Frågor och svar

2023-11-02

1. Jag har bytt e-postadress, hur uppdaterar jag den i ansökningssystemet?

Kontakta Östersjöstiftelsens kansli så ändrar vi din e-postadress. Användaren kan inte ändra e-postadressen själv.

2. Jag kan inte se hela texten i ansökningsformuläret eller texten ser konstig ut, vad ska jag göra?

Använd en av följande webbläsare: Chrome, Firefox, Safari, Internet Explorer 11 och uppåt eller senaste versionen av Microsoft Edge.

3. Jag vill ändra i min redan inskickade ansökan. Är det möjligt?

När ansökan är inskickad kan du själv inte ändra i den. Om du behöver ändra i ansökan, kontakta stiftelsens kansli. Det är endast möjligt att uppdatera ansökan fram tills att ansökningstiden går ut.

4. Måste man ha en doktorsexamen för att kunna söka medel hos Östersjöstiftelsen? Kan doktorander inkluderas i ansökan?

Två- och treåriga projekt: Alla deltagande forskare ska ha avlagt doktorsexamen vid ansökningstillfället. Om så kallade icke-forskande personal, se längre ner.

Postdok-projekt: En doktorand kan söka postdok-projekt på villkor att hen kommer erhålla doktorsexamen innan projektperiodens start (för utlysning 2024, senast den 2024-12-31).

Forskarnätverk: Doktorander kan ingå i forskarnätverk (inga lönemedel kan dock sökas i denna stödform).

5. Kan jag söka och/eller ha flera projekt från Östersjöstiftelsen?

Svaret beror delvis på om du är projektledare eller projektdeltagare. Se Vilka medel kan man söka och ha samtidigt?

Du kan medverka i endast en ansökan om forskningsmedel i samma ansökningsomgång (avser en ansökan i en av följande stödformer: projekt, postdok-projekt eller storprojekt). Undantag är ansökningar om forskarnätverk, stöd att anordna konferenser och stöd till publicering.

6. Kan jag söka projektmedel från Östersjöstiftelsen om jag inte är anställd på Södertörns högskola?

Ja, ansökningar om forskningsprojekt kan ha projektledare och deltagare från andra lärosäten, i Sverige eller utomlands. Om ansökan beviljas medel måste projektledaren under projekttiden vara anställd vid Södertörns högskola, medan övriga deltagare normalt ska tillbringa viss tid där. Det innebär att Södertörns högskola ska vara medelsförvaltare för ett beviljat forskningsprojekt. I vilken omfattning övriga deltagare ska tillbringa tid vid Södertörns högskola ska projektledaren komma överens med berörd prefekt om.

Undantag är forskarnätverk och stöd till publicering, vilka kan förläggas till andra svenska lärosäten. Forskarnätverk ska dock inkludera forskare vid Södertörns högskola. Stöd till publicering kan sökas endast av projektledare som tidigare har haft Östersjöstiftelsefinansierade projekt, upp till tre år efter slutredovisning.

7. Vem kan bli medelsförvaltare?

För stödformerna två- och treåriga projekt, postdok-projekt, storprojekt och stöd till att anordna konferenser ska Södertörns högskola vara medelsförvaltare.

För stödformen forskarnätverk och stöd till publicering ska ett svenskt lärosäte vara medelsförvaltare. Även andra svenska medelsförvaltare kan förekomma, men kontakta Östersjöstiftelsen för ett godkännande innan ansökan skickas in.

8. Kan jag söka projektmedel om jag är över 67 år?

Det finns inte någon åldersgräns för dem som söker medel från Östersjöstiftelsen. Förutsättningen för att avlönas inom projektet är att forskaren fortfarande har en anställning och inte är heltidspensionerad.

9. Jag går i pension, kan jag fortsätta vara projektledare?

Det är inte möjligt att fortsätta som projektledare om man är heltidspensionerad. För att vara projektledare krävs en anställning hos medelsförvaltaren. Deltidspensionär som behåller anställning (deltid) i projektet kan fortsätta vara projektledare.

10. Kan professorer och biträdande lektorer inom det av Östersjöstiftelsen finansierade Östersjö- och Östeuropaprogrammet söka projektmedel?

Om en forskare vid ansökningstillfället ingår i det av Östersjöstiftelsen finansierade Östersjö- och Östeuropaprogrammet (professorer och biträdande lektorer) kan hen söka projektmedel, dock inte lönemedel för sig själv under någon del av den kommande projektperioden.

11. Har Östersjöstiftelsen krav på publicering med öppen tillgång?

Ja. För de forskare som får medel från Östersjöstiftelsen gäller att om de ska publicera sina vetenskapligt bedömda texter i tidskrifter och i konferenspublikationer så måste dessa bli öppet tillgängliga. Östersjöstiftelsen finansierar kostnader för öppen tillgång samt annan spridning av projektets resultat med ett schablonbidrag som läggs till automatiskt i ansökningssystemet.

Resultat som publiceras med Östersjöstiftelsens publiceringsstöd ska omedelbart publiceras med öppen tillgång. Detta gäller även monografier.

12. Har Östersjöstiftelsen krav på datahanteringsplan?

Ja, krav på datahanteringsplaner infördes för de projekt som beviljas från och med ansökningsomgången 2021.

13. Kan jag ansöka om medel till konferenser och workshops inom ett forskningsprojekt?

Medel att anordna konferenser kan sökas endast inom en särskild stödform: stöd att anordna konferenser.

Inom forskningsprojekt kan medel sökas för deltagande i för projektet forskningsmässigt relevanta konferenser samt ordnande av mindre workshops i anslutning till projektet. Dessa måste vara en integrerad och välmotiverad del av projektets forskningsdesign. Medel för att ordna en större konferens som avslutar ett projekt, kan inte sökas inom ramen för forskningsprojekt utan söks separat inom stöd att anordna konferenser.

