Anvisningar för ansökan om medel till två- och treåriga projekt 2025
2024-12-16
Projektbidrag ger stöd till forskare, antingen individuellt eller i små grupper. De sökande formulerar själva forskningsproblemet, bestämmer metod och genomförande samt genomför en väl definierad forskningsuppgift inom en begränsad tidsperiod.
Behöriga sökande: En enskild forskare eller en liten forskargrupp. Alla forskare måste ha avlagt doktorsexamen vid ansökningstillfället.
Projektperiod: Två eller tre år.
Bidragsbelopp: Maximalt 6 miljoner SEK för ett treårigt projekt eller 4 miljoner SEK för ett tvåårigt projekt.
Medelsförvaltare: Södertörns högskola.
Ansökningar skickas in via stiftelsens ansökningssystem.
Viktiga datum
- Utlysningen öppnar: Måndagen den 16 december 2024 kl. 09.00.
- Steg 1: Ansökningar måste skickas in senast fredagen den 31 januari 2025 kl. 15.00.
- Besked om vilka ansökningar som går vidare till Steg 2 meddelas i mars 2025.
- Steg 2: Ansökningar måste skickas in senast fredagen den 25 april 2025 kl. 15.00.
- Beslut meddelas direkt till projektledarna i mitten av oktober 2025 och publiceras på stiftelsens webbplats en vecka senare.
Villkor
A. Allmänna riktlinjer
- Språk: Ansökningar måste vara på engelska. Ansökningar som delvis är på svenska eller är ofullständiga kommer inte att behandlas.
- Projektperiod: Finansiering startar från den 1 januari 2026.
- Obligatoriska filer: Ladda upp projektbeskrivningar, referenser och CV:n som separata PDF-filer; andra bilagor är inte tillåtna.
- Godkännande: Projektledarna måste förankra sin ansökan med medelsförvaltaren (Södertörns högskola) innan de ansöker om finansiering, redan i steg 1. För instruktioner om högskolans interna process, se checklistan på deras personalsida. Godkännandet från medelsförvaltaren bekräftas genom digitala signaturer eller ett undertecknat formulär som skickas in tillsammans med ansökan i systemet.
- Ansvar: Projektledaren är också kontaktperson för projektet gentemot stiftelsen och medelsförvaltaren när ansökan skapas, under bedömningsperioden och efter att finansieringsbeslut har fattats.
- Flera finansiärer: Om ytterligare finansiering söks från andra håll måste detta anges i ansökan. Stiftelsen godkänner normalt inte samfinansiering av forskningsprojekt med en annan forskningsfinansiär.
- Medelsförvaltare: Alla projekt måste förläggas vid Södertörns högskola, som är medelsförvaltare.
- Datahanteringsplan: En datahanteringsplan krävs för finansierade projekt, även om den inte behöver skickas in. Det måste bekräftas att en plan kommer att finnas på plats innan projektet startar. Se Vetenskapsrådets webbplats för exempel på utformning av centrala delar i en datahanteringsplan.
- Etiskt godkännande: En etikprövning måste genomföras och godkännas innan forskningen påbörjas. En redogörelse för etiska överväganden angående det föreslagna projektet måste lämnas i ett särskilt avsnitt i ansökan. Sökanden bör kommentera och förklara varför projektet inte innebär några etiska problem, om detta är fallet, eller om det kräver att vissa etiska frågor beaktas, om det ska prövas av Etikprövningsmyndigheten eller redan har erhållit etiskt godkännande.
- Internationell forskning: Projekt som genomförs utanför Sverige måste uppfylla både svenska och lokala lagkrav. Om någon del av forskningen ska bedrivas utanför Sverige måste projektledaren ta reda på om det aktuella landet ställer krav utöver dem som finns i relevant svensk lagstiftning. Eventuella tillstånd eller godkännanden måste vara på plats innan forskningen påbörjas. Stiftelsen stödjer inte forskning som bedrivs utomlands och som uppenbart inte skulle få tillstånd att bedrivas i Sverige.
