Riktlinjer för egna affärer med finansiella instrument

1. Bakgrund

Stiftelsen för forskning inom områden med anknytning till Östersjöregionen och Östeuropa (nedan Östersjöstiftelsen eller stiftelsen), inrättades av regeringen den 23 juni 1994. Stiftelsen har till ändamål att stödja forskning och utbildning med denna inriktning vid en ny struktur för högre utbildning i södra Stockholmsregionen utan begränsningar till vissa discipliner.

Stiftelsen bedriver kapitalförvaltning i egen regi. Till följd av detta äger stiftelsen värdepapper inom olika typer av tillgångskategorier. Stiftelsen har till skillnad mot värdepappersbolag, försäkringsbolag, banker och fondbolag inga egna kunder utan har endast en destinatär varför riktlinjerna i första hand är upprättade i syfte att säkerställa allmänhetens förtroende för stiftelsen.

I det följande regleras hur egna affärer med finansiella instrument hanteras i relation till gällande lagstiftning, stiftelsens intressen samt god etik. I komplement till detta är stiftelsens jävsregler tillämpliga.

2. Vilka omfattas av dessa riktlinjer

De generella reglerna under 3 motsvarar innehållet i gällande lagstiftning för handel med värdepapper och gäller därför alla stiftelsens anställda och ledamöter i styrelse och delegationer.

Reglerna i 4.4 gäller för alla anställda, ledamöterna i styrelsen och placeringsdelegationen.

De regler som följer från 4 och framöver gäller för de personer som har direkt insyn i Östersjöstiftelsens placeringsverksamhet. Det är anställda som tillhör placeringsorganisationen och medlemmar i placeringsdelegationen samt där det anges deras närstående.

Styrelsens ordförande ska upplysa de anställda om vilka som anses ha direkt insyn i stiftelsens placeringsverksamhet.

3. Generella regler

Handel med värdepapper är omgärdat av lagar för att förtroendet för värdepappersmarknaden skall kunna upprätthållas. Centrala delar i lagstiftningen rör insiderhandel och marknadsmanipulation. Regelverket innebär exempelvis att ingen får:

• Med utnyttjande av någon form av specifikt kurspåverkande information som ännu inte offentliggjorts eller inte är allmänt känd (s.k. insiderinformation) utföra affärer med finansiella instrument eller valuta för egen räkning eller med råd eller på annat sätt föranleda någon annan att göra eller underlåta att göra affärer med finansiella instrument eller valuta grundade på sådan insiderinformation. Anställd får inte heller till annan röja sådan insiderinformation som nämnts ovan.

• Göra affärer med finansiella instrument eller på annat sätt agera i syfte att manipulera kursen för ett värdepapper.

• Genom annan (bulvan) vidta i dessa regler förbjudna åtgärder, eller kringgå dessa regler genom utnyttjande av exempelvis derivat eller kombinationer av olika finansiella instrument eller valuta.

Uppräkningen är inte fullständig men täcker in de centrala delarna i lagstiftningen och gäller alltid och vid alla tillfällen anställda vid Östersjöstiftelsen, styrelseledamöter och ledamöter av delegationer.

4. Affärer med finansiella instrument

Med finansiella instrument avses överlåtbara värdepapper som kan bli föremål för handel på kapitalmarknaden.

4.1 Affärer med finansiella instrument där den enskilde inte råder över besluten.

Egen handel med publika fonder, eller där förvaltningen anses diskretionär, omfattas inte av regelverket nedan. Den anställde påverkar inte i dessa fall vilka köp eller försäljningar förvaltaren väljer att göra. I det fall stiftelsen har investerat i en publik fond eller har för avsikt att placera i en sådan fond ska dock innehav anmälas enligt rapporteringsrutin i 4.2.

4.2 Affärer med finansiella instrument i bolag där Östersjöstiftelsens inte har en ägarandel överstigande 10 % eller är en av de fem största ägarna.

