Placeringspolicy för Östersjöstiftelsen

Placeringspolicyn är fastställd av styrelsen 2024-12-09.

1. Utgångspunkter för Östersjöstiftelsens kapitalförvaltning

1.1 Inledning

Stiftelsen för forskning inom områden med anknytning till Östersjöregionen och Östeuropa (Östersjöstiftelsen), inrättades av regeringen 1994-06-23. Stiftelsen har till uppgift att stödja forskning, forskarutbildning och akademisk infrastruktur inom områden med anknytning till Östersjöregionen och Östeuropa vid Södertörns högskola. Stiftelsen leds av en styrelse. Av stadgarna framgår att stiftelsen inte får förbruka stiftelsekapitalet som uppgår till 1270 miljoner kronor. Vidare skall förmögenheten förvaltas på ett betryggande sätt så att riskerna begränsas och möjligheterna till god avkastning tillvaratas.

Styrelsen har utsett en placeringsdelegation. På styrelsens uppdrag ansvarar placeringsdelegationen för kapitalförvaltningen och rapporterar till styrelsen.

Denna placeringspolicy har fastställts av Östersjöstiftelsens styrelse den 9 december 2024 och revideras årligen.

1.2 Syfte med placeringspolicyn

Syftet med policyn är att övergripande reglera hur;

• tillgångarna i stiftelsen skall placeras
• ansvar fördelas och förvaltningsbeslut fattas
• risker begränsas och hanteras
• hållbarhetsfrågor hanteras
• internkontroll och rapporteringsrutiner hanteras.

1.3 Avkastningsmål för kapitalförvaltningen

      Styrelsen har fastställt följande mål för kapitalförvaltningen:

• Stiftelsens kapital skall förvaltas så att dess avkastning – långsiktigt och stabilt – kan finansiera ändamålen för stiftelsen. Anslagen skall dimensioneras så att det instiftade kapitalet från stiftelsens bildande, med god sannolikhet, kan bibehålla sitt reala värde över tiden.
• Stiftelsens kapital skall placeras så att det i ett 10-årigt perspektiv ger en årlig real avkastning på minst 4,5 %. Med real avkastning avses nominell avkastning, det vill säga räntor och annan direktavkastning plus realiserad och orealiserad värdestegring, minus den årliga inflationen mätt som förändring av konsumentprisindex (KPI).

---

2. Placeringsfilosofi

Östersjöstiftelsen har ett evigt uppdrag vilket innebär att stiftelsen kan placera långsiktigt.

Kapitalförvaltningen har som främsta uppdrag att leverera hög avkastning till accepterad risknivå i syfte att kunna bidra till hög och jämn anslagsnivå till stiftelsens ändamål. Utöver den målsättningen har stiftelsen ambitionen att bidra till ett hållbart samhälle genom att investera i bolag med sund ESG profil, att investera i bolag som aktivt bidrar till klimatomställningen samt att genom investeringar i mindre bolag bidra till att skapa tillväxt och sysselsättning.

Förvaltningsstrategin vilar på följande grunder:

• Aktiv förvaltning inom förvaltningsområden där stiftelsen har tillgång till hög kompetens bidrar till att över tid skapa hög avkastning.
• Diversifiering av tillgångarna mellan tillgångsslag och inom tillgångsslag är väsentligt för att hantera risk i portföljen.
• Stiftelsen kan ha en stor andel illikvida tillgångar för att erhålla likviditetspremie så länge den långsiktiga anslagsnivån inte äventyras.
• Stiftelsen kan ha en hög andel i tillgångsslaget aktier och liknande tillgångar avseende avkastning och risk som över tid har en hög avkastningspotential. så länge beslutade anslagsnivåer inte kan äventyras..
• Låg omsättning i portföljen liksom låga förvaltningskostnader får på lång sikt en signifikant påverkan på förvaltningsresultatet.
• Bolag med sund ESG profil är ofta välskötta bolag som har potential att överträffa konkurrenter med sämre ESG medvetenhet.
• Bolag som investerar och verkar för klimatomställningen har potential att över tid överträffa bolag som är passiva till klimatomställningen.

