Anvisningar för ansökan om konferensstöd 2026

2025-12-15

Medel kan sökas för konferenser med tydlig relevans för Östersjöregionen och Östeuropa. Syftet är att främja internationellt samarbete, kunskapsutbyte och spridning av forskningsresultat om detta område. Utlysningen är öppen för forskare inom och utanför Sverige.

Kan sökas av: Enskild forskare med doktorsexamen.

Kan avse: Kostnader i samband med anordnande av en enskild konferens med tydlig relevans för Östersjöregionen och Östeuropa. Konferensen måste omfatta minst 25 deltagare.

Dispositionstid: Maximalt ett år.

Maximal belopp: 250 000 SEK.

Medelsförvaltare: Södertörns högskola.

A.   Viktiga datum

Utlysningsomgång 1

• Utlysningen öppnar: den 15 december 2025 kl. 09:00.
• Sista ansökningsdag är den 28 januari 2026 kl. 15.00.
• Beslut meddelas i mars 2026.
• Startdatum: 1 juli 2026, dispositionstiden är ett år.

Utlysningsomgång 2

• Utlysningen öppnar: den 17 augusti 2026 kl. 09:00.
• Sista ansökningsdatum: den 29 september 2026 kl. 15:00.
• Beslut meddelas i november 2026.
• Startdatum: 1 januari 2027, dispositionstiden är ett år.

B.   Allmänna villkor

1. Medelsförvaltare: Beviljade konferensmedel ska förläggas till Södertörns högskola, det vill säga Södertörns högskola ska vara medelsförvaltare. Konferensen behöver inte äga rum vid Södertörns högskola.
2. Godkännande: Ansökan ska godkännas av medelsförvaltaren genom antingen digital underskrift eller en signerad blankett (innan ansökan skickas in). Se Södertörns högskolas checklista med interna rutiner. Se mer om signering och vad den innebär under F. Anvisningar för ansökan, Signering.
3. Samfinansiering: Östersjöstiftelsen godkänner samfinansiering av konferenser med annan forskningsfinansiär, men stiftelsens andel av den totalt sökta budgeten ska framgå av ansökan. Om medel för samma eller liknande konferens även söks från annan finansiär ska detta anges i ansökan. Om medel erhålls från annan finansiär för konferensen ska detta alltid meddelas stiftelsens kansli. Beviljade medel kan inte användas för kostnader som täcks av annan finansiär.
4. Regeringens uppmaning: Stiftelsen följer regeringens uppmaning att säkerställa att kontakter och samarbeten med ryska och belarusiska statliga institutioner omedelbart upphör och att inga nya samarbeten inleds. Stiftelsen kommer inte att finansiera forskningssamarbeten kopplade till staten i Ryssland eller Belarus. 
5. AI-användning: Projektledaren ansvarar att följa Östersjöstiftelsens riktlinjer för användning av AI-verktyg vid utformning av ansökan om forskningsmedel. 
6. Öppen tillgång: Om medel söks för en konferenspublikation (abstractsamling eller proceedings) så ska denna vara publicerad omedelbart öppet tillgängligt.
7. Integritetspolicy: För att kunna hantera ansökan samlar stiftelsen in och behandlar personuppgifter som en del av ansökningsprocessen. Projektledaren ansvarar att samtliga deltagare i ansökan är medvetna om stiftelsens integritetspolicy.
8. SweCRIS: Information om beviljade medel från stiftelsen lämnas för publicering i SweCRIS, en nationell databas för forskningsprojekt över bidragsfinansierad forskning. 
9. Webbplats: Östersjöstiftelsen publicerar uppgifter om beviljade medel på sin webbplats.
10. Uppföljning: 
    • Slutredovisning: En slutredovisning (ekonomisk och vetenskaplig) ska skickas in inom fyra månader efter sista dispositionsdatum. 
    • Även andra former av uppföljning kan förekomma. 

C.   Sökande

1. Projektledare:
   • Projektledaren ska ha avlagt doktorsexamen vid ansökningstillfället.
   • Projektledaren ansvarar för det fortlöpande arbetet med konferensen. Projektledaren är också kontaktperson för konferensen gentemot Östersjöstiftelsen och medelsförvaltaren både när ansökan skapas, under beredningsperioden och efter att beslut om medel har fattats.
2. Antal deltagare: Minst 25 deltagare.
3. Organisationskommitté: Minst en anställd vid Södertörns högskola behöver ingå i organisationskommitté för konferensen.
4. Antal ansökningar: Det är möjligt att skicka in flera ansökningar om konferensstöd samtidigt samt ansöka under pågående projekt. För mer information se översikt Vilka medel man kan söka och ha samtidigt.

D.   Beredning

Ansökningar om konferensstöd bereds av en särskilt tillsatt bedömarpanel. Se panelens sammansättning. Panelen bedömer ansökningar i konkurrens utifrån de uppsatta bedömningskriterierna och fattar beslut om medel. De sökande meddelas beslut per epost. Ingen individuell motivering för beslut ges.

Bedömningskriterier

• vetenskaplig kvalitet
• konferensens relevans för Östersjö­regionen och Östeuropa
• samhällsrelevans

Relevans för Östersjö­regionen och Östeuropa

Konferensens innehåll måste ha hög relevans för Östersjö­regionen och Östeuropa. Samma beskrivning av denna relevans som gäller för forskningsprojekt tillämpas också när det gäller konferensstöd.

