Jävsregler

Fastställda av Östersjöstiftelsens styrelse 2018-09-27

Jäv avser tvivel om opartiskhet. Jävsregler syftar till att säkerställa objektivitet och opartiskhet vid hantering av ärenden. Jävsreglerna syftar också till att skapa förtroende hos de som berörs av ärendena och hos allmänheten. Beträffande den kapitalförvaltande verksamheten finns en särskild policy.

Lagstiftning
Östersjöstiftelsen omfattas inte av förvaltningslagen (SFS 1986:223), där bestämmelser finns om jäv i statliga myndigheter. Östersjöstiftelsens verksamhet uppvisar dock starka drag av offentlighet och mot den bakgrunden tillämpar Östersjöstiftelsen på eget initiativ bestämmelserna i liknande ordning som hos statliga forskningsfinansiärer.

Vem omfattas
Östersjöstiftelsens jävsregler gäller styrelsens ledamöter, ledamöter i forskningsdelegationen, ledamöter i placeringsdelegationen, anställda samt utomstående experter och konsulter som anlitas av stiftelsen.

Definition
Ledamot är jävig om saken angår ledamoten eller någon närstående till denna eller om ärendets utgång kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada för ledamoten eller någon närstående eller om det i övrigt finns någon särskild omständighet som kan föranleda ett ifrågasättande av ledamotens opartiskhet i ärendet.

Som exempel kan nämnas:

  • nära samarbete i professionell mening (vid samarbete/sampublicering bör skilda publiceringstraditioner inom olika vetenskapsfält beaktas liksom när samarbete/sampublicering ägde rum)
  • beroende av ekonomisk art
  • chefs/medarbetarförhållande
  • uppenbar vänskap eller ovänskap

Östersjöstiftelsens styrelse kan besluta om undantag från ovanstående regler om synnerliga skäl föreligger. Som synnerliga skäl räknas i första hand behov av exklusiv kompetens av stor betydelse för ärendets hantering, då jävig person kan tillåtas delta vid handläggning men ej vid beslut. Detta ska (på samma sätt som anmälan av jäv) protokollföras i samband med ärendets hantering.

Anmälan av jäv
Den som känner till en omständighet som kan antas utgöra jäv mot honom eller henne, ska självmant berätta det. Den som känner till en omständighet som kan antas utgöra jäv mot en person som är inblandad i ärendets handläggning ska berätta det, om personen själv inte uppmärksammat omständigheten. Denna öppna anda tryggar objektivitet och opartiskhet vid hantering av ärenden samt omvärldens förtroende för att så sker.

Hantering vid jäv
Undersökning av om jäv föreligger ska alltid finnas med på dagordningen till styrelsen samt de delegationer och utskott som arbetar på styrelsens uppdrag. Om jäv föreligger ska avgöras av styrelsen respektive delegationer och utskott i varje specifikt fall.

Den som är jävig får inte handlägga ärendet, dvs. han eller hon får inte vidta någon förberedande åtgärd eller delta i ärendets avgörande. Jävig person lämnar rummet vid ärendets handläggning. Dock kan ledamot som anmält jäv tillfrågas om sakförhållanden rörande ifrågavarande ansökan/ärende om ordföranden finner att detta krävs för att få tillräcklig information i frågan. Skulle ordförande vara jävig, får särskild mötesordförande för det aktuella ärendet utses.

Jäv ska antecknas i protokoll. Även fall där jäv har prövats men inte ansetts föreligga ska protokollföras.

Ledamot av Östersjöstiftelsens styrelse eller forskningsdelegation ska vid beredning och beslut av ansökan självmant anmäla eventuellt jäv. Jäv föreligger om beredning eller beslut rör avtal mellan stiftelsen och ledamoten själv eller om ledamoten vid avtal mellan stiftelsen och tredje man har ett väsentligt intresse som kan strida mot stiftelsens.

Exempel på då anmälan om jäv ska göras är: 

  • Ansökan från närstående till ledamot genom släktskap eller andra personliga relationer. 
  • Ansökan från närstående kollega, handledare eller doktorand, annan medlem av ledamots egen forskargrupp eller närmaste institutionsmiljö. 
  • Ansökan som konkurrerar med eller stödjer ledamotens egna intressen, till exempel vid ovänskap eller sampublicering. 

Externa sakkunniga tillfrågas skriftligen om jäv vid förfrågan om sakkunnig- och utvärderingsuppdrag åt Östersjöstiftelsen. 

Utöver detta gäller att ledamöter i Östersjöstiftelsens styrelse, forskningsdelegation och placeringsdelegation samt anställda inte får söka medel hos stiftelsen under den period de ingår i styrelse, delegationer eller är anställda vid Östersjöstiftelsen.