Anvisningar för ansökan om medel till två- och treåriga projekt 2024

2023-11-02

Med projekt avses stöd till en enskild forskare eller en mindre grupp av forskare som själva formulerar forskningsproblem, metod och genomförande och utför en väl definierad forskningsuppgift inom en begränsad tid.

Kan sökas av: Enskild forskare eller mindre grupp av forskare. Samtliga ska ha doktorsexamen vid ansökningstillfället.

Projektperiod: Två eller tre år.

Belopp: Maximalt 6 miljoner för ett treårigt projekt eller 4 miljoner för ett tvåårigt projekt.

Medelsförvaltare: Södertörns högskola.

---

Viktiga datum

• Utlysningen öppnar måndagen den 8 januari 2024 kl. 9.00.
• Sista ansökningsdag steg 1 är onsdagen den 31 januari 2024 kl. 15.00.
• Besked om huruvida ansökan har beviljats att gå vidare till steg 2 lämnas i mars 2024.
• Sista ansökningsdag steg 2 är onsdagen den 24 april 2024 kl. 23.59.
• Beslut om huruvida ansökan beviljas fattas av Östersjöstiftelsens styrelse tisdagen den 8 oktober 2024.

Ansökan görs via Östersjöstiftelsens ansökningssystem.

---

Anvisningar och villkor

A. Allmänt

1. OBSERVERA! Hela ansökan ska vara skriven på engelska. Ofullständiga ansökningar och/eller ansökningar skrivna delvis på svenska beaktas ej, inte heller ansökningar som uppenbart inte uppfyller stiftelsens grundläggande krav på Östersjö- och Östeuroparelevans.

2. Ansökan vid detta tillfälle avser medel från 1 januari 2025.

3. Projektbeskrivning, referenser och CV laddas upp som separata pdf:er. Inga bilagor får bifogas förutom de pdf:er som efterfrågas i ansökningssystemet.

4. Redan i första steget ska projektledaren förankra hos medelsförvaltaren (oftast ansvarig prefekt) att medel söks hos Östersjöstiftelsen.

5. Ansökningar i andra steget ska godkännas av medelsförvaltaren genom antingen digital underskrift i stiftelsens ansökningssystem eller att en blankett signeras av projektledare och av behörig företrädare för medelsförvaltaren (oftast prefekt). Blanketten laddas ner från ansökningssystemet. De digitala underskrifter eller den underskrivna inskannade blanketten måste finnas i ansökningsformuläret senast vid ansökningstidens utgång den 24 april 2024 kl. 24.00. Ansökningar som saknar signering från projektledare och från behörig företrädare för medelsförvaltaren kommer inte att behandlas. Se mer om signering och vad den innebär under Ansökan steg 2, Signering.

6. Projektledaren ansvarar för projektets fortlöpande arbete. Projektledaren är också kontaktperson för projektet gentemot Östersjöstiftelsen och medelsförvaltaren både när ansökan skapas, under beredningsperioden och efter att beslut om medel har fattats.

7. Om medel för samma eller liknande projekt även söks från annan finansiär ska detta anges i ansökan. Om medel erhålls från annan finansiär för projektet ska detta alltid meddelas stiftelsens kansli. Projektledaren får då välja vilket av medlen som hen önskar utnyttja.

8. Östersjöstiftelsen godkänner i normalfallet inte samfinansiering av forskningsprojekt med annan forskningsfinansiär.

9. Projekt finansierade av Östersjöstiftelsen ska förläggas till Södertörns högskola, det vill säga Södertörns högskola ska vara medelsförvaltare.

10. Om ett projekt beviljas krävs att det finns en datahanteringsplan för data som genereras inom den forskning som Östersjöstiftelsen beviljar medel för. Planen ska beskriva hur data som samlas in och/eller skapas kommer att hanteras under forskningens gång och hur den ska tas om hand efteråt.
Planen ska inte skickas in till Östersjöstiftelsen, men signering av blanketten av projektledaren och den behöriga företrädaren för medelsförvaltaren innebär att medelsförvaltaren också intygar att en datahanteringsplan kommer att finnas när projektet påbörjas samt att planen underhålls. Se Vetenskapsrådets webbplats för exempel på utformning av centrala delar i en datahanteringsplan.