Den av Östersjöstiftelsen finansierade forskningen ska enligt stiftelsens stadgar ”ha anknytning till Östersjöregionen och Östeuropa”. Med Östersjöregionen avses Östersjön samt de områden som gränsar till detta hav. Med Östeuropa avses det postkommunistiska Central-, Syd- och Östeuropa (se vidare information om Östersjöregionen och Östeuropa). Östersjöstiftelsen finansierar inte forskning som uteslutande berör Sverige eller svenska förhållanden. Dock kan stöd utgå för forskning som berör Sverige, eller länder helt utanför Östersjöregionen och Östeuropa vid komparativa studier när detta är vetenskapligt motiverat.

För att forskningen ska bedömas ha hög relevans för Östersjö- och Östeuropaområdet ska den konkret bidra till vår kunskap om detta område. Forskning inom området som involverar samarbeten med forskare och forskningsinstitutioner samt andra aktörer i Östersjö- och Östeuropaområdet förstärker relevansen. Forskning vars huvudfråga är mer principiell, och där Östersjö- eller Östeuropaområdets betydelse inte motiveras av huvudfrågan, eller där kopplingen till området är indirekt, bedöms ha lägre relevans.

Samhällsrelevans

Vid bedömningen av ansökningarna kommer även samhällsrelevansen – där detta låter sig tillämpas – att vara ett viktigt kriterium.  Samhällsrelevans kan både tolkas som forskningsresultatens praktiska tillämpning i samhället eller som en fråga om hur resultaten hjälper oss att förstå samhällsfenomen, empiriskt eller teoretiskt. 

E.    Budget

1. Bidragsbelopp: budgeten för konferensen ska inte överstiga 250 000 kronor.
2. Kostnader: 
   • Medel kan sökas för kostnader att anordna en konferens: såsom lokalkostnader, arvoden till talare, rese-, mat- och logikostnader, för konferenspublikation av typen abstractsamling och proceedings samt indirekta kostnader (OH).
   • Vid beräkning av resor, kost och logi ska dessa kostnader vara förenliga med medelsförvaltarens regler för resor och representation.Medel kan inte sökas för löner.
   • Planeras en förlagsutgiven konferensantologi så söks den separat inom stödformen publiceringsstöd.
3. Budgetkommentar:
   • Observera att samtliga kostnader utförligt ska specificeras och motiveras i fältet för budgetkommentar. Detta innebär att du ska ge en realistisk kalkyl över enskilda kostnader, att dessa preciseras på en detaljnivå som möjliggör granskning av deras rimlighet i relation till konferensens syfte samt att kostnaderna motiveras och argumenteras för utifrån det enskilda konferensens syfte och genomförande. Ospecificerade eller omotiverade kostnader beviljas inte. 
   • Beräkningen av beloppet för indirekta kostnader måste framgå av budgetkommentaren.
   • Observera att budgetkommentaren är obligatorisk.

F.    Anvisningar för ansökan

Viktig information

• Ansökningssystem: Ansökningar skickas in via Apply. 
• Språk: Hela ansökan ska vara skriven på engelska. Ofullständiga ansökningar och/eller ansökningar skrivna delvis på svenska beaktas ej.
• Ändringar i inskickad ansökan: När ansökan är inskickad kan projektledaren själv inte ändra i den. Om ändringar i ansökan behövs, kontakta stiftelsens kansli.
• Obligatoriska bilagor: Projektbeskrivning, referenser och CV laddas upp som separata pdf:er. Inga bilagor får bifogas förutom de pdf:er som efterfrågas i ansökningssystemet.

Ansökningsformulär

Sammanfattning: får omfatta maximalt 1500 tecken inklusive blanksteg. Den ska redovisa konferensens syfte, genomförande och relevans för Östersjöregionen och Östeuropa.

Projektbeskrivning: ska omfatta maximalt tre sidor text (Times New Roman 12 punkter, radavstånd 1,5 och normala marginaler).
Av projektbeskrivningen ska klart framgå konferensens:

• Syfte och vetenskapliga relevans
• Relevans för Östersjöregionen och Östeuropa
• Samhällsrelevans
• Konferensens genomförande till exempel
  • Målgrupp
  • Spridning av information om konferensen
  • Organisationskommitté
  • Hur konferensen ska dokumenteras
  • Ett program för konferensen

Det är den sökandes ansvar att utförligt motivera relevansen för Östersjöregionen och Östeuropa samt samhällsrelevansen.

Signering

Ansökan ska signeras av projektledaren och av behörig företrädare för medelsförvaltaren, oftast prefekten vid den institution dit nätverket avses förläggas. Ansökan kan inte skickas in utan signering av prefekt. Östersjöstiftelsen behandlar endast signerade ansökningar. 

Ansökan signeras digitalt med BankID i stiftelsens ansökningssystem Apply. Ifall BankID inte finns laddas en särskild blankett för signering ner från ansökningssystemet. Varje part väljer signeringssätt i ansökningssystemet.

Signeringen av projektledaren innebär en bekräftelse av att: 

• uppgifterna i ansökan är korrekta och följer Östersjöstiftelsens instruktioner 
• projektledaren kommer att följa samtliga villkor som gäller för medlen. 

Signeringen av medelsförvaltaren innebär en bekräftelse av att: 

• medelsförvaltaren godkänner kostnadsberäkningen i ansökan 
• medelsförvaltaren kommer att följa samtliga villkor som gäller för medlen. 

Ovanstående punkter ska ha diskuterats mellan parterna innan projektledaren och företrädaren för medelsförvaltaren godkänner och signerar ansökan.