---

3. Ansvar och befogenheter

I kapitalförvaltningsfrågor är det styrelsens ansvar att:

• förvaltningen sker i överensstämmelse med stiftelsens förordnande.
• besluta om placeringspolicy, normalportfölj, riskacceptans och exponeringsramar för kapitalförvaltningen.
• löpande utvärdera förvaltningen med avseende på uppställda förvaltningsmål, riskbegränsningar och följsamhet mot placeringspolicy.
• utse en placeringsdelegation med uppgift att bereda och besluta i kapitalförvaltningsfrågor. Av de utsedda ledamöterna i placeringsdelegationen ska normalt minst en även vara ledamot av styrelsen.
• förvaltningen sker med erforderlig kompetens.

På styrelsens uppdrag är det placeringsdelegationens ansvar att:

• inom ramen för beslutad normalportfölj och inom tillåtna exponeringsramar förvalta stiftelsens värdepappersportfölj.
• inom ramen för den fastställda placeringspolicyn besluta om taktisk allokering, köp och försäljning av stiftelsens värdepapper, ge externa och/eller interna förvaltare de närmare instruktioner, som behövs för att verkställa placeringspolicyn eller som placeringsdelegationen i övrigt bedömer lämpliga
• fortlöpande hålla styrelsen underrättad om delegationens beslut via placeringsdelegationens protokoll.
• vid behov föreslå styrelsen ändringar i den fastställda placeringspolicyn.
• fatta beslut om val, eller i förekommande fall förändringar, av extern(a) förvaltare.
• fatta beslut om undantag från placeringspolicy när särskilda omständigheter så kräver. Undantag skall snarast rapporteras till styrelsen.
• Avgöra vilken tillgångskategori en investering skall placeras i.
• Besluta om riktlinjer inom placeringspolicyns ramar som leder till att stiftelsens mål för förvaltningen uppnås.
  • Riktlinjer för hållbara investeringar och klimatansvar.
  • Riktlinjer för investering i småbolag.
  • Riktlinjer vid upphandling av extern förvaltning.
  • Riktlinjer vid kompetensbortfall i förvaltningsorganisationen.
  • Riktlinjer för uppföljning av avkastning och riskexponering
  • Riktlinjer för cybersäkerhet

På styrelsens uppdrag är det placeringsdirektörens ansvar att:

• placeringspolicyn efterlevs.
• förbereda underlag till styrelse respektive placeringsdelegation såsom analyser, kapitalförvaltningsrapporter, uppföljning.
• Förbereder och tar fram underlag för beslut av investeringar och val av förvaltare.
• finansiella avtal och transaktioner sker inom ramen för denna placeringspolicy.
• företräda Östersjöstiftelsen gentemot extern motpart i löpande ärenden.
• löpande informera styrelse, placeringsdelegation samt stiftelsens revisorer om verksamheten inom kapitalförvaltningen.
• Hanterar löpande valutahedge i enlighet med placeringspolicyns riktlinjer.

Placeringsdelegationen kan helt eller delvis lägga ut förvaltningen till extern förvaltare i enlighet med placeringspolicyn.

Placeringsdirektören kan delegera uppgiften att företräda Östersjöstiftelsen gentemot extern motpart i enstaka löpande ärenden, dels till annan ledamot i placeringsdelegationen, dels till annan anställd på stiftelsens kansli.

Utöver vad som sägs ovan om ansvar har Placeringsdirektören mandat att mellan varje placeringsdelegationsmöte:

• Sälja aktier om maximalt 100 miljoner kronor i noterade bolag med ett marknadsvärde överstigande 10 miljarder kronor, eller maximalt 200 miljoner kronor i fond/index liknande instrument för att kunna hantera stiftelsens likviditetsbehov.
• Köpa och sälja aktier i noterade bolagmed ett marknadsvärde överstigande 10 miljarder kronor för 200 miljoner kronor, eller maximalt 400 miljoner kronor i fond/index liknande instrument (brutto).
• fatta beslut om nyinvestering, tilläggsinvestering eller avyttring i mindre noterat innehav om maximalt 20 miljoner kronor. Med mindre avses bolag med ett marknadsvärde understigande 10 miljarder kronor.
• fatta beslut om tilläggsinvestering eller avyttring i befintligt onoterat innehav om maximalt 10 miljoner kronor.
• Förvärva eller avyttra obligationer om netto maximalt 20 miljoner kronor. Det skall finnas likviditet i obligationen d v s de skall gå att handlas.