Årligen ska en redovisning till ordförande för stiftelsen ske av direktägda innehav i finansiella instrument. På anmodan av ordförande ska samtliga värdepapperstransaktioner som skett under året kunna redovisas.

I de fall stiftelsen är ägare i rubricerade bolag får inte egen handel ske i sådan omfattning att allmänhetens förtroende kan skadas.

Inrapporterad information ska sparas till dess ny rapport inkommer.

4.3 Affärer med finansiella instrument i bolag där Östersjöstiftelsen har en ägarandel överstigande 10 % eller är en av de fem största ägarna.

Anställdas egna transaktioner i finansiella instrument skall anmälas till ordförande för stiftelsen. Anmälan skall skriftligen göras senast en vecka efter transaktionen.

Ingen anställd får realisera eller på annat sätt säkerställa vinst inom en kortare innehavstid än en månad (enmånadsregeln). Detta innebär att förvärv av finansiella instrument och negativa positioner (blankning) med en innehavstid som understiger en månad är otillåtna.

Undantag från enmånadsregeln är om avveckling av positionen medför förlust eller om det är via avtal en skyldighet att stänga positionen. Anmälan ska ske till ordförande för stiftelsen innan sådan transaktion sker.

Ovan gäller även för närstående personer.

4.4 Handel i onoterade bolag där stiftelsen är eller kommer att bli delägare.

Här avses bolag där stiftelsen har ett innehav eller är på väg att investera i bolaget.

Varken anställda, styrelseledamöter eller medlemmar av placeringsdelegationen får investera i de onoterade bolag Östersjöstiftelsen har eller avser att ha ägarintressen i.

Ovan gäller för närstående personer.

4.5 Förbjuden handelsperiod (s k stängd period)

Östersjöstiftelsens anställda är generellt inte bundna av marknadsmissbruksförordningens regler om personer i ledande ställning, men för att upprätthålla stiftelsens förtroende gentemot omvärlden gäller att i bolag där stiftelsen äger mer än 10 % eller är en av de fem största ägarna skall stiftelsens anställda i placeringsorganisationen eller medlemmar i placeringsdelegationen följa den s k 30-dagarsregeln. Regeln innebär att personer i ledande ställning ej får köpa eller sälja finansiella instrument i bolaget under en period om 30 dagar före det att bolaget offentliggör delårsrapport eller årsbokslut (gäller även dagen för offentliggörande fram till dess delårsrapporten eller årsbokslutet har offentliggjorts).

Ovan gäller för närstående personer.

Placeringsdirektören ansvarar för att löpande upprätthålla information om vilka bolag som omfattas av 30-dagarsregeln.

5. Närstående

1. Den anmälningsskyldiges make/maka, sambo eller registrerad partner,

2. Den anmälningsskyldiges minderåriga barn eller styvbarn och andra släktingar till den anmälningsskyldige som har delat samma hushåll som denne under minst ett år den dag den berörda affären ägde rum,

3. Juridisk person över vilken anmälningsskyldig ensam eller tillsammans med annan har ett väsentligt inflytande genom ledande ställning eller ekonomisk gemenskap. Med ekonomisk gemenskap avses ett direkt eller indirekt innehav av minst 10 procent av aktierna/andelarna eller rösterna eller rätt till minst 10 procent av avkastningen, och

4. Annan person med vilken den anmälningsskyldiges förbindelser är sådana att han eller hon har direkt eller indirekt väsentligt intresse av handelns resultat annat än en avgift eller kommission för handelns utförande. Som exempel kan nämnas medlemskap i sparklubb eller ägarandel i icke publikt bolag för handel och förvaltning med finansiella instrument.

Undantag från närståendes rapporteringsplikt är när transaktionen har utförts:

• Av den närstående själv utan inrådan från anställd eller ledamot i placeringsdelegationen.

• Av förvaltare som förordnats enligt föräldrabalken

• Inom ramen för diskretionärt förvaltningsuppdrag, pensions eller försäkringsprodukter.

• Av sparklubb eller icke publikt bolag där den närstående är passiv medlem

Beslutad av styrelsen 2024-08-22