14. Jag kommer att ha forskare med från andra lärosäten både i och utanför Sverige i min ansökan. Vilken lön ska jag uppge för dessa forskare?

Kom överens med ansvarig prefekt vid Södertörns högskola om vilken lön och LKP som gäller.

15. Jag behöver ha med icke-forskande personal i mitt projekt t.ex. en tolk eller en specialist på statistik. Hur och var uppger jag kostnaderna för dem?

Kostnaderna för icke-forskande personal ska anges under övriga kostnader. Räkna in lön och aktuell LKP för dem i den totalsumma som anges här. Specificera och motivera kostnaderna i fältet budgetkommentar. Du behöver inte uppge namn på icke-forskande personal. Ansvarig prefekt ansvarar för hur dessa praktiskt kan ingå i projektet.

16. Vad gäller för beräkning av kostnader i samband med utlandsvistelser?

Den sökande ansvarar själv för planeringen och alla praktiska arrangemang kring en utlandsvistelse. Detta görs i samråd med medelsförvaltaren. Storleken på bidraget som söks för kostnader i samband med utlandsvistelsen ska beräknas och redovisas av den sökande. En utlandsvistelse om högst 90 dagar ska beräknas i enlighet med det statliga regelverket för utlandstraktamenten. En längre utlandsvistelse, särskilt om kostnaderna inkluderar medföljande, ska beräknas i enlighet med det statliga avtalet URA. Östersjöstiftelsen finansierar inte resekostnader för medföljande vid kortare utlandsvistelser. Frågor om beräkning av kostnader för utlandsvistelse ställs till medelsförvaltaren.

17. Boendekostnader för forskare från andra länder, som under projekttiden reser till Sverige. Vad gäller för dessa?

Forskningsmedel kan inte användas till boendekostnader i Sverige under längre perioder. Har du frågor kontakta stiftelsens kansli.

18. Om jag beviljas medel så kan jag inte påbörja mitt projekt den 1 januari 2025. Är det ett problem?

Till projektets löptid läggs ett extra dispositionsår räknat från den beslutade projektstarten. Om du beviljas medel för ett treårigt projekt med start 1 januari 2025 har du alltså dispositionstid i fyra år, till och med 2028.

Ingen extra dispositionstid läggs till för forskarnätverk, stöd för publicering eller stöd till att anordna konferenser.

19. Jag söker medel för samma projekt även från andra finansiärer. Vad händer om jag beviljas medel från både Östersjöstiftelsen och en annan finansiär?

Du ska ange i ansökan att du söker medel för samma eller liknande projekt även från annan finansiär. Om du beviljas medel även från annan finansiär ska du meddela stiftelsens kansli. Du får sedan välja vilket av medlen som du önskar utnyttja.

20. Ska jag skapa en ny ansökan i steg 2 för postdok-projekt och två- eller treåriga projekt?

Nej, du ska omarbeta din befintliga ansökan i ansökningssystemet. Rent praktiskt i ansökningssystemet klickar du på ”skapa ansökan” och väljer steg 2 för respektive stödform. Då hämtar ansökningssystemet uppgifter från din ansökan i steg 1. Bifogade dokument hämtas inte från ansökan i steg 1 utan alla pdf filer behöver du bifoga igen.

21. Ska jag bifoga högskolans kostnadskalkyl i min projektansökan?

Nej. Endast pdf:er som efterfrågas i ansökningssystemet, som projektbeskrivning, referenser, CV:s och signaturblankett, får bifogas. Södertörns högskolas kostnadskalkyl ska inte bifogas ansökan.

22. Kan jag bifoga ett rekommendationsbrev till min ansökan?

Nej. Endast pdf:er som efterfrågas i ansökningssystemet, som projektbeskrivning, referenser, CV:s och signaturblankett, får bifogas.

23. Referenser – vad menas med det?

Referenser avser den litteratur du hänvisar till i din projektbeskrivning, inte till exempel rekommendationsbrev eller andra intyg. Referenser redovisas i en separat pdf fil som bifogas i ansökningssystemet.

24. Jag har ett pågående forskarnätverk med medel från Östersjöstiftelsen, kan jag skicka in en ansökan om en fortsättning på det pågående nätverket?

Ja, du kan skicka in en ny ansökan i utlysningen av forskarnätverk som avser fortsättning på tidigare nätverk. Obs, i din ansökan ska det tydligt framgå vad som har åstadkommits inom nätverket och hur nätverket ska drivas vidare.

25. Kan ansökan signeras elektroniskt?

Ja, ansökan kan antingen signeras elektroniskt av båda parter i stiftelsens ansökningssystem Apply eller en signatursblankett laddas ner, skrivs under på papper av båda parter och skannas samt laddas upp i ansökningsformuläret.

Dessa regler gäller för signering av projektansökningar och slutredovisningar av projekt.

26. Kan jag få förlängd dispositionstid eller genomföra ändringar i mitt projekt?

Du behöver ansöka till Östersjöstiftelsen om du vill genomföra större ändringar såsom:

  • förlängning av projektets dispositionstid
  • byte av projektledare eller projektdeltagare
  • förändringar av vetenskaplig karaktär
  • större ändringar i projektets budget.

Använd blanketten för ansökan om ändring i ett pågående projekt och skicka den per e-post till Östersjöstiftelsen. Ansökan ska vara förankrad hos medelsförvaltaren. Stiftelsen fattar beslut i dessa frågor. Se mer om förlängd dispositionstid och andra ändringar i pågående projekt, inklusive blankett för ansökan.

27. Vad gäller för anställning och arvodering av projektdeltagare?

Anställningsförhållanden är medelsförvaltarens ansvar. Kontakta respektive prefekt.