Jävsregler

Östersjöstiftelsens jävsregler

Fastställda av Östersjöstiftelsens styrelse 2024-09-30

Jäv avser tvivel om opartiskhet. Jävsregler syftar till att säkerställa objektivitet och opartiskhet vid hantering av ärenden. Jävsreglerna syftar också till att skapa förtroende hos de som berörs av ärendena och hos allmänheten.

Lagstiftning:

Östersjöstiftelsen omfattas inte av förvaltningslagen (SFS 1986:223), där bestämmelser finns om jäv för statliga myndigheter. Östersjöstiftelsens verksamhet uppvisar dock starka drag av offentlighet och mot den bakgrunden tillämpar Östersjöstiftelsen på eget initiativ förvaltningslagens jävsbestämmelser anpassade till Östersjöstiftelsen och dess verksamhet.

Vilka omfattas av jävsreglerna:

Östersjöstiftelsens jävsregler gäller styrelsens ledamöter, ledamöter i forskningsdelegationen, ledamöter i placeringsdelegationen, anställda samt utomstående experter och konsulter som anlitas av stiftelsen.

Jäv:

Den som ska handlägga eller fatta beslut i ett ärende är jävig om ärendet angår personen själv eller någon närstående till denna (make eller maka, sambo, förälder, barn eller syskon) eller juridisk person som personen eller dennes närstående har ett väsentligt intresse i eller representerar, eller om ärendets utgång kan väntas medföra nytta eller skada för ledamoten eller sådan närstående eller juridisk person i en inte oväsentlig utsträckning. En person är också jävig om det i övrigt finns någon särskild omständighet som kan rubba förtroendet för personens objektivitet eller opartiskhet i ärendet.

Ledamöter i Östersjöstiftelsens styrelse, forskningsdelegation och placeringsdelegation samt anställda får inte söka medel hos Östersjöstiftelsen under den period de ingår i styrelse, delegationer eller är anställda vid Östersjöstiftelsen.

Östersjöstiftelsens Riktlinjer för egna affärer med finansiella instrument reglerar hur styrelsens ledamöter, ledamöter i forskningsdelegationen, ledamöter i placeringsdelegationen, samt anställda ska hantera egna affärer med finansiella instrument i relation till gällande lagstiftning, Östersjöstiftelsens intressen samt god etik. Omständighet som kan antas utgöra jäv vid sådan handel ska hanteras i enlighet med dessa jävsregler.

Anmälan av jäv:

Den som känner till en omständighet som kan antas utgöra jäv för honom eller henne, ska självmant berätta det. Den som känner till en omständighet som kan antas utgöra jäv för en person som är inblandad i ärendets handläggning ska berätta det, om personen själv inte uppmärksammat omständigheten. Anställda ska informera närmaste chef. Styrelseledamot ska informera styrelsens ordförande. Styrelsens ordförande ska informera vice ordföranden eller styrelsen i dess helhet. Ledamöter i Östersjöstiftelsens forskningsdelegation och placeringsdelegation ska informera ordföranden i respektive delegation och ordföranden i respektive delegation ska informera styrelsens ordförande om omständighet som kan antas utgöra jäv för honom eller henne. Denna öppna anda tryggar objektivitet och opartiskhet vid hantering av ärenden samt omvärldens förtroende för att så sker.

Externa sakkunniga och andra experter och konsulter ska tillfrågas skriftligen om jäv vid förfrågan om sakkunnig- och utvärderingsuppdrag åt Östersjöstiftelsen. Om jäv kan antas föreligga ska uppdrag inte lämnas till personen/organisationen ifråga. Anlitade uppdragstagare ska åläggas att omedelbart anmäla uppkommande jävssituationer till Östersjöstiftelsen.

Dokumentering av jävsbedömningar:

Undersökning av om jäv föreligger ska alltid finnas med på dagordningen till möten för styrelsen samt de delegationer och utskott som arbetar på styrelsens uppdrag. Om jäv föreligger ska avgöras av styrelsen respektive delegationer och utskott i varje specifikt fall. Jäv ska antecknas i protokoll. Även fall där jäv har prövats men inte ansetts föreligga ska protokollföras. Avseende övriga anmälda och bedömda jävssituationer så ska de antecknas i handling som fogas till aktuellt ärende.

Hantering vid jäv:

Den som är jävig får inte handlägga ärendet, dvs. han eller hon får inte vidta någon förberedande åtgärd eller delta i ärendets avgörande. Jävig person ska lämna rummet vid ärendets handläggning, diskussion och beslut och ska inte heller i övrigt på något sätt befatta sig med ärendet. Dock kan person som anmält jäv tillfrågas om sakförhållanden rörande ifrågavarande ansökan/ärende om beslutsfattare finner att detta krävs för att få tillräcklig information i frågan och informationen inte kan erhållas från någon annan person. Detta ska (på samma sätt som anmälan av jäv) protokollföras/skriftligen dokumenteras i samband med ärendets hantering.

Skulle mötesordförande vara jävig, får särskild mötesordförande för det aktuella ärendet utses. Om Östersjöstiftelsens forskningsdelegation eller placeringsdelegation inte är beslutsmässig på grund av jäv hos ledamöter ska Östersjöstiftelsens styrelse besluta i ärendet.