- Öppen tillgång: Forskare måste publicera sina resultat med öppen tillgång.
- Integritetspolicy: Stiftelsen samlar in och behandlar personuppgifter som en del av ansökningsprocessen. Projektledaren måste säkerställa att alla deltagare är medvetna om stiftelsens integritetspolicy.
- Information om beviljade anslag från stiftelsen lämnas för publicering i SweCRIS, en nationell databas för forskningsprojekt över bidragsfinansierad forskning.
B. Sökande: Projektledare och deltagare
- Projektledare: Projektledaren ansvarar för projektets löpande arbete och fungerar som kontaktperson gentemot stiftelsen och medelsförvaltaren både när ansökan skapas, under beredningsperioden och efter att beslut om medel har fattats.
- Projektledaren måste säkerställa stöd för projektplanen från medelsförvaltaren, inklusive internationella deltagare och forskning som bedrivs delvis utanför Sverige.
- Medelsförvaltare: Alla projekt måste förläggas vid Södertörns högskola, som är medelsförvaltare. Medelsförvaltaren beslutar om, och ansvarar för, eventuella anställningar av internationell personal samt betalningar för aktiviteter och tjänster som utförs i andra länder.
- Övriga deltagare: Alla deltagande forskare måste ha avlagt doktorsexamen vid ansökningstillfället. Samtliga forskare måste namnges i ansökan och deras CV:n bifogas.
- Stiftelsen följer regeringens uppmaning att säkerställa att kontakter och samarbeten med ryska och belarusiska statliga institutioner omedelbart upphör och att inga nya samarbeten inleds. Stiftelsen kommer inte att finansiera forskningssamarbeten kopplade till staten i Ryssland eller Belarus.
- Flera ansökningar: Deltagande i endast en ansökan per år är tillåten, oavsett om forskaren är projektledare eller projektdeltagare.
C. Budget och kostnader
- Bidragsbelopp: Projektets budget ska inte överstiga 2 miljoner SEK per år. Budgeten kan fördelas olika mellan åren, men får totalt inte överstiga 6 miljoner SEK för hela projekttiden för ett treårigt projekt.
- Berättigade kostnader: Löner, LKP, lokalkostnader, och driftkostnader (undersökningar, konferenser, resor) indirekta kostnader (OH), lokalkostnader, driftkostnader (undersökningskostnader, kostnader för konferenser och resor) och kostnader för spridning av projektresultat (i form av schablonbidrag om 120 000 SEK vilket läggs till automatiskt av ansökningssystemet).
- Begränsningar:
- Projektledarens arbetstid måste uppgå till minst 20 procent av en heltidstjänst per år. Arbetstiden kan fördelas olika mellan åren.
- Kostnader för tryckning, språkgranskning, översättning, publicering öppet tillgängligt m.m. ska inte ingå i ansökan utöver schablonen. Efter att projektet är slutredovisat finns det möjlighet att söka publiceringsmedel separat inom stödformen publiceringsstöd.
- Projektansökningar får inte innehålla doktorander eller relaterade kostnader.
D. Projektperiod och uppföljning
- Projektperiod: Två eller tre år, med ett extra dispositionsår.
- Halvtidsuppföljning: Halvvägs i projektperioden följer Östersjöstiftelsen som regel upp projektet. Se mer information om halvtidsuppföljning.
- Slutredovisning: En slutredovisning (ekonomisk och vetenskaplig) ska lämnas in inom fyra månader efter projektets slut. Den vetenskapliga rapporten kommer att publiceras på stiftelsens webbplats.
E. Beredning
Ansökningar till Östersjöstiftelsen om medel till nya forskningsprojekt bereds av stiftelsens forskningsdelegation. Delegationen består av en ämnesmässigt brett sammansatt grupp av forskare. Se forskningsdelegationens sammansättning.
