Anvisningar för ansökan om medel till postdok-projekt 2026

2025-12-15

Med postdok-projekt avses stöd till en enskild forskare som nyligen har erhållit sin doktorsexamen. Stödet ska användas för att utföra en väl definierad forskningsuppgift inom en begränsad tid. Forskaren formulerar själv sitt forskningsproblem, metod och genomförande. 

Kan sökas av:  

• Enskild forskare med doktorsexamen. Kan sökas upp till tre år efter doktorsexamen. 
• Doktorand som kommer att ha avlagt doktorsexamen innan projektperiodens start (senast den 31 december 2026). 

Projektperiod:  Två år. 

Belopp: Det finns inget maximalt sökbart belopp. Lönemedel kan omfatta 80–100 procent av heltidstjänst/år.

Medelsförvaltare: Södertörns högskola.

A.    Viktiga datum

• Utlysningen öppnar:  den 15 december 2025 kl. 09.00.
• Steg 1: sista ansökningsdag är den 28 januari 2026 kl. 15.00.
• Besked om huruvida ansökan har beviljats att gå vidare till steg 2 meddelas i mars 2026.
• Steg 2: sista ansökningsdag är den 28 april 2026 kl. 15.00 (en fullständig och signerad ansökan skickas in).
• Beslut om ansökan meddelas i oktober 2026.
• Projektstart: 1 januari 2027. Ett extra år av dispositionstid för bidragen tillkommer.

B.    Allmänna villkor

1. Medelsförvaltare: Alla projekt måste förläggas vid Södertörns högskola, som är medelsförvaltare.
   • Medelsförvaltaren beslutar om, och ansvarar för, eventuella anställningar av internationell personal samt betalningar för aktiviteter och tjänster som utförs i andra länder.
2. Godkännande: Redan i steg 1 ska projektledaren förankra hos medelsförvaltaren (Södertörns högskola) att medel söks hos Östersjöstiftelsen. Se Södertörns högskolas checklista med interna rutiner. I steg 2 ska ansökningar godkännas av medelsförvaltaren genom antingen digital underskrift eller en signerad blankett (innan ansökan skickas in). Se mer om signering och vad den innebär under F. anvisningar för ansökan, Signering.
3. Samfinansiering: Östersjöstiftelsen godkänner i normalfallet inte samfinansiering av forskningsprojekt med annan forskningsfinansiär. Om medel för samma eller liknande projekt även söks från annan finansiär ska detta anges i ansökan. Om medel erhålls från annan finansiär för projektet ska detta alltid meddelas stiftelsens kansli.
4. Forskning i andra länder: Om någon del av forskningen ska utföras i ett annat land behöver projektledaren ta ställning till om det i det aktuella landet finns krav utöver i Sverige gällande rätt. Även eventuella tillstånd eller godkännanden måste finnas på plats innan forskningen påbörjas.
5. Regeringens uppmaning: Stiftelsen följer regeringens uppmaning att säkerställa att kontakter och samarbeten med ryska och belarusiska statliga institutioner omedelbart upphör och att inga nya samarbeten inleds. Stiftelsen kommer inte att finansiera forskningssamarbeten kopplade till staten i Ryssland eller Belarus.
6. AI-användning: Projektledaren ansvarar att följa Östersjöstiftelsens riktlinjer för användning av AI-verktyg vid utformning av ansökan om forskningsmedel.
7. Etiskt godkännande: En etikprövning måste genomföras och godkännas innan forskningen påbörjas. I ansökan ska etiska överväganden redovisas i ett särskilt fält. Kommentera och motivera om projektet saknar etisk problematik, kräver vissa etiska hänsynstaganden, ska bedömas av Etikprövningsmyndigheten eller redan har erhållit etiskt godkännande. Stiftelsen stödjer inte forskning som genomförs utomlands och som uppenbart inte skulle få tillstånd att utföras i Sverige.
8. Datahanteringsplan: En datahanteringsplan krävs för projekt finansierade av Östersjöstiftelsen. Planen ska beskriva hur data som samlas in och/eller skapas kommer att hanteras under forskningens gång och hur den ska tas om hand efteråt. Planen ska inte skickas in till Östersjöstiftelsen, men signering av ansökan innebär att medelsförvaltaren intygar att en datahanteringsplan kommer att finnas när projektet påbörjas samt att planen underhålls
9. Öppen tillgång: Forskare som har erhållit medel måste publicera sina resultat med öppen tillgång. Detta gäller sakkunnigbedömda texter i tidskrifter och i konferenspublikationer.
10. Integritetspolicy: För att kunna hantera ansökan samlar stiftelsen in och behandlar personuppgifter som en del av ansökningsprocessen. I ansökan bekräftas att projektledaren har tagit del stiftelsens integritetspolicy.
11. SweCRIS: Information om beviljade medel från stiftelsen lämnas för publicering i SweCRIS, en nationell databas för forskningsprojekt över bidragsfinansierad forskning.
12. Webbplats: Östersjöstiftelsen publicerar uppgifter om beviljade medel på sin webbplats.
13. Uppföljning:
    • Halvtidsuppföljning: Halvvägs i projektperioden följer Östersjöstiftelsen som regel upp projektet. Se mer information om halvtidsuppföljning.
    • Slutredovisning: En slutredovisning (ekonomisk och vetenskaplig) ska skickas in inom fyra månader efter projektets slut.
    • Även andra former av uppföljning av projektet kan förekomma.

