Östersjöstiftelsens uppdrag är att stödja forskning, forskarutbildning och akademisk infrastruktur med anknytning till Östersjöregionen och Östeuropa. Sedan 1994, då verksamheten startades, har Stiftelsen delat ut cirka fem miljarder kronor till viktig samhällsnyttig forskning.

Stiftelsens forskningsverksamhet granskas regelbundet av Kungl. Vetenskapsakademien (KVA). En ny sådan granskning är nära förestående och välkomnas av Stiftelsen.

De senaste åren har Stiftelsen verksamhet påverkats av intern och extern turbulens. Bl.a. har det varit flera byten på ordförandeposten och några ledamöter har lämnat styrelsen. Detta och annat – Stiftelsens policy för handel i egen räkning samt riskhantering – har även uppmärksammats i medier i negativa sammanhang. Styrelsen har anledning att reflektera kring allt som hänt och dra nödvändiga lärdomar av det. 

Den möjlighet till handel i egen räkning som sedan 2009 fanns har visat sig problematisk. Styrelsens styrning och ledning har lidit av de många personbytena och inte fungerat optimalt.

Östersjöstiftelsens verksamhet har onekligen fått sig en törn.

Styrelsen har vidtagit och vidtar fortsättningsvis åtgärder för att rätta till de brister som har uppmärksammats:

• Stiftelsens policy för handel i egen räkning har förändrats. Den 22 augusti infördes ett nytt regelverk där möjlighet till handel i egen räkning i onoterade bolag inte längre finns. Den nya policyn i sin helhet finns tillgänglig här.

• Stiftelsens jävsregler har systematiserats. Styrelsen har nyligen beslutat om nya jävsregler, vilket bland annat innebär att rutinerna för hur och till vem frågor om eventuellt jäv ska anmälas har stramats upp. Den nya jävspolicyn finns tillgänglig här.

• Styrelsen förstärks med nya personer. Inom en relativt snar framtid kommer två vakanser i styrelsen att behöva fyllas. Inför de nya rekryteringarna gör styrelsen en genomgång av vilka kompetensbehov som finns i styrelsen. Målsättningen är att ta detta tillfälle i akt för att tillföra sådan kompetens som förlorats genom avgångar.

Styrelsen kommer självklart att löpande följa upp dessa åtgärder och effekterna av dem.  I Stiftelsen pågår ett kontinuerligt arbete med att utveckla verksamheten och styrelsen är förstås beredd att vidta ytterligare åtgärder om så krävs.

Därutöver gör styrelsen bedömningen att det är högst angeläget att med hjälp av en oberoende granskare allsidigt genomlysa Stiftelsens verksamhet. Styrelsen har därför beslutat att en sådan genomlysning ska genomföras av en extern, oberoende jurist.

Genomlysningen kommer att bedrivas självständigt. Det står utredaren fritt att granska och analysera verksamheten och i ett skriftligt utlåtande lyfta fram det granskaren funnit vara relevant.

Följande områden bör särskilt belysas i genomlysningen på ett allsidigt sätt:

• Stiftelsens ledning och styrning; kompetenser och kommunikation inom styrelse och verksamhet
• Policies/styrdokument
• Administrativa strukturer, rutiner och förfaranden
• Kapitalförvaltningens struktur, organisation och inriktning

Arbetet påbörjas snarast och ska genomföras skyndsamt. Stiftelsens styrelse och kansli bidrar med alla underlag som granskaren är i behov av för att kunna fullgöra uppdraget.