1. Beredningen av ansökningar sker i flera steg
Forskningsdelegationen granskar ansökningarna utifrån de uppsatta kriterierna för bedömning. Ett antal ansökningar väljs ut för fortsatt beredning och beviljas att gå vidare till steg 2, övriga avslås. Projektledaren får besked per e-post. Inga motiveringar till avslagen ges.
För de ansökningar som väljs ut för fortsatt beredning i steg 2 skickar projektledaren in en utvecklad ansökan som bedöms av externa sakkunniga, minst två per ansökan, vilka lämnar skriftliga utlåtanden. De sakkunniga utses av forskningsdelegationen. Som sakkunniga engageras vetenskapligt kompetenta personer med kunskap som är relevant för ansökan. Delegationen tar inte emot förslag på sakkunniga från de sökande.
Forskningsdelegationen bedömer därefter de fördjupade ansökningarna och använder de externa sakkunnigutlåtandena som ett kompletterande underlag. Även sakkunnigutlåtandena granskas av delegationen. Forskningsdelegationen prioriterar ansökningarna och lämnar en rekommendation om vilka ansökningar som bör avslås respektive beviljas till Östersjöstiftelsens styrelse.
Efter att styrelsen har fattat beslut skickas ett besked per e-post till de sökande och de sökande får ta del av de externa utlåtandena. Inga motiveringar för besluten ges. För de ansökningar som beviljas ska ett kontrakt för projektet signeras av projektledaren och av behörig företrädare för medelsförvaltaren samt av Östersjöstiftelsen.
2. Bedömningskriterier
Vetenskaplig kvalitet: Den av Östersjöstiftelsen finansierade forskningen ska hålla högsta vetenskapliga kvalitet. Sammantaget ska forskningen bidra till teoretisk och metodologisk utveckling samt visa prov på originalitet och fördjupning.
Relevans för Östersjöregionen och Östeuropa: Den av Östersjöstiftelsen finansierade forskningen ska enligt stiftelsens stadgar ”ha anknytning till Östersjöregionen och Östeuropa”. Med Östersjöregionen avses Östersjön samt de områden som gränsar till detta hav. Med Östeuropa avses det postkommunistiska Central-, Syd- och Östeuropa (se vidare information om Östersjö- och Östeuropaområdet). Östersjöstiftelsen finansierar inte forskning som uteslutande berör Sverige eller svenska förhållanden. Dock kan stöd utgå för forskning som berör Sverige, eller länder helt utanför Östersjöregionen och Östeuropa vid komparativa studier när detta är vetenskapligt motiverat.
För att forskningen ska bedömas ha hög relevans för Östersjö- och Östeuropaområdet ska den konkret bidra till vår kunskap om detta område. Forskning inom området som involverar samarbeten med forskare och forskningsinstitutioner samt andra aktörer i Östersjö- och Östeuropaområdet förstärker relevansen. Forskning vars huvudfråga är mer principiell, och där Östersjö- eller Östeuropaområdets betydelse inte motiveras av huvudfrågan, eller där kopplingen till området är indirekt, bedöms ha lägre relevans.
Samhällsrelevans: Vid bedömningen av ansökningarna kommer även samhällsrelevansen – där detta låter sig tillämpas – att vara ett viktigt kriterium. Med samhällsrelevans avses här forskning vars resultat kan komma till nytta i de samhällen som beforskas och/eller kan bidra till att lösa aktuella problem i dessa samhällen alternativt kan teoretiskt eller empiriskt förklara bakgrunden till dessa problem.
F. Anvisningar för ansökan
1. Viktig information
System: Ansökningar lämnas in via stiftelsens ansökningssystem (Apply.) Alla projektledare måste skapa ett konto för att skicka in ansökan.
Signering: Projektledaren och medelsförvaltaren måste digitalt signera ansökan för att bekräfta att de följer stiftelsens villkor.