C.   Sökande – projektledare

1. Projektledaren måste antingen ha avlagt doktorsexamen vid ansökningstillfället eller ha avlagt doktorsexamen före projektperiodens start (senast den 31 december 2026).
2. Ifall projektledaren inte har avlagt doktorsexamen vid ansökningstillfället ska planerat datum för doktorsexamen anges. Om postdok-projektet beviljas kommer stiftelsen begära ett intyg om att projektledaren har erhållit doktorsexamen innan projektperiodens start. Har projektledaren inte erhållit doktorsexamen innan projektperiodens start, den 1 januari 2027, kan de beviljade medlen inte användas.
3. Postdok-projekt kan sökas upp till tre år efter doktorsexamen (med möjlighet till sedvanlig avräkning av tid för föräldraledighet, sjukdom, tjänstgöring inom totalförsvaret, fackligt eller politiskt förtroendeuppdrag).
4. Medelsförvaltare: Projektledaren behöver inte vara anställd av medelsförvaltaren vid ansökningstillfället. Under projektperioden måste projektledaren vara anställd vid Södertörns högskola.
5. Roll: Projektledaren ansvarar för projektets löpande arbete och fungerar som kontaktperson gentemot stiftelsen och medelsförvaltaren både när ansökan skapas, under beredningsperioden och efter att beslut om medel har fattats. Projektledaren måste säkerställa stöd för projektplanen från medelsförvaltaren, inklusive forskning som bedrivs delvis utanför Sverige.
6. Antal ansökningar: Deltagande i endast en ansökan om forskningsmedel per år är tillåten, oavsett om forskaren är projektledare eller projektdeltagare. För mer information se översikt Vilka medel man kan söka och ha samtidigt.
7. Regler för parallella projekt: Ingår den sökande som deltagare i ett pågående projekt med stöd från Östersjöstiftelsen kan den sammanlagda aktivitetsgraden för projekten inte överskrida 100 procent av heltidstjänst/år.

D.   Beredning

Bedömningsprocess

Forskningsdelegationen granskar ansökningarna om postdok-projekt i konkurrens utifrån de uppsatta bedömningskriterierna. Delegationen består av en ämnesmässigt brett sammansatt grupp av forskare. Se forskningsdelegationens sammansättning.

Steg 1

Projektledaren skickar in en ansökan med projektbeskrivning i skiss-format. Ett urval av ansökningar går vidare till steg 2, medan övriga avslås. Inga motiveringar till avslagen ges.

Steg 2

För de ansökningar som fortsätter till steg 2 skickar projektledaren in en utvecklad ansökan. Ansökningar i steg 2 granskas av minst två externa sakkunniga, efter rekommendation från forskningsdelegationen. Förslag på sakkunniga från sökande tas inte emot.

