Anvisningar för ansökan om medel till postdok-projekt 2025
2024-12-16
Med postdok-projekt avses stöd till en enskild forskare som nyligen har erhållit sin doktorsexamen. Stödet ska användas för att utföra en väl definierad forskningsuppgift inom en begränsad tid. Forskaren formulerar själv sitt forskningsproblem, metod och genomförande.
- Kan sökas av:
- Enskild forskare med doktorsexamen. Kan sökas upp till tre år efter doktorsexamen.
- Doktorand som kommer att ha avlagt doktorsexamen innan projektperiodens start (senast den 31 december 2025).
- Projektperiod: Två år.
- Belopp: Det finns inget maximalt sökbart belopp. Lönemedel kan omfatta 80–100 procent av heltidstjänst/år.
- Medelsförvaltare: Södertörns högskolan
- System: Ansökningar skickas in via stiftelsens ansökningssystem.
Viktiga datum
- Utlysningen öppnar: Måndagen den 16 december 2024 kl. 09.00.
- Steg 1: Ansökningar måste skickas in senast fredagen den 31 januari 2025 kl. 15.00.
- Besked om vilka ansökningar som går vidare till Steg 2 meddelas i mars 2025.
- Steg 2: Ansökningar måste skickas in senast fredagen den 25 april 2025 kl. 15.00.
- Beslut meddelas direkt till projektledarna i mitten av oktober 2025 och publiceras på stiftelsens webbplats en vecka senare.
Villkor
A. Allmänna riktlinjer
- Språk: Ansökningar måste vara på engelska. Ansökningar som delvis är på svenska eller är ofullständiga kommer inte att behandlas.
- Projektperiod: Finansiering startar från den 1 januari 2026.
- Obligatoriska filer: Ladda upp projektbeskrivningar, referenser och CV:n som separata PDF-filer; andra bilagor är inte tillåtna.
- Godkännande: Projektledarna måste förankra sin ansökan med medelsförvaltaren (Södertörns högskola) innan de ansöker om finansiering, redan i steg 1. För instruktioner om högskolans interna process, se checklistan på deras personalsida. Godkännandet från medelsförvaltaren bekräftas genom digitala signaturer eller ett undertecknat formulär som skickas in tillsammans med ansökan i systemet.
- Ansvar: Projektledaren är också kontaktperson för projektet gentemot stiftelsen och medelsförvaltaren när ansökan skapas, under bedömningsperioden och efter att finansieringsbeslut har fattats.
- Flera finansiärer: Om ytterligare finansiering söks från andra håll måste detta anges i ansökan. Stiftelsen godkänner normalt inte samfinansiering av forskningsprojekt med en annan forskningsfinansiär.
- Medelsförvaltare: Alla projekt måste förläggas vid Södertörns högskola, somär medelsförvaltare.
- Datahanteringsplan: En datahanteringsplan krävs för finansierade projekt, även om den inte behöver skickas in. Det måste bekräftas att en plan kommer att finnas på plats innan projektet startar. Se Vetenskapsrådets webbplats för exempel på utformning av centrala delar i en datahanteringsplan.
- Etiskt godkännande: En etikprövning måste genomföras och godkännas innan forskningen påbörjas. En redogörelse för etiska överväganden angående det föreslagna projektet måste lämnas i ett särskilt avsnitt i ansökan. Sökanden bör kommentera och förklara varför projektet inte innebär några etiska problem, om detta är fallet, eller om det kräver att vissa etiska frågor beaktas, om det ska prövas av Etikprövningsmyndigheten eller redan har erhållit etiskt godkännande.
- Internationell forskning: Projekt som genomförs utanför Sverige måste uppfylla både svenska och lokala lagkrav. Om någon del av forskningen ska bedrivas utanför Sverige måste projektledaren ta reda på om det aktuella landet ställer krav utöver dem som finns i relevant svensk lagstiftning. Eventuella tillstånd eller godkännanden måste vara på plats innan forskningen påbörjas. Stiftelsen stödjer inte forskning som bedrivs utomlands och som uppenbart inte skulle få tillstånd att bedrivas i Sverige.
- Öppen tillgång: Forskare måste publicera sina resultat med öppen tillgång.
- Integritetspolicy: Stiftelsen samlar in och behandlar personuppgifter som en del av ansökningsprocessen. Projektledaren måste säkerställa att alla deltagare är medvetna om stiftelsens integritetspolicy.
- Information om beviljade anslag från stiftelsen lämnas för publicering i SweCRIS, en nationell databas för forskningsprojekt över bidragsfinansierad forskning.
B. Sökande
- Projektledare:
- Projektledaren måste antingen ha avlagt doktorsexamen vid ansökningstillfället eller ha avlagt doktorsexamen före projektperiodens start (senast den 31 december 2025).
- Om projektledaren inte har avlagt doktorsexamen vid ansökningstillfället måste det planerade datumet för examen anges. Om ett postdok-projekt godkänns kommer stiftelsen att begära intyg på att projektledaren har avlagt doktorsexamen före projektperiodens start (senast den 31 december 2025). Om projektledaren fortfarande inte har avlagt doktorsexamen vid projektperiodens start den 1 januari 2026 får beviljade medel inte användas.
- Postdok-projekt kan sökas upp till tre år efter doktorsexamen (med möjlighet till sedvanlig avräkning av tid för föräldraledighet, sjukdom, tjänstgöring inom totalförsvaret, fackligt eller politiskt förtroendeuppdrag).
- Projektledaren behöver inte vara anställd av medelsförvaltaren vid ansökningstillfället. Under projektperioden måste dock projektledaren vara anställd vid Södertörns högskola.
- Stiftelsen följer regeringens uppmaning att säkerställa att kontakter och samarbeten med ryska och belarusiska statliga institutioner omedelbart upphör och att inga nya samarbeten inleds. Stiftelsen kommer inte att finansiera forskningssamarbeten kopplade till staten i Ryssland eller Belarus.
- Flera ansökningar:
- Deltagande i endast en ansökan per år är tillåten, oavsett om forskaren är projektledare eller projektdeltagare. Se översikt Vilka bidrag kan sökas samtidigt.
- Medelsförvaltare:
- Alla projekt måste förläggas vid Södertörns högskola, som är medelsförvaltare. Medelsförvaltaren beslutar om och ansvarar för att vid behov anställa internationell personal samt att betala för aktiviteter och tjänster som utförs i andra länder.
C. Budget och Kostnader
- Maximalt belopp: Lönefinansiering för postdoktorala projekt kan sökas för att täcka 80–100 % av en heltidstjänst under två år.
- Berättigade kostnader: löner inklusive sociala avgifter (LKP), indirekta kostnader (OH), lokalkostnader, driftkostander (undersökningskostnader, resor och konferenser). Ett fast belopp på 60 000 SEK för kostnader för spridning av forskningsresultat läggs automatiskt till i systemet.
- Begränsningar:
- Undervisning: Undervisning eller andra uppdrag (upp till högst 20 % av en heltidstjänst) inom ramen för en postdoktoral tjänst finansieras inte av stiftelsen.
- Publikationskostnader: Kostnader för tryckning, språkgranskning, översättning, publicering med öppen tillgång etc. ingår i spridningskostnaderna. Ytterligare finansiering för dessa kostnader kan inte inkluderas i ansökan. Efter att en slutrapport för projektet har lämnats in kan publiceringsbidrag dock sökas separat inom publiceringsstöd.
D. Projektperiod och Uppföljning
- Projektperiod: Två år, med ett extra dispositionsår.
- Halvtidsuppföljning: Halvvägs i projektperioden följer stiftelsen som regel upp projektet.
- Slutredovisning: En slutredovisning (ekonomisk och vetenskaplig) ska lämnas in inom fyra månader efter projektets slut. Den vetenskapliga rapporten kommer att publiceras på stiftelsens webbplats.
E. Beredning
Ansökningar till Östersjöstiftelsen om medel till nya forskningsprojekt bereds av stiftelsens forskningsdelegation. Delegationen består av en ämnesmässigt brett sammansatt grupp av forskare. Se forskningsdelegationens sammansättning.
1. Beredning i flera steg
Forskningsdelegationen granskar ansökningarna utifrån de uppsatta kriterierna för bedömning. Ett antal ansökningar väljs ut för fortsatt beredning och beviljas att gå vidare till steg 2, övriga avslås. Projektledaren får besked per e-post. Inga motiveringar till avslagen ges.
För de ansökningar som väljs ut för fortsatt beredning i steg 2 skickar projektledaren in en utvecklad ansökan som bedöms av externa sakkunniga, minst två per ansökan, vilka lämnar skriftliga utlåtanden. De sakkunniga utses av forskningsdelegationen. Som sakkunniga engageras vetenskapligt kompetenta personer med kunskap som är relevant för ansökan. Delegationen tar inte emot förslag på sakkunniga från de sökande.
Forskningsdelegationen bedömer därefter de fördjupade ansökningarna och använder de externa sakkunnigutlåtandena som ett kompletterande underlag. Även sakkunnigutlåtandena granskas av delegationen. Forskningsdelegationen prioriterar ansökningarna och lämnar en rekommendation om vilka ansökningar som bör avslås respektive beviljas till Östersjöstiftelsens styrelse.
Efter att styrelsen har fattat beslut skickas ett besked per e-post till de sökande och de sökande får ta del av de externa utlåtandena. Inga motiveringar för besluten ges. För de ansökningar som beviljas ska ett kontrakt för projektet signeras av projektledaren och av behörig företrädare för medelsförvaltaren samt av Östersjöstiftelsen.
2. Bedömningskriterier
Vetenskaplig kvalitet: Den av Östersjöstiftelsen finansierade forskningen ska hålla högsta vetenskapliga kvalitet. Sammantaget ska forskningen bidra till teoretisk och metodologisk utveckling samt visa prov på originalitet och fördjupning.
Relevans för Östersjöregionen och Östeuropa: Den av Östersjöstiftelsen finansierade forskningen ska enligt stiftelsens stadgar ”ha anknytning till Östersjöregionen och Östeuropa”. Med Östersjöregionen avses Östersjön samt de områden som gränsar till detta hav. Med Östeuropa avses det postkommunistiska Central-, Syd- och Östeuropa (se vidare information om Östersjö- och Östeuropaområdet). Östersjöstiftelsen finansierar inte forskning som uteslutande berör Sverige eller svenska förhållanden. Dock kan stöd utgå för forskning som berör Sverige, eller länder helt utanför Östersjöregionen och Östeuropa vid komparativa studier när detta är vetenskapligt motiverat.
För att forskningen ska bedömas ha hög relevans för Östersjö- och Östeuropaområdet ska den konkret bidra till vår kunskap om detta område. Forskning inom området som involverar samarbeten med forskare och forskningsinstitutioner samt andra aktörer i Östersjö- och Östeuropaområdet förstärker relevansen. Forskning vars huvudfråga är mer principiell, och där Östersjö- eller Östeuropaområdets betydelse inte motiveras av huvudfrågan, eller där kopplingen till området är indirekt, bedöms ha lägre relevans.
Samhällsrelevans: Vid bedömningen av ansökningarna kommer även samhällsrelevansen – där detta låter sig tillämpas – att vara ett viktigt kriterium. Med samhällsrelevans avses här forskning vars resultat kan komma till nytta i de samhällen som beforskas och/eller kan bidra till att lösa aktuella problem i dessa samhällen alternativt kan teoretiskt eller empiriskt förklara bakgrunden till dessa problem.
F. Anvisningar för ansökan
1. Viktig information
- System: Ansökningar lämnas in via stiftelsens ansökningssystem (Apply). Alla projektledare måste skapa ett konto för att skicka in ansökan.
- Signering: Projektledaren och medelsförvaltaren måste digitalt signera ansökan för att bekräfta att de följer stiftelsens villkor.
- Sista ansökningsdatum:
- Steg 1: Senast 31 januari 2024 kl. 15.00 CEST
- Steg 2: Senast 25 april 2024 kl. 15.00 CEST
- Ändringar efter inlämning: När ansökan är inskickad kan projektledaren själv inte ändra i den. Om ändringar i ansökan behövs, kontakta stiftelsens kansli.
2. Ansökningsformulär för Steg 1
Sammanfattning
Sammanfattningen får omfatta maximalt 1500 tecken inklusive blanksteg. Den ska redovisa och motivera forskningsuppgiften samt redovisa teori, metod och empiri. Sammanfattningen ska skrivas så att även personer med annan forskningsinriktning kan förstå. Om ansökan beviljas publiceras sammanfattningen av projektet, utan att redigeras, på Östersjöstiftelsens webbplats.
Projektbeskrivning
I Steg 1 får projektbeskrivningen omfatta högst fyra sidor (Times New Roman 12 punkter, radavstånd 1,5).
Av projektbeskrivningen ska klart framgå projektets:
- Syfte och frågeställning
- Bidrag till ny kunskap och till den internationella forskningsfronten
- Teori och metod
- Material
- Tidsplan och upplägg
- Vetenskaplig relevans för Östersjö- och Östeuropaområdet samt nyttan av projektet för den samlade kunskapsbildningen inom området
- Samhällsrelevans
- Samverkan med eventuella gästforskare och eventuella andra vetenskapliga kontakter såväl inom Östersjö- och Östeuropaområdet som nationellt och internationellt.
Referenser
Referenser redovisas i en separat fil. Ange fullständiga referenser till de källor som hänvisas till i projektbeskrivningen. Referenserna får omfatta högst fem sidor. Referenser avser den litteratur du hänvisar till i din projektbeskrivning, inte till exempel rekommendationsbrev eller andra intyg.
CV
CV ska omfatta högst två sidor. CV ska innehålla följande uppgifter: datum för doktorsexamen (ÅÅÅÅMMDD), anställning, de maximalt fem viktigaste vetenskapliga publikationerna gärna med hänsyn tagen till det projekt som föreslås, tidigare externa forskningsmedel, erfarenheter av projektledarskap och handledning, internationella forskningsvistelser samt språkkunskaper relevanta för projektet. Inom stödformen kan avräkning göras av tid för föräldraledighet, sjukdom, tjänstgöring inom totalförsvaret, fackligt eller politiskt förtroendeuppdrag. Om avräkning är aktuellt, ange tidsperioden och skälen för avräkning i CV.
Projektets kostnader
Här anges budget i SEK för hela projekttiden.
- Projektkostnaden är uppdelad i direkta och indirekta kostnader. Direkta kostnader består av löner (månadslön heltid) inkl. sociala avgifter (LKP) för projektledaren, lokalkostnader, undersökningskostnader, kostnader för resor och konferenser samt övriga kostnader. Lönekostnadspåslaget (LKP) är ett generellt påslag på den sammanlagda lönekostnaden, påslaget räknas ut automatiskt i ansökningssystemet.
- För projektledare som inte har anställning vid Södertörns högskola vid tidpunkten för ansökan, uppge den lön som projektledaren kommer att ha enligt överenskommelse med behörig företrädare för medelsförvaltaren (oftast prefekt).
- I undantagsfall är det möjligt att inkludera språklig och annan assistans i ett postdok-projekt. I budgetkommentaren ska kostnader och arbetsuppgifter för denna noggrant specificeras och motiveras liksom omfattningen på uppdraget. Av projektbeskrivningen ska framgå hur den sökande ansvarar för och är delaktig i assistentens del i genomförandet av projektet. Icke-forskande personal såsom assistenter och teknisk personal ska tas upp i budgeten för övriga kostnader. Räkna in lön och LKP för icke-forskande personal i den summa som anges under övriga kostnader. Icke-forskande personal behöver inte namnges vid ansökningstillfället utan dessa anställningar underställs respektive prefekt.
- Indirekta kostnader (OH) för projektet anges med den procent för indirekta kostnader som gäller för den institution som projektet kommer att förläggas vid. Detta påslag räknas på summan för lönekostnader inklusive LKP. Efter ifylld procent räknas summan för indirekta kostnader ut automatiskt i ansökningssystemet.
- Kostnader för etikprövning kan inkluderas i budgeten för övriga kostnader.
Budgetkommentar
Observera att samtliga direkta kostnader, även kostnader för resor och materialinsamling, utförligt ska specificeras och motiveras i fältet för budgetkommentar. Detta innebär att du ska ge en realistisk kalkyl över enskilda kostnader, att dessa preciseras på en detaljnivå som möjliggör granskning av deras rimlighet i relation till projektets syfte samt att kostnaderna motiveras och argumenteras för utifrån det enskilda projektets syfte och genomförande. Ospecificerade eller omotiverade kostnader beviljas inte.
Observera att även budgetkommentaren ska vara skriven på engelska och att den är obligatorisk. Budgetkommentaren får omfatta högst 3000 tecken inklusive blanksteg.
3. Ansökan steg 2
Projektbeskrivning
Projektbeskrivningen ska innehålla samma information som i steg 1 men vara mer detaljerad och dessutom omfatta en plan för hur dels information om projektet, dels forskningsresultaten ska kommuniceras, såväl inomvetenskapligt som till samhället i övrigt. Av projektbeskrivningen i steg 2 ska också klart framgå en bedömning av potentiella risker, begränsningar och utmaningar samt strategier för att hantera dessa.
Projektbeskrivningen ska i steg 2 omfatta högst sex sidor (Times New Roman 12 punkter, radavstånd 1,5).
Mellan första och andra stegets ansökningar ska projektbeskrivningen utvecklas. I övriga delar av ansökan får endast smärre ändringar ske. Det får inte finnas större avvikelser mellan skiss och fullständig ansökan avseende studiedesign och sökt belopp.
Signering
Ansökan ska signeras av projektledaren och av behörig företrädare för medelsförvaltaren, oftast prefekten vid den institution dit projektet avses förläggas. Östersjöstiftelsen behandlar endast signerade ansökningar.
Ansökan signeras digitalt med BankID i stiftelsens ansökningssystem Apply. Ifall BankID inte finns laddas en särskild blankett för signering ner från ansökningssystemet.
Signeringen av projektledaren innebär en bekräftelse av att:
- uppgifterna i ansökan är korrekta och följer Östersjöstiftelsens instruktioner
- nödvändiga tillstånd och godkännanden finns vid projektstart, exempelvis avseende etikprövning
- en datahanteringsplan kommer att finnas när projektet påbörjas samt att planen underhålls (se även punkt A.8)
- projektledaren kommer att följa samtliga villkor som gäller för medlen.
Signeringen av medelsförvaltaren innebär en bekräftelse av att:
- den beskrivna forskningen, anställningen och utrustningen, inklusive anställningar, arvoderingar och uppdrag för forskare som vid tidpunkten för ansökan inte är anställda vid medelsförvaltaren, kan beredas plats vid institutionen under den tid och i den omfattning som anges i ansökan
- den sökande kommer att vara anställd vid medelsförvaltaren under den tid som ansökan avser
- medelsförvaltaren godkänner kostnadsberäkningen i ansökan
- den forskning som utförs inom projektet bedrivs i enlighet med svensk lagstiftning
- en datahanteringsplan kommer att finnas när projektet påbörjas samt att planen underhålls (se även punkt A.8)
- medelsförvaltaren kommer att följa samtliga villkor som gäller för medlen.
Ovanstående punkter ska ha diskuterats mellan parterna innan projektledaren och företrädaren för medelsförvaltaren godkänner och signerar ansökan.
Kontaktinformation
Zofia Makowska, e-post: zofia.makowska@ostersjostiftelsen.se