Sista ansökningsdatum:
- Steg 1: Senast 31 januari 2024 kl. 15.00 CEST
- Steg 2: Senast 25 april 2024 kl. 15.00 CEST
Ändringar efter inlämning: När ansökan är inskickad kan projektledaren själv inte ändra i den. Om ändringar i ansökan behövs, kontakta stiftelsens kansli.
2. Ansökningsformulär för Steg 1
Sammanfattning
Sammanfattningen får omfatta maximalt 1500 tecken inklusive blanksteg. Den ska redovisa och motivera forskningsuppgiften samt redovisa teori, metod och empiri. Sammanfattningen ska skrivas så att även personer med annan forskningsinriktning kan förstå. Om ansökan beviljas publiceras sammanfattningen av projektet, utan att redigeras, på Östersjöstiftelsens webbplats.
Projektbeskrivning
I Steg 1 får projektbeskrivningen omfatta högst fyra sidor (Times New Roman 12 punkter, radavstånd 1,5, normala marginaler).
Av projektbeskrivningen ska klart framgå projektets:
- Syfte och frågeställning
- Bidrag till ny kunskap och till den internationella forskningsfronten
- Teori och metod
- Material
- Tidsplan och upplägg
- Vetenskaplig relevans för Östersjö- och Östeuropaområdet samt nyttan av projektet för den samlade kunskapsbildningen inom området
- Samhällsrelevans
- Forskarnas funktion och ansvar i projektet
- Samverkan med eventuella gästforskare och eventuella andra vetenskapliga kontakter såväl inom Östersjö- och Östeuropaområdet som nationellt och internationellt.
Referenser
Referenser redovisas i en separat fil. Ange fullständiga referenser till de källor som hänvisas till i projektbeskrivningen. Referenserna får omfatta högst fem sidor. Referenser avser den litteratur du hänvisar till i din projektbeskrivning, inte till exempel rekommendationsbrev eller andra intyg.
CV
CV ska omfatta högst två sidor per deltagare. CV ska innehålla följande uppgifter: datum för doktorsexamen, anställning, de maximalt fem viktigaste vetenskapliga publikationerna gärna med hänsyn tagen till det projekt som föreslås, tidigare externa forskningsmedel, erfarenheter av projektledarskap och handledning, internationella forskningsvistelser samt språkkunskaper relevanta för projektet.
Projektets kostnader
Här anges budget i SEK för hela projekttiden. All forskande personal ska vara namngiven i budgeten.
- Projektkostnaden är uppdelad i direkta och indirekta kostnader. Direkta kostnader består av löner (månadslön heltid) inkl. sociala avgifter (LKP) för projektdeltagare, lokalkostnader, undersökningskostnader, kostnader för resor och konferenser samt övriga kostnader. Lönekostnadspåslaget (LKP) är ett generellt påslag på den sammanlagda lönekostnaden.
- För projektdeltagare som inte ska avlönas av medel från Östersjöstiftelsen ange 0 kronor och deltagarens anställningsgrad.
- För projektdeltagare som inte har anställning vid Södertörns högskola vid tidpunkten för ansökan, uppge den lön och LKP som projektdeltagaren kommer att ha enligt överenskommelse med behörig företrädare för medelsförvaltaren (oftast prefekt).
- Kostnader för icke-forskande personal såsom assistenter och teknisk personal kan inkluderas i budgeten för övriga kostnader. Räkna då in lön och LKP för dessa i den summa som anges. Icke-forskande personal behöver dock inte namnges vid ansökningstillfället utan dessa anställningar underställs respektive prefekt. I budgetkommentaren ska den icke-forskande personalens arbetsuppgifter specificeras liksom omfattningen på uppdragen.
- Indirekta kostnader (OH) för samtliga projektdeltagare i projektet anges med den procent för indirekta kostnader som gäller för den institution som projektet kommer att förläggas vid eller enligt överenskommelse med behörig företrädare för medelsförvaltaren (oftast prefekt). Detta påslag räknas på summan för lönekostnader inklusive LKP. Efter ifylld procent räknas summan för indirekta kostnader ut automatiskt i ansökningssystemet.