Med netto avses summan av köp och försäljningar. I de fall placeringsdirektören väljer att utnyttja ovanstående mandat skall anmälan göras till placeringsdelegationen och protokollföras på nästkommande möte.

3.1 Normalportfölj

Stiftelsens styrelse fastställer en normalportfölj som långsiktigt förväntas klara avkastningsmålet till en accepterad risknivå. Normalportföljen prövas årligen av styrelsen där avkastningsförväntan och stresstester visar på normalportföljens uthållighet.

---

4. Tillgångsslag, normalportfölj, riktlinjer och riskbegränsningar

4.1 Aktier

4.1.1 Globala aktier  

Investering kan ske i svenska och utländska noterade bolag som kan handlas på auktoriserad marknadsplats öppen för allmänheten och under tillsyn av finansinspektionen eller motsvarande myndighet. Som riktmärke skall marknadsvärdet uppgå till minst 10 mdr men beroende på bolagets karaktär så kan det vara betydligt mindre, dock aldrig under 2 mdr.

Tillåtna instrument är aktier, depåbevis, konvertibla skuldebrev, teckningsrätter, aktiederivat, ETF (exchange traded funds) och värdepappersfonder UCIT, indexfonder eller specialfonder.

4.1.2 Svenska aktier  

Denna portfölj inkluderar aktivt förvaltade svenska fonder eller större svenska bolag som antingen redan är noterade eller som är förberedda för en börsnotering eller har en avkastningsriskprofil som i övrigt påminner om börsnoterade bolag. I undantagsfall kan även andra aktivt förvaltade utländska innehav ingå i portföljen.

Stiftelsens placeringsdelegation har mandat att fatta beslut om onoterade bolag f skall klassificeras till denna kategori. Besluten skall vara väl motiverade och dokumenterade.

Placeringsdirektören ska tillse att en löpande utvärdering sker för att tillse att argumenten för klassificeringen kvarstår.

4.1.3 Noterade eller onoterade mindre bolag (Småbolag)

Nyinvesteringar i småbolag ska ske i bolag med en etablerad affärsmodell som kräver kapital för tillväxt. Som riktmärke skall marknadsvärdet över tid understiga 2 mdr.

Stiftelsens ambition är att direktinvesteringar i småbolag sker gemensamt med andra kapitalstarka och långsiktiga ägare. I undantagsfall kan stiftelsen vara ensam storägare i ett småbolag.

Ägarandelen i småbolag ska ej överstiga 50 %, varken av kapital eller röster, men bör ej överstiga 30 %. I undantagsfall får stiftelsen tillfälligt, under en period om maximalt 12 månader, äga mer än 50 % av kapital eller röster i ett småbolag.

Investeringen i ett enskilt småbolag bör inte överstiga 100 Mkr för att erhålla riskspridning inom tillgångsslaget. Om behov uppkommer att överstiga investeringsnivån på 100 Mkr ska frågan lyftas till styrelsen för beslut efter det att PD ställt sig positiva till investeringsvolymen.

Investering i småbolag kan även ske via fondstrukturer där andra och kapitalstarka ägare deltar. En investering i en sådan fond får inte överstiga 5 % av stiftelseförmögenheten vid inträdet och kapitalutfästelsen i fonden.

Fastighetsrelaterade tillgångar, även om det är småbolag, tillhör kategorin fastigheter.

4.2 Fastigheter

Med fastighetsrelaterade tillgångar avses investeringar i bolag som äger kommersiella fastigheter, bostadsfastigheter, logistikfastigheter och samhällsfastigheter. Investeringar får göras via bolag eller i fond. Varje investering skall grundas på en tydlig fastighetsstrategi. Stiftelsens sammanlagda fastighetsportfölj ska vara väldiversifierad. Stiftelsen kan även vara delägare i börsnoterade fastighetsbolag.

Utlåning av kapital till delägt fastighetsbolag eller fastighetsfond ska klassificeras som en fastighetsinvestering.

80 % av fastighetsexponeringen skall vara i Sverige. Begränsningen ska beräknas via genomlysning av fastighetsbolagens och fastighetsfondernas ägda fastigheter och eventuella lån kopplade till dem.

