relevant hållbarhetsdata för att identifiera bolag som bidrar till ett hållbart samhälle, vara en aktiv ägare genom påverkansdialoger och genom att exkludera det som inte ligger i linje med dessa riktlinjer. 

Dessa riktlinjer omfattar stiftelsens direkta och indirekta aktie- och ränteinvesteringar. I bilaga A framgår mer i detalj hur stiftelsen avser att arbeta med hållbarhetsfrågorna.

Förväntningar på bolagsbeteende

Förväntningar på bolagsbeteenden kopplat till mänskliga rättigheter, arbetsrätt, miljö och anti-korruption finns utsatta i etablerade internationella ramverk, såsom FN:s Global Compact och OECDs riktlinjer för multinationella bolag. Stiftelsen vill främja efterlevnad av dessa ramverk och avser därmed investera i bolag som tar ansvar för verksamhetens eventuella negativa miljö- eller sociala påverkan.

Inom klimatområdet är Parisavtalet det centrala ramverket med huvudsyfte att minska koldioxidutsläppen för att hålla den globala uppvärmningen väl under 2 grader, helst under 1,5 grader, fram till 2050. Stiftelsen strävar efter att investera i bolag som ställer om sin verksamhet i linje med 2-gradersmålet utsatt i Parisavtalet. 

Exkludering

Stiftelsen avser att undvika investeringar i bolag som inte respekterar efterlevnad av etablerade standarder för bolagsbeteende. Vidare investerar stiftelsen inte i bolag som är involverade i kontroversiella vapen såsom personminor, klustervapen, biologiska vapen, kemiska vapen samt kärnvapen. Stiftelsen undviker även investeringar i pornografi, tobak och spel med pengar.

Integrering

För stiftelsens aktieinvesteringar i noterade bolag så integreras hållbarhetskriterierna beskrivna ovan dels utifrån stiftelsens klimatstrategi i enlighet med bilaga 1, dels löpande.

För övriga tillgångskategorier integreras hållbarhetsperspektivet i investeringsprocessen som en del av den fördjupade analysen som utförs innan investeringsbeslut fattas.

Aktiv ägarstyrning

Att vara en aktiv ägare är en central del i stiftelsens arbete med hållbar kapitalförvaltning. Stiftelsen bedriver tillsammans med institutionella investerare globalt, via en extern leverantör, ett påverkansarbete gentemot publika bolag där kontroverser identifierats kopplat till standarder för ansvarsfullt företagande inom områdena mänskliga rättigheter, arbetsrätt, miljö och anti-korruption.

Impact

Stiftelsen söker även efter att årligen genomföra minst en investering som aktivt bidrar till hållbar utveckling genom att identifiera bolag med en hållbar affärsidé eller finansiella instrument med specifikt impact-fokus, så som fonder eller certifikat. Detta för att accelerera omställningen till ett hållbart samhälle och allokera kapital till lösningar på hållbarhetsproblem.

---

6   Uppföljning, rapportering och intern kontroll

Stiftelsen skall löpande följa upp kapitalförvaltningen med avseende på finansiell ställning, portföljens allokering, avkastningsmål samt att förvaltningen sker i enlighet med placeringspolicyn.

6.1   Rapportering och uppföljning under året

Rapportering skall ske enligt följande rapportplan:

Interna rapporter
Rapport	Frekvens	Mottagare	Ansvarig
Månadsrapport från Kammarkollegiet – Avkastning, allokering och exponering för alla tillgångsslag och enskilda tillgångar, uppföljning trafikljusmodellen samt transaktioner senaste månaden.	Månadsvis	Styrelse och Placeringsdelegation	PDir
PD-rapport – Övergripande uppföljning: exponering, uppföljning av normalportföljen och rapportering av eventuella avvikelser mot exponeringsintervallen samt uppföljning av prognos.	Inför möten	Placeringsdelegation	PDir
Styrelserapport – Makroläge samt uppföljning av prognos, uppföljning av normalportfölj samt eventuell avvikelse av överträdelser mot exponeringsintervallen samt extraordinära händelser.	Inför styrelse- sammanträden	Styrelsen	PDir
Rapport internkontroll – Granskning av placeringspolicyns efterlevnad, placeringsbeslut kontra risklimiter.	Årsvis	Styrelse och placeringsdelegation	PDir
Verksamhetsrapport – Årlig uppföljning av kapitalförvaltningen.	Årsvis	Styrelsen	Placeringsdelegationen
Externa rapporter
Årsredovisning	Årsvis	Regeringen	Styrelsen

Utöver ovanstående fasta rapporter skall placeringsdirektören löpande följa upp kapitalförvaltningen för Östersjöstiftelsen.

6.2 Intern kontroll 

En gång per år skall granskning av Östersjöstiftelsens kapitalförvaltning utföras av extern part. Granskningen syftar till att säkerställa att kapitalförvaltningen följer placeringspolicyn med avseende på bland annat risklimiter, beslutsprocesser och rapporteringsrutiner.