11. Projektledaren ansvarar för att etikprövning genomförs och för att godkännande finns innan forskningen påbörjas. I ansökan ska etiska överväganden för det sökta projektet redovisas i ett särskilt fält. Kommentera och motivera om projektet saknar etisk problematik, kräver vissa etiska hänsynstaganden, ska bedömas av Etikprövningsmyndigheten eller redan har erhållit etiskt godkännande.

12. Om någon del av forskningen ska utföras i ett annat land behöver projektledaren ta ställning till om det i det aktuella landet finns krav utöver i Sverige gällande rätt. Även eventuella tillstånd eller godkännanden måste finnas på plats innan forskningen påbörjas.

Östersjöstiftelsen stödjer inte forskning som genomförs utomlands och som uppenbart inte skulle få tillstånd att utföras i Sverige.

13. Forskare med medel från Östersjöstiftelsen ska publicera sina forskningsresultat öppet tillgängligt på internet. Detta gäller sakkunnigbedömda texter i tidskrifter och i konferenspublikationer.

14. I samband med att ansökan skickas till Östersjöstiftelsen kommer uppgifter att samlas in och behandlas för att kunna hantera ansökan. Vid ansökningar med flera deltagare ansvarar projektledaren för att samtliga deltagare är informerade om att Östersjöstiftelsen samlar in personuppgifter nödvändiga för att hantera ansökan. Se vidare Östersjöstiftelsens integritetspolicy. En bekräftelse i ansökningssystemet av att projektledaren har tagit del av Östersjöstiftelsens integritetspolicy är obligatorisk innan ansökan skickas in.

15. Östersjöstiftelsen publicerar uppgifter om beviljade medel på sin webbplats. Informationen hämtas från ansökan och kan omfatta diarienummer, projektledarens namn, projekttitel, institution, beviljat belopp, projekttid och projektsammanfattning. Även den vetenskapliga delen av projektets slutredovisning kommer att läggas ut på stiftelsens webbplats.

16. Östersjöstiftelsen lämnar information om beviljade medel för publicering i SweCRIS, en nationell databas över bidragsfinansierad forskning. Vetenskapsrådet är personuppgiftsansvarig för hantering av data inom SweCRIS.

B. Sökande: projektledare och deltagare

1. Samtliga forskande deltagare ska ha avlagt doktorsexamen vid ansökningstillfället.

2. Samtliga forskande deltagare ska vara namngivna i ansökan och deras CV ska bifogas.

3. Det är möjligt att samma år medverka endast i en ansökan om medel för forskningsprojekt från Östersjöstiftelsen, oavsett om forskaren söker som projektledare eller projektdeltagare. Det går alltså inte att medverka i till exempel både en projektansökan och en ansökan om storprojekt. För undantag se översikt Vilka medel man kan söka och ha samtidigt.

4. En projektledare för ett pågående (det vill säga ej slutredovisat) projekt finansierat av Östersjöstiftelsen kan inte söka ett nytt projekt som projektledare förrän det pågående projektet är slutredovisat. Detta gäller även för tidigare beviljade projekt med doktorander där doktorandens del ännu inte är avslutad. Det går alltså inte att leda två forskningsprojekt samtidigt med medel från Östersjöstiftelsen. För undantag se översikt Vilka medel man kan söka och ha samtidigt.

5. En projektledare för ett pågående projekt som inte är slutredovisat vid ansökningstillfället kan söka som projektdeltagare i maximalt ett nytt projekt.

6. En projektdeltagare i ett pågående projekt kan söka som projektdeltagare eller projektledare i maximalt ett nytt projekt.

7. Forskare som vid ansökningstillfället ingår i det av Östersjöstiftelsen finansierade Östersjö- och Östeuropaprogrammet (professorer och biträdande lektorer) kan söka medel, dock inte lönemedel för sig själv under någon del av projektperioden.

8. Det finns inte någon åldersgräns för den som söker medel från Östersjöstiftelsen. Förutsättningen för att avlönas inom projektet är att forskaren inte är heltidspensionerad under projektperioden. Projektledaren måste inneha en anställning under hela projektperioden.