4.3 Infrastruktur

Med infrastruktur avses reala tillgångar som utgör en viktig komponent i samhällsutvecklingen där avkastningen har en koppling till inflationsutveckling och ger möjlighet till stabil avkastning. Det kan handla om förnyelsebar kraftproduktion, energilagring eller digital infrastruktur.

Investeringar i infrastruktur kan göras i bolag eller fond. Varje investering skall grundas på en tydlig strategi och den sammanlagda infrastrukturportföljen skall vara väldiversifierad.

4.4 Räntebärande investeringar

4.4.1 Högavkastande räntebärande med lägre eller ingen kreditrating.

Med högavkastande räntebärande tillgångar avses investeringar som förväntas ge en högavkastning och har en riskprofil därefter. I första hand avses fonder som investerar i direktlån eller i marknadsnoterade obligationer (s k high yield obligationer). Dessa värdepapper har antingen ingen rating eller en rating upp till BB+

Direktinvestering i kreditinstrument kan ske om de är föremål för regelbunden handel.Direktinvesteringar i räntebärande värdepapper som ej handlas på auktoriserad handelsplats kan göras om investeringen parallellt med de räntefonder stiftelsen investerat i. Stiftelsen får maximalt investera 30 Mkr i en sådan enskild sidoinvestering.

Med högavkastande räntebärande värdepapper avses även preferensaktier med känd avkastning som noteras för regelbunden handel på någon av de nordiska marknadsplatserna samt räntefonder eller motsvarande som placerar i värdepapper som definieras ovan.

4.4.2 Övriga ränteplaceringar

Med Övriga räntebärande tillgångar avses tillgångar med lägre risk och avkastning. Det kan handla om enskilda värdepapper eller fonder som investerar i samma kategori tillgångar.

Följande emittenter (rating minst BBB-) är godkända inom denna kategori:

• Likviditet placerad i svensk bank.
• Värdepapper emitterade eller garanterade av svenska staten
• Värdepapper emitterade av svenska kommuner
• Värdepapper emitterade av svenskt kreditinstitut
• Värdepapper emitterade av svenska bostadsinstitut.
• Värdepapper emitterade av utländska banker.
• Värdepapper emitterade av svenskt eller utländska publikt bolag.

4.5 Likvida tillgångar och likviditetsrisk

Med illikvida tillgångar avses 4.1.3 och 4.2 om inte bolaget är noterat på en likvid börslista, 4.3 och 4.4.1 Onoterade bolag under 4.1.2 är också illikvida. Övriga tillgångar anses likvida. I syfte att säkerställa utfäst anslagsnivå ska de likvida tillgångarna uppgå till minst 20 % av förmögenheten. Med likvida tillgångar avses sådana tillgångar som skall kunna avyttras inom 5 dagar till relevant marknadspris.

4.6 Normalportfölj med tillåtna exponeringsintervall

Tillgångsslag	Min	Normalportfölj	Max	Illikvida
Aktier	20%	50%	75%
Globala aktier	20%	35%	75%
Svenska aktier	0%	5%[1]	15%	(x)
Småbolag (noterade och onoterade)	0%	10%	15%	x
Fastigheter	5%	20%	30%	(x)
Infrastruktur	0%	0%	5%	x
Högavkastande räntebärande	5%	15%	30%	x
Övriga ränteplaceringar	100 Mkr	15%	40%
Summa:		100%

(x) bedöms för varje enskild investering

4.7 Övriga riskbegränsningar

Motparter. Godkända motparter vid transaktioner med portföljens noterade tillgångar är:

• värdepappersinstitut som har finansinspektionens tillstånd för handel med finansiella instrument på kunders uppdrag i enlighet med lagen om värdepappersmarknaden (2007:528).
• annan svensk juridisk person som har tillstånd att bedriva handel med finansiella instrument för annans räkning i eget namn alternativt utländska institutioner som har motsvarande tillstånd.

Förvaring. Portföljens tillgångar skall förvaras hos värdepappersinstitut, som har finansinspektionens tillstånd att ta emot värdepapper för förvaring och/eller utländska institutioner som har motsvarande tillstånd i enlighet med lagen om värdepappersmarknaden (2007:528).