Forskningsdelegationen bedömer därefter de fördjupade ansökningarna, med externa sakkunnigutlåtanden som underlag. Forskningsdelegationen prioriterar ansökningarna och lämnar en rekommendation om vilka ansökningar som bör avslås respektive beviljas till Östersjöstiftelsens styrelse.

Efter styrelsens beslut meddelas de sökande via e-post. De sökande delges sakkunnigutlåtanden. Ingen individuell motivering för beslut ges. För beviljade projekt ska ett kontrakt undertecknas av projektledaren, medelsförvaltaren och Östersjöstiftelsen.

Bedömningskriterier

• vetenskaplig kvalitet
• forskningens relevans för Östersjö­regionen och Östeuropa
• samhällsrelevans

Vetenskaplig kvalitet

Den av Östersjöstiftelsen finansierade forskningen ska hålla högsta vetenskapliga kvalitet. Sammantaget ska forskningen bidra till teoretisk och metodologisk utveckling samt visa prov på originalitet och fördjupning.

Relevans för Östersjöregionen och Östeuropa

Den av Östersjöstiftelsen finansierade forskningen ska enligt stiftelsens stadgar ”ha anknytning till Östersjöregionen och Östeuropa”. Med Östersjöregionen avses Östersjön samt de områden som gränsar till detta hav. Med Östeuropa avses det postkommunistiska Central-, Syd- och Östeuropa (se vidare information om Östersjö- och Östeuropaområdet). Östersjöstiftelsen finansierar inte forskning som uteslutande berör Sverige eller svenska förhållanden. Dock kan stöd utgå för forskning som berör Sverige, eller länder helt utanför Östersjöregionen och Östeuropa vid komparativa studier när detta är vetenskapligt motiverat.

För att forskningen ska bedömas ha hög relevans för Östersjö- och Östeuropaområdet ska den konkret bidra till vår kunskap om detta område. Forskning inom området som involverar samarbeten med forskare och forskningsinstitutioner samt andra aktörer i Östersjö- och Östeuropaområdet förstärker relevansen. Forskning vars huvudfråga är mer principiell, och där Östersjö- eller Östeuropaområdets betydelse inte motiveras av huvudfrågan, eller där kopplingen till området är indirekt, bedöms ha lägre relevans.

Samhällsrelevans

Vid bedömningen av ansökningarna kommer även samhällsrelevansen – där detta låter sig tillämpas – att vara ett viktigt kriterium.  Samhällsrelevans kan både tolkas som forskningsresultatens praktiska tillämpning i samhället eller som en fråga om hur resultaten hjälper oss att förstå samhällsfenomen, empiriskt eller teoretiskt.

Samlad bedömning

Östersjöstiftelsens forskningsdelegation gör en samlad bedömning av vilka ansökningar som kan beviljas, utifrån de kriterier som preciserats ovan. I samband med detta görs dels en bedömning av varje enskild ansökan, dels en bedömning av varje enskilt projekt i relation till övriga ansökningar. En bedömning görs också av ansökans förhållande till internationellt forskningsläge samt projektets genomförbarhet. Vid likvärdig bedömning av ansökningars vetenskapliga kvalitet tas hänsyn till könsfördelning och fördelningen på vetenskapsområden i urvalet av de projekt som föreslås få stöd.

E.     Budget

Bidragsbelopp: För postdok-projekt kan lönemedel sökas för mellan 80 och 100 procent heltidstjänst per år under två år.

Kostnader:

1. Lön
   • Ange månadslön och aktivitetsgrad per år.
   • För projektledare som inte har anställning vid Södertörns högskola vid tidpunkten för ansökan, uppge den lön och LKP som projektledaren kommer att ha enligt överenskommelse med behörig företrädare för medelsförvaltaren (oftast prefekt).
   • Eventuell undervisning eller andra uppdrag (upp till högst 20 % av en heltidstjänst) inom ramen för en postdoktoral tjänst finansieras inte av stiftelsen.
2. Lönekostnadspåslaget (LKP) är ett generellt påslag på den sammanlagda lönekostnaden. Fyll i procentsats enligt överenskommelse med behörig företrädare för medelsförvaltaren (oftast prefekt). Det är obligatorisk att ange procentsats för LKP.
3. Indirekta kostnader (OH) räknas på summan för lönekostnader inklusive LKP. Ange procentsats som gäller för den institution som projektet kommer att förläggas vid eller enligt överenskommelse med behörig företrädare för medelsförvaltaren (oftast prefekt). Det är obligatorisk att ange procentsats för OH.
4. Lokalkostnader omfattar i vanliga fall kostnader för ett rum hos medelförvaltaren.
5. Undersökningskostnader avser utgifter som är direkt kopplade till materialinsamling och analys. Kostnader kan till exempel omfatta tillgång till arkiv eller enkätundersökningar.
6. Kostnader för konferenser och resor innebär kostnader relaterade till att organisera eller delta i konferenser, möten och workshops.
7. Övriga kostnader avser externa tjänster, utrustning samt etikprovning med mera.
   • I undantagsfall är det möjligt att inkludera språklig och annan assistans i ett postdok-projekt. Icke-forskande personal såsom assistenter och teknisk personal ska tas upp i budgeten för övriga kostnader. Räkna in lön och LKP för icke-forskande personal i den summa som anges under övriga kostnader. Icke-forskande personal behöver inte namnges vid ansökningstillfället utan dessa anställningar underställs respektive prefekt. I budgetkommentaren ska kostnader och arbetsuppgifter för denna noggrant specificeras och motiveras liksom omfattningen på uppdraget. Av projektbeskrivningen ska framgå hur den sökande ansvarar för och är delaktig i assistentens del i genomförandet av projektet.
8. Kostnader för spridning av projektresultat ingår i ansökan i form av schablonbidrag: 60 000 SEK. Kostnader för tryckning, språkgranskning, översättning, publicering öppet tillgängligt med mera ska därför inte ingå i ansökan utöver schablonen.

Budgetkommentar

Observera att samtliga direkta kostnader, även kostnader för resor och materialinsamling, utförligt ska specificeras och motiveras i fältet för budgetkommentar. Detta innebär att du ska ge en realistisk kalkyl över enskilda kostnader, att dessa preciseras på en detaljnivå som möjliggör granskning av deras rimlighet i relation till projektets syfte samt att kostnaderna motiveras och argumenteras för utifrån det enskilda projektets syfte och genomförande. Ospecificerade eller omotiverade kostnader beviljas inte.

Observera att budgetkommentaren är obligatorisk.

F.     Anvisningar för ansökan

Viktig information

• Ansökningssystem: Ansökningar skickas in via Apply.
• Språk: Hela ansökan ska vara skriven på engelska. Ofullständiga ansökningar och/eller ansökningar skrivna delvis på svenska beaktas ej.
• Ändringar i inskickad ansökan: När ansökan är inskickad kan projektledaren själv inte ändra i den. Om ändringar i ansökan behövs, kontakta stiftelsens kansli.
• Obligatoriska bilagor: Projektbeskrivning, referenser och CV laddas upp som separata pdf:er. Inga bilagor får bifogas förutom de pdf:er som efterfrågas i ansökningssystemet.

Ansökningsformulär

Huvudsakliga delar av ansökningsformulär är likadana i steg 1 och steg 2. Projektbeskrivning utvecklas mellan steg 1 och steg 2.

Sammanfattning

Sammanfattningen får omfatta maximalt 1500 tecken inklusive blanksteg. Den ska redovisa och motivera forskningsuppgiften samt redovisa teori, metod och empiri. Sammanfattningen ska skrivas så att även personer med annan forskningsinriktning kan förstå. Om ansökan beviljas publiceras sammanfattningen av projektet, utan att redigeras, på Östersjöstiftelsens webbplats.

Projektbeskrivning i steg 1

I Steg 1 får projektbeskrivningen omfatta högst fyra sidor (Times New Roman 12 punkter, radavstånd 1,5, normala marginaler).