9. Varken projektledaren eller deltagarna behöver vara anställda av medelsförvaltaren vid ansökningstillfället. Under projekttiden måste projektledaren vara anställd vid Södertörns högskola, medan övriga deltagare normalt ska tillbringa viss tid där.

10. Östersjöstiftelsen följer regeringens uppmaning att se till att kontakter och samarbeten med statliga institutioner i Ryssland och Belarus omedelbart upphör samt att inga nya kontakter initieras. Östersjöstiftelsen kommer inte att finansiera forskningssamarbeten med kopplingar till ryska eller belarusiska staten.

C. Sökbart belopp och kostnader

1. Projektets budget ska inte överstiga 2 miljoner kronor per år. Budgeten kan fördelas olika mellan åren, men får totalt inte överstiga 6 miljoner kronor för hela projekttiden för ett treårigt projekt.

2. Medel kan sökas för kostnader relaterade till projektet såsom lön, lkp, indirekta kostnader (OH), lokalkostnader, driftkostnader (undersökningskostnader, kostnader för konferenser och resor, övriga kostnader samt kostnader för spridning av projektresultat i form av schablonbidrag).

3. Medel för att anordna konferenser kan sökas separat inom stöd för att anordna konferenser.

4. Det är möjligt att inkludera assistenter och teknisk personal i budgeten för övriga kostnader.

5. Östersjöstiftelsen finansierar kostnader för spridning av projektets resultat med ett schablonbidrag om 120 000 kronor vilket läggs till automatiskt av ansökningssystemet. Kostnader för tryckning, språkgranskning, översättning, publicering öppet tillgängligt m.m. ska därför inte ingå i ansökan utöver schablonen. Efter att projektet är slutredovisat finns det möjlighet att söka publiceringsmedel separat inom stödformen publiceringsstöd.

6. Projektledaren måste ha en arbetstid i projektet som omfattar minst 20 procent av heltidstjänst/år. Arbetstiden kan fördelas olika mellan åren.

7. Doktorander kan inte ingå i en ansökan om projektmedel i någon funktion. Detta innebär att ansökan inte heller kan innehålla några kostnader, inte heller driftkostnader, för doktorander.

8. Det är projektledarens ansvar att ta reda på hur medelsförvaltaren ställer sig till att finansiera forskning där vissa delar bedrivs i andra länder. Det är medelsförvaltaren, som bestämmer och tar ansvar för att vid behov anställa utländsk personal eller betala för aktiviteter och tjänster som utförs i andra länder.

D. Projekttid, dispositionstid och uppföljning

1. Projekt kan sökas för antingen två eller tre år.

2. Till ett beviljat projekts löptid lägger stiftelsen ett extra dispositionsår räknat från den beviljade projektstarten.

3. Halvvägs i projektperioden följer Östersjöstiftelsen som regel upp projektet. Se mer information om halvtidsuppföljning.

4. När dispositionstiden har uppnåtts ska en slutredovisning bestående av en ekonomisk och en vetenskaplig del, inom fyra månader skickas in till Östersjöstiftelsen. Den vetenskapliga slutredovisningen publiceras i oredigerat skick på stiftelsens webbplats. Även andra former av uppföljning av projektet kan förekomma.

E. Beredning

Ansökningar till Östersjöstiftelsen om medel till nya forskningsprojekt bereds av stiftelsens forskningsdelegation. Delegationen består av en ämnesmässigt brett sammansatt grupp av forskare. Se forskningsdelegationens sammansättning.

Beredningen av ansökningar sker i flera steg

Forskningsdelegationen granskar ansökningarna utifrån de uppsatta kriterierna för bedömning. Ett antal ansökningar väljs ut för fortsatt beredning och beviljas att gå vidare till steg 2, övriga avslås. Projektledaren får besked per e-post. Inga motiveringar till avslagen ges.

För de ansökningar som väljs ut för fortsatt beredning i steg 2 skickar projektledaren in en utvecklad ansökan som bedöms av externa sakkunniga, minst två per ansökan, vilka lämnar skriftliga utlåtanden. De sakkunniga utses av forskningsdelegationen. Som sakkunniga engageras vetenskapligt kompetenta personer med kunskap som är relevant för ansökan. Delegationen tar inte emot förslag på sakkunniga från de sökande.