- Kostnader för etikprövning kan inkluderas i budgeten för övriga kostnader.
Budgetkommentar
Observera att samtliga direkta kostnader, även resursbehov för icke-forskande personal samt kostnader för resor och materialinsamling, utförligt ska specificeras och motiveras i fältet för budgetkommentar. Detta innebär att du ska ge en realistisk kalkyl över enskilda kostnader, att dessa preciseras på en detaljnivå som möjliggör granskning av deras rimlighet i relation till projektets syfte samt att kostnaderna motiveras och argumenteras för utifrån det enskilda projektets syfte och genomförande. Ospecificerade eller omotiverade kostnader beviljas inte.
Observera att även budgetkommentaren ska vara skriven på engelska och att den är obligatorisk. Budgetkommentaren får omfatta högst 4000 tecken inklusive blanksteg.
3. Steg 2 av ansökan
Projektbeskrivning
Projektbeskrivningen ska innehålla samma information som i steg 1 men vara mer detaljerad och dessutom omfatta en plan för hur dels information om projektet, dels forskningsresultaten ska kommuniceras, såväl inomvetenskapligt som till samhället i övrigt. Av projektbeskrivningen i steg 2 ska också klart framgå en bedömning av potentiella risker, begränsningar och utmaningar samt strategier för att hantera dessa.
Projektbeskrivningen för projekt med flera deltagare ska i steg 2 omfatta högst tio sidor (Times New Roman 12 punkter, radavstånd 1,5). För projekt med en deltagare ska projektbeskrivningen vara på högst sex sidor (Times New Roman 12 punkter, radavstånd 1,5).
Mellan första och andra stegets ansökningar ska projektbeskrivningen utvecklas. I övriga delar av ansökan får endast smärre ändringar ske. Det får inte finnas större avvikelser mellan ansökan i steg 1 och ansökan i steg 2 avseende studiedesign och sökt belopp.
Signering
Ansökan ska signeras av projektledaren och av behörig företrädare för medelsförvaltaren, oftast prefekten vid den institution dit projektet avses förläggas. Östersjöstiftelsen behandlar endast signerade ansökningar.
Ansökan signeras digitalt med BankID i stiftelsens ansökningssystem Apply. Ifall BankID inte finns laddas en särskild blankett för signering ner från ansökningssystemet.
Signeringen av projektledaren innebär en bekräftelse av att:
- uppgifterna i ansökan är korrekta och följer Östersjöstiftelsens instruktioner
- nödvändiga tillstånd och godkännanden finns vid projektstart, exempelvis avseende etikprövning
- en datahanteringsplan kommer att finnas när projektet påbörjas samt att planen underhålls (se även punkt A.8)
- projektledaren kommer att följa samtliga villkor som gäller för medlen.
Signeringen av medelsförvaltaren innebär en bekräftelse av att:
- den beskrivna forskningen, anställningen och utrustningen, inklusive anställningar, arvoderingar och uppdrag för forskare som vid tidpunkten för ansökan inte är anställda vid medelsförvaltaren, kan beredas plats vid institutionen under den tid och i den omfattning som anges i ansökan
- den sökande kommer att vara anställd vid medelsförvaltaren under den tid som ansökan avser
- medelsförvaltaren godkänner kostnadsberäkningen i ansökan
- den forskning som utförs inom projektet bedrivs i enlighet med svensk lagstiftning
- en datahanteringsplan kommer att finnas när projektet påbörjas samt att planen underhålls (se även punkt A.8)
- medelsförvaltaren kommer att följa samtliga villkor som gäller för medlen.
Ovanstående punkter ska ha diskuterats mellan parterna innan projektledaren och företrädaren för medelsförvaltaren godkänner och signerar ansökan.
Kontaktinformation
Zofia Makowska, e-post: zofia.makowska@ostersjostiftelsen.se