Emittentrisk. Finansiella tillgångar – aktier, obligationer etc – hänförliga till en enskild emittent, eller emittenter inom samma koncern, får utgöra maximalt 5 % av stiftelseförmögenheten vid investeringstillfället. Svenska staten samt med staten jämställda emittenter som AB Svensk Exportkredit och Kommuninvest i Sverige AB är helt undantagna denna begränsning, medan maximalt 7 % av stiftelsen tillgångar får investeras i var och en av bankerna Nordea, Svenska Handelsbanken, SE-banken eller Swedbank.

Derivatinstrument. Derivatinstrument får användas i syfte att uppnå en viss önskad exponering, effektivisera stiftelsens placeringsverksamhet eller skydda stiftelsens tillgångar mot kurs- och valutarisker. Placeringar i derivatinstrument kan göras med underliggande tillgång i fondpapper, penningmarknadsinstrument, finansiella index, certifikat eller utländsk valuta. Derivatinstrument får inte användas för att konstruera en hävstång som innebär att värdepappret från nominellt belopp faller mer än underliggande tillgång.

Valutor. Stiftelsen skall ta hänsyn till valutakomponenten i kapitalförvaltningen. Stiftelsen behöver inte valutasäkra varje enskild tillgång utan skall vid varje tillfälle beakta den totala valutaexponeringen i portföljen. Stiftelsen valutasäkrar via dollar och euro samt vid behov även brittiska pund.

Valutaexponeringen skall netto uppgå till ungefär 50 % av värdet av underliggande utländska tillgångar. Löpande kan nivån fluktuera inom intervallet 40–60 %. Om exponeringen vid månadsslut hamnar utanför intervallet skall detta korrigeras senast den 20:e i efterföljande månad. I sådant fall skall de korrigeras så att valutaexponeringen hamnar inom intervallet 45–55 %.

Stiftelsen får bara använda sig av valutaterminer som säkringsinstrument. Stiftelsen skall av kostnadsskäl sträva efter så lång bindningstid som möjligt men får säkra valutor i löptider från 1 månad upp till 12 månader.

Aktieutlåning är tillåtet om det sker på för branschen sedvanliga villkor och säkerhetskrav och förväntas bidra till ökad avkastning.

---

5. Hållbarhet i kapitalförvaltningen

Östersjöstiftelsens kapital förvaltas så att riskerna begränsas samtidigt som möjligheterna till god avkastning tillvaratas. En central del i att uppnå detta är att ta hänsyn till miljö-, sociala- och bolagsstyrnings-faktorer (ESG) i Stiftelsens investeringar. På så sätt begränsas finansiella konsekvenser kopplat till ESG-risker samtidigt som Stiftelsen bidrar till ett hållbart samhälle för människor och dess omgivning. Stiftelsen tar hållbarhetsansvar genom att integrera relevant hållbarhetsdata för att identifiera bolag som bidrar till ett hållbart samhälle, vara en aktiv ägare genom påverkansdialoger och genom att exkludera det som inte ligger i linje med dessa riktlinjer. 

Förväntningar på bolagsbeteende

Förväntningar på bolagsbeteenden kopplat till mänskliga rättigheter, arbetsrätt, miljö och anti-korruption finns utsatta i etablerade internationella ramverk, såsom FN:s Global Compact och OECDs riktlinjer för multinationella bolag. Stiftelsen vill främja efterlevnad av dessa ramverk och avser därmed investera i bolag som tar ansvar för verksamhetens eventuella negativa miljö- eller sociala påverkan.

Inom klimatområdet är Parisavtalet det centrala ramverket med huvudsyfte att minska koldioxidutsläppen för att hålla den globala uppvärmningen väl under 2 grader, helst under 1,5 grader, fram till 2050. Stiftelsen strävar efter att investera i bolag som ställer om sin verksamhet i linje med 2-gradersmålet utsatt i Parisavtalet. 

Exkludering

Stiftelsen avser att undvika investeringar i bolag och fonder/index som inte respekterar efterlevnad av etablerade standarder för bolagsbeteende. Vidare investerar stiftelsen inte i bolag och fonder/index som är involverade i kontroversiella vapen såsom personminor, klustervapen, biologiska vapen, kemiska vapen samt kärnvapen. Stiftelsen undviker även investeringar i pornografi, tobak och spel med pengar.