Forskningsdelegationen bedömer därefter de fördjupade ansökningarna och använder de externa sakkunnigutlåtandena som ett kompletterande underlag. Även sakkunnigutlåtandena granskas av delegationen.

Forskningsdelegationen prioriterar ansökningarna och lämnar en rekommendation om vilka ansökningar som bör avslås respektive beviljas till Östersjöstiftelsens styrelse.

Efter att styrelsen har fattat beslut skickas ett besked per e-post till de sökande och de sökande får ta del av de externa utlåtandena. Inga motiveringar för besluten ges. För de ansökningar som beviljas ska ett kontrakt för projektet signeras av projektledaren och av behörig företrädare för medelsförvaltaren samt av Östersjöstiftelsen.

Kriterier för bedömning

Kriterierna för bedömning av ansökningar är:

• vetenskaplig kvalitet och
• forskningens relevans för Östersjö­- och Östeuropaområdet
• samhällsrelevans

Kriterierna preciseras utförligare nedan.

Vetenskaplig kvalitet

Den av Östersjöstiftelsen finansierade forskningen ska hålla högsta vetenskapliga kvalitet. Sammantaget ska forskningen bidra till teoretisk och metodologisk utveckling samt visa prov på originalitet och fördjupning.

Forskningens relevans för Östersjö­- och Östeuropaområdet

Den av Östersjöstiftelsen finansierade forskningen ska enligt stiftelsens stadgar ”ha anknytning till Östersjöregionen och Östeuropa”. Med Östersjöregionen avses Östersjön samt de områden som gränsar till detta hav. Med Östeuropa avses det postkommunistiska Central-, Syd- och Östeuropa (se vidare information om Östersjö- och Östeuropaområdet). Östersjöstiftelsen finansierar inte forskning som uteslutande berör Sverige eller svenska förhållanden. Dock kan stöd utgå för forskning som berör Sverige, eller länder helt utanför Östersjöregionen och Östeuropa vid komparativa studier när detta är vetenskapligt motiverat.

För att forskningen ska bedömas ha hög relevans för Östersjö- och Östeuropaområdet ska den konkret bidra till vår kunskap om detta område. Forskning inom området som involverar samarbeten med forskare och forskningsinstitutioner samt andra aktörer i Östersjö- och Östeuropaområdet förstärker relevansen. Forskning vars huvudfråga är mer principiell, och där Östersjö- eller Östeuropaområdets betydelse inte motiveras av huvudfrågan, eller där kopplingen till området är indirekt, bedöms ha lägre relevans.

Samhällsrelevans

Vid bedömningen av ansökningarna kommer även samhällsrelevansen – där detta låter sig tillämpas – att vara ett viktigt kriterium. Med samhällsrelevans avses här forskning vars resultat kan komma till nytta i de samhällen som beforskas och/eller kan bidra till att lösa aktuella problem i dessa samhällen alternativt kan teoretiskt eller empiriskt förklara bakgrunden till dessa problem.

Samlad bedömning

Östersjöstiftelsens forskningsdelegation gör en samlad bedömning av vilka ansökningar som kan beviljas, utifrån de kriterier som preciserats ovan. I samband med detta görs dels en bedömning av varje enskild ansökan, dels en bedömning av varje enskilt projekt i relation till övriga ansökningar. En bedömning görs också av ansökans förhållande till internationellt forskningsläge samt projektets genomförbarhet. Vid likvärdig bedömning av ansökningars vetenskapliga kvalitet tas hänsyn till könsfördelning och fördelningen på vetenskapsområden i urvalet av de projekt som föreslås få stöd.

F. Anvisningar för ansökan

1. Ansökan görs via Östersjöstiftelsens ansökningssystem.  

2. Hela ansökan ska skrivas på engelska.

3.  Projektledaren måste själv ha ett konto i stiftelsens ansökningssystem Apply och skicka in ansökan. Kontot måste vara registrerat på projektledarens e-postadress. Inga andra personer än projektledaren har tillgång till ansökan i ansökningssystemet.

4. Det är viktigt att i ansökningssystemet välja ansökningsformulär för rätt stödform, annars finns risk att ansökan inte kan beaktas.