6.3 Stiftelsens prognosmodell

Stiftelsen gör årligen en prognos över den tänkta förmögenhetsutvecklingen (med tre olika scenarios) som sträcker sig 5 år fram i tiden. Denna följs löpande upp mot faktiskt utveckling och ligger till grund för stiftelsens övergripande placeringsbeslut. På årsbasis ska denna uppdateras med avseende på förändringar i stiftelsens olika tillgångar, total förmögenhet samt antaganden om förändrade framtidsutsikter.

6.4 Trafikljusmodellen, valuta – och aktieexponeringar

Stiftelsen mäter exponeringen mot olika finansiella risker i portföljen med hjälp av finansinspektionens trafikljusmodell. I den månatliga rapporteringen som tillställs styrelsen redovisas därför:

• buffertkapitalet d v s de marknadsvärderade tillgångarna minus stiftelsekapitalet i relation till stiftelsekapitalet.
• total aktieexponering vid varje redovisningstidpunkt. Hänsyn tas till eventuell hävstång som finns i de olika finansiella instrument som stiftelsen äger.
• total valutaexponering vid varje redovisningstidpunkt i relation till underliggande tillgångar i den exponerade valutan.

---

7     Åtgärder vid plötsligt bortfall av kompetens i kapitalförvaltningen

Östersjöstiftelsen har en liten operativ kapitalförvaltningsorganisation och därmed finns en operativ risk att hantera. Nuvarande arbetsordning är följande:

• Placeringsdelegationen (PD) fattar alla beslut om köp, försäljningar och andra beslut som påverkar stiftelsens innehav av aktier och aktierelaterade instrument. Därutöver också alla placeringsbeslut som påverkar storleken på den räntebärande portföljen. Undantag från detta framgår av detta dokument Kapitel 4 ”ansvar och befogenheter”.
• PD meddelar sina beslut till Kammarkollegiet (KK) som verkställer alla beslut, betalningar och likvider, och sköter därvid, på eget ansvar, alla praktiska detaljer och alla kontakter med mäklare, fondkommissionärer och banker.
• KK sköter all bokföring och upprättar också förslag till siffermässigt årsbokslut.
• KK upprättar varje månadsslut en utförlig rapport över förmögenhetens ställning och utveckling.
• Stiftelsen har en placeringsdirektör (PDir) som sköter kontakterna mellan PD och KK, förbereder PD:s möten, rapporterar till styrelsen och upprättar förslag till textmässigt årsbokslut för kapitalförvaltningen. Stiftelsen har även två biträdande placeringsdirektörer (BitrPDir) med huvudsakligt ansvarsområde onoterade bolag men med kompetensprofil att genomföra PDirs arbetsuppgifter.
• PDir följer mer eller mindre dagligen utvecklingen av stiftelsens aktieportföljer via Bloombergs databaser och analysinstrument. PDir gör de mer omfattande och djupgående analyserna som ligger till grund för PD:s beslut om investering i nya aktieportföljer och större omstruktureringar i existerande portföljer. PDir sköter också analys av och förhandlingar kring de mer komplicerade investeringsinstrumenten, exv de aktierelaterade certifikaten.Allt material hanteras via säker back up-hantering på Södertörns högskola.

I händelse av hastigt kompetensbortfall sker följande:

• Om en av Pdir alternativt någon av Biträdande PDir slutar har kvarvarande person kompetens att kortsiktigt hantera hela kapitalförvaltningsuppdraget. Vid plötsligt bortfall av både Pdir och någon BitrPdir aktualiseras följande beslut:
• KK ges av styrelsens ordförande i uppdrag att, efter egen bedömning, fatta de löpande beslut som är nödvändiga, exv deltagande i nyemissioner, splitar o.d.
• Till dess styrelsen har samlats bör inga otvungna beslut om köp och försäljningar fattas. Placeringsstrategin är inte av den karaktären att snabba beslut erfordras för totalportföljen.
• Styrelsen bör snarast fatta ett tillsvidare beslut om kapitalförvaltningen. Därvidlag finns i första hand tre alternativ. 1) Komplettera PD med en person och utse ny PDir/Biträdande PDir och sedan fortsätta som vanligt till dess eventuell ny ordning införs. 2) Uppdra åt KK att tills vidare sköta förvaltningen med samma riktlinjer som PDir/Biträdande PDir haft. 3) Inte göra några otvungna köp och försäljningar till dess ny ordning införts.
• Den tillträdande placeringsdirektören, eller annan lämplig person som styrelsen utser, leder ett arbete med att ta fram underlag för beslut om hur kapitalförvaltningen långsiktigt ska organiseras.

---

8      Revidering av placeringspolicyn

Detta dokument skall årligen revideras och därefter godkännas av styrelsen. Styrelsen äger dock rätt att när som helst besluta om avsteg från bestämmelserna i placeringspolicyn.

---

ORDLISTA