Integrering

För stiftelsens aktieinvesteringar i noterade bolag så integreras hållbarhetskriterierna beskrivna ovan. För övriga tillgångskategorier integreras hållbarhetsperspektivet i investeringsprocessen som en del av den fördjupade analysen som utförs innan investeringsbeslut fattas.  Stiftelsens placeringsdelegation beslutar om riktlinjer för hur förvaltningen i praktiken utförs avseende hållbarhet och klimatansvar

Aktiv ägarstyrning

Att vara en aktiv ägare är en central del i stiftelsens arbete med hållbar kapitalförvaltning. Stiftelsen bedriver tillsammans med institutionella investerare globalt, via en extern leverantör, ett påverkansarbete gentemot publika bolag där kontroverser identifierats kopplat till standarder för ansvarsfullt företagande inom områdena mänskliga rättigheter, arbetsrätt, miljö och anti-korruption, alternativt arbetar genom index/fonder som bedöms ha samma målbild.

Impact

Stiftelsen söker även efter att årligen genomföra minst en investering som aktivt bidrar till hållbar utveckling eller på annat sätt bidrar till samhällsnytta genom att identifiera bolag med en hållbar affärsidé eller finansiella instrument med specifikt impact-fokus, så som fonder eller certifikat. Detta för att accelerera omställningen till ett hållbart samhälle och allokera kapital till lösningar på hållbarhetsproblem eller andra stora samhällsproblem.

---

6. Uppföljning, rapportering och intern kontroll

Stiftelsen skall löpande följa upp kapitalförvaltningen med avseende på finansiell ställning, portföljens allokering, avkastningsmål samt att förvaltningen sker i enlighet med placeringspolicyn.

6.1 Utvärdering av placeringsstrategi

Den huvudsakliga, långsiktiga (8–10 år) utvärderingen görs mot det absoluta, reala avkastningsmålet som är fastställt i detta dokument. Förvaltningen jämförs löpande mot normalportföljens jämförelseindex. Normalportföljens jämförelseindex sätts samman genom att de olika delportföljernas jämförelseindex vägs ihop och viktas utifrån fastställda exponeringar. Placeringsdelegationen fastställer normalportföljens jämförelseindex i dokumentet ”Riktlinjer för uppföljning av kapitalförvaltningen”.

6.2 Rapportering och uppföljning under året

Rapportering skall ske enligt följande rapportplan:

Interna rapporter
Rapport	Frekvens	Mottagare	Ansvarig
Månadsrapport från Kammarkollegiet – Avkastning, allokering och exponering för alla tillgångsslag och enskilda tillgångar, uppföljning trafikljusmodellen samt transaktioner senaste månaden.	Månadsvis	Styrelse och Placeringsdelegation	PDir
Styrelserapport – Makroläge samt uppföljning av prognos, uppföljning av normalportfölj samt eventuell avvikelse av överträdelser mot exponeringsintervallen samt extraordinära händelser.	Inför styrelse- sammanträden	Styrelsen	PDir
Rapport internkontroll – Granskning av placeringspolicyns efterlevnad, placeringsbeslut kontra risklimiter.	Årsvis	Styrelse och placeringsdelegation	PDir
Verksamhetsrapport – Årlig uppföljning av kapitalförvaltningen.	Årsvis	Styrelsen	Placerings- delegationen
Externa rapporter
Årsredovisning	Årsvis	Regeringen	Styrelsen

Utöver ovanstående fasta rapporter skall placeringsdirektören löpande följa upp kapitalförvaltningen för Östersjöstiftelsen.

6.3 Intern kontroll 

En gång per år skall granskning av Östersjöstiftelsens kapitalförvaltning utföras av extern part. Granskningen syftar till att säkerställa att kapitalförvaltningen följer placeringspolicyn med avseende på bland annat risklimiter, beslutsprocesser och rapporteringsrutiner.

6.4 Scenarioanalys och stresstest

Stiftelsen ska årligen genomföra scenarioanalys och stresstest av normalportföljen och befintlig portfölj i olika tidsperspektiv. Syftet med detta är att ge styrelsen ett underlag om framtida anslagskapacitet och samtidigt belysa riskerna i portföljen.

---

7. Revidering av placeringspolicyn

Detta dokument skall årligen revideras och därefter godkännas av styrelsen. Styrelsen äger dock rätt att när som helst besluta om avsteg från bestämmelserna i placeringspolicyn.