5. Alla uppgifter som fylls i sparas automatiskt i ansökningssystemet. Om projektledaren inte har arbetat i systemet på 60 minuter blir hen automatiskt utloggad (uppgifterna sparas automatiskt).

6. När ansökan är inskickad kan projektledaren själv inte ändra i den. Om ändringar i ansökan behövs, kontakta stiftelsens kansli.

7. Ansökningssystemet skickar inte en bekräftelse på att ansökan är inskickad. För att kontrollera att ansökan är inskickad, logga in i ansökningssystemet och kontrollera att det står ”inskickad” under status vid ansökan. Där kan den inskickade ansökan i pdf också laddas ner.

8. För personer utan svenskt personnummer, ange födelsedatum med
”-XXXX” i slutet, i format ÅÅÅÅMMDD-XXXX.

Ansökan steg 1

Sammanfattning

Sammanfattningen får omfatta maximalt 1500 tecken inklusive blanksteg. Den ska redovisa och motivera forskningsuppgiften samt redovisa teori, metod och empiri. Sammanfattningen ska skrivas så att även personer med annan forskningsinriktning kan förstå. Om ansökan beviljas publiceras sammanfattningen av projektet, utan att redigeras, på Östersjöstiftelsens webbplats.

Projektbeskrivning

Projektbeskrivningen för projekt med såväl en som flera deltagare ska i steg 1 omfatta högst fyra sidor text (Times New Roman 12 punkter, radavstånd 1,5).

Av projektbeskrivningen ska klart framgå projektets

• Syfte och frågeställning
• Bidrag till ny kunskap och till den internationella forskningsfronten
• Teori och metod
• Material
• Tidsplan och upplägg
• Vetenskaplig relevans för Östersjö- och Östeuropaområdet samt nyttan av projektet för den samlade kunskapsbildningen inom området
• Samhällsrelevans
• Forskarnas funktion och ansvar i projektet
• Samverkan med eventuella gästforskare och eventuella andra vetenskapliga kontakter såväl inom Östersjö- och Östeuropaområdet som nationellt och internationellt.

Referenser

Referenser redovisas i en separat fil. Ange fullständiga referenser till de källor som hänvisas till i projektbeskrivningen. Referenserna får omfatta högst fem sidor. Referenser avser den litteratur du hänvisar till i din projektbeskrivning, inte till exempel rekommendationsbrev eller andra intyg.

CV

CV ska omfatta högst två sidor per deltagare. CV ska innehålla följande uppgifter: datum för doktorsexamen, anställning, de maximalt fem viktigaste vetenskapliga publikationerna gärna med hänsyn tagen till det projekt som föreslås, tidigare externa forskningsmedel, erfarenheter av projektledarskap och handledning, internationella forskningsvistelser samt språkkunskaper relevanta för projektet.

Projektets kostnader

Här anges budget i SEK för hela projekttiden. All forskande personal ska vara namngiven i budgeten.

a. Projektkostnaden är uppdelad i direkta och indirekta kostnader.
Direkta kostnader består av löner (månadslön heltid) inkl. sociala avgifter (LKP) för projektdeltagare, lokalkostnader, undersökningskostnader, kostnader för resor och konferenser samt övriga kostnader. Lönekostnadspåslaget (LKP) är ett generellt påslag på den sammanlagda lönekostnaden.

b. För projektdeltagare som inte ska avlönas av medel från Östersjöstiftelsen ange 0 kronor och deltagarens anställningsgrad.

c. För projektdeltagare som inte har anställning vid Södertörns högskola vid tidpunkten för ansökan, uppge den lön och LKP som projektdeltagaren kommer att ha enligt överenskommelse med behörig företrädare för medelsförvaltaren (oftast prefekt).

d. Det är möjligt att inkludera icke-forskande personal såsom assistenter och teknisk personal i budgeten för övriga kostnader. Räkna då in lön och LKP för dessa i den summa som anges. Icke-forskande personal behöver dock inte namnges vid ansökningstillfället utan dessa anställningar underställs respektive prefekt. I budgetkommentaren ska den icke-forskande personalens arbetsuppgifter specificeras liksom omfattningen på uppdragen.

e. Indirekta kostnader (OH) för samtliga projektdeltagare i projektet anges med den procent för indirekta kostnader som gäller för den institution som projektet kommer att förläggas vid eller enligt överenskommelse med behörig företrädare för medelsförvaltaren (oftast prefekt). Detta påslag räknas på summan för lönekostnader inklusive LKP. Efter ifylld procent räknas summan för indirekta kostnader ut automatiskt i ansökningssystemet.

f. Det är möjligt att inkludera kostnader för etikprövning i budgeten för övriga kostnader.