Av projektbeskrivningen ska klart framgå projektets:

• Syfte och frågeställning
• Bidrag till ny kunskap och till den internationella forskningsfronten
• Teori och metod
• Material
• Tidsplan och upplägg
• Vetenskaplig relevans för Östersjöregionen och Östeuropa samt nyttan av projektet för den samlade kunskapsbildningen inom området
• Samhällsrelevans
• Samverkan med eventuella gästforskare och eventuella andra vetenskapliga kontakter såväl inom Östersjöregionen och Östeuropa som nationellt och internationellt.

Det är den sökandes ansvar att utförligt motivera relevansen för Östersjöregionen och Östeuropa samt samhällsrelevansen.

Projektbeskrivning i steg 2

Projektbeskrivningen ska innehålla samma information som i steg 1 men vara mer detaljerad och dessutom omfatta en plan för hur dels information om projektet, dels forskningsresultaten ska kommuniceras, såväl inomvetenskapligt som till samhället i övrigt. Av projektbeskrivningen i steg 2 ska också klart framgå en bedömning av potentiella risker, begränsningar och utmaningar samt strategier för att hantera dessa.

Projektbeskrivningen ska i steg 2 omfatta högst sex sidor (Times New Roman 12 punkter, radavstånd 1,5 och normala marginaler)

Mellan första och andra stegets ansökningar ska projektbeskrivningen utvecklas. I övrigt bör inte några större ändringar göras i ansökan mellan steg 1 och 2.

Referenser

Referenser redovisas i en separat fil. Ange fullständiga referenser till de källor som hänvisas till i projektbeskrivningen. Referenserna får omfatta högst fem sidor.

CV

CV ska omfatta högst två sidor. CV ska innehålla följande uppgifter: datum för doktorsexamen (ÅÅÅÅMMDD), anställning, de maximalt fem viktigaste vetenskapliga publikationerna gärna med hänsyn tagen till det projekt som föreslås, tidigare externa forskningsmedel, erfarenheter av projektledarskap och handledning, internationella forskningsvistelser samt språkkunskaper relevanta för projektet.

Inom stödformen kan avräkning göras av tid för föräldraledighet, sjukdom, tjänstgöring inom totalförsvaret, fackligt eller politiskt förtroendeuppdrag. Om avräkning är aktuellt, ange tidsperioden och skälen för avräkning i CV.

Signering

I steg 1 markeras i ansökan att godkännande från medelsförvaltaren har erhållits.

I steg 2 ska ansökan signeras av projektledaren och av behörig företrädare för medelsförvaltaren, oftast prefekten vid den institution dit projektet avses förläggas. Obs. Ansökan i steg 2 kan inte skickas in utan signering av prefekt. Östersjöstiftelsen behandlar endast signerade ansökningar.

Ansökan signeras digitalt med BankID i stiftelsens ansökningssystem Apply. Ifall BankID inte finns laddas en särskild blankett för signering ner från ansökningssystemet. Varje part väljer signeringssätt i ansökningssystemet.

Signeringen av projektledaren innebär en bekräftelse av att:

• uppgifterna i ansökan är korrekta och följer Östersjöstiftelsens instruktioner
• nödvändiga tillstånd och godkännanden finns vid projektstart, exempelvis avseende etikprövning
• en datahanteringsplan kommer att finnas när projektet påbörjas samt att planen underhålls
• projektledaren kommer att följa samtliga villkor som gäller för medlen.

Signeringen av medelsförvaltaren innebär en bekräftelse av att:

• den beskrivna forskningen, anställningen och utrustningen, inklusive anställningar, arvoderingar och uppdrag för forskare som vid tidpunkten för ansökan inte är anställda vid medelsförvaltaren, kan beredas plats vid institutionen under den tid och i den omfattning som anges i ansökan
• den sökande kommer att vara anställd vid medelsförvaltaren under den tid som ansökan avser
• medelsförvaltaren godkänner kostnadsberäkningen i ansökan
• den forskning som utförs inom projektet bedrivs i enlighet med svensk lagstiftning
• en datahanteringsplan kommer att finnas när projektet påbörjas samt att planen underhålls
• medelsförvaltaren kommer att följa samtliga villkor som gäller för medlen.

Ovanstående punkter ska ha diskuterats mellan parterna innan projektledaren och företrädaren för