Budgetkommentar

Observera att samtliga direkta kostnader, även resursbehov för icke-forskande personal samt kostnader för resor och materialinsamling, utförligt ska specificeras och motiveras i fältet för budgetkommentar. Detta innebär att du ska ge en realistisk kalkyl över enskilda kostnader, att dessa preciseras på en detaljnivå som möjliggör granskning av deras rimlighet i relation till projektets syfte samt att kostnaderna motiveras och argumenteras för utifrån det enskilda projektets syfte och genomförande. Ospecificerade eller omotiverade kostnader beviljas inte.

Observera att även budgetkommentaren ska vara skriven på engelska och att den är obligatorisk. Budgetkommentaren får omfatta högst 4000 tecken inklusive blanksteg.

Ansökan steg 2

Projektbeskrivning 

Projektbeskrivningen ska innehålla samma information som i steg 1 men vara mer detaljerad och dessutom omfatta en plan för hur dels information om projektet, dels forskningsresultaten ska kommuniceras, såväl inomvetenskapligt som till samhället i övrigt. Av projektbeskrivningen i steg 2 ska också klart framgå en bedömning av potentiella risker, begränsningar och utmaningar samt strategier för att hantera dessa.

Projektbeskrivningen för projekt med flera deltagare ska i steg 2 omfatta högst tio sidor (Times New Roman 12 punkter, radavstånd 1,5). För projekt med en deltagare ska projektbeskrivningen vara på högst sex sidor (Times New Roman 12 punkter, radavstånd 1,5).

Mellan första och andra stegets ansökningar ska projektbeskrivningen utvecklas. I övriga delar av ansökan får endast smärre ändringar ske. Det får inte finnas större avvikelser mellan ansökan i steg 1 och ansökan i steg 2 avseende studiedesign och sökt belopp.

Signering

Ansökan ska signeras av projektledaren och av behörig företrädare för medelsförvaltaren, oftast prefekten vid den institution dit projektet avses förläggas. Östersjöstiftelsen behandlar endast signerade ansökningar.

Ansökan signeras digitalt med BankID i stiftelsens ansökningssystem Apply. Ifall BankID inte finns laddas en särskild blankett för signering ner från ansökningssystemet. Signatursblanketten ska skrivas under på papper av båda parter, skannas och laddas upp i ansökningssystemet.

Signeringen av projektledaren innebär en bekräftelse av att:

• uppgifterna i ansökan är korrekta och följer Östersjöstiftelsens instruktioner
• nödvändiga tillstånd och godkännanden finns vid projektstart, exempelvis avseende etikprövning
• en datahanteringsplan kommer att finnas när projektet påbörjas samt att planen underhålls (se även punkt A 10)
• projektledaren kommer att följa samtliga villkor som gäller för medlen.

Signeringen av medelsförvaltaren innebär en bekräftelse av att:

• den beskrivna forskningen, anställningen och utrustningen, inklusive anställningar, arvoderingar och uppdrag för forskare som vid tidpunkten för ansökan inte är anställda vid medelsförvaltaren, kan beredas plats vid institutionen under den tid och i den omfattning som anges i ansökan
• den sökande kommer att vara anställd vid medelsförvaltaren under den tid som ansökan avser
• medelsförvaltaren godkänner kostnadsberäkningen i ansökan
• den forskning som utförs inom projektet bedrivs i enlighet med svensk lagstiftning
• en datahanteringsplan kommer att finnas när projektet påbörjas samt att planen underhålls (se även punkt A 10)
• medelsförvaltaren kommer att följa samtliga villkor som gäller för medlen.

Ovanstående punkter ska ha diskuterats mellan parterna innan projektledaren och företrädaren för medelsförvaltaren godkänner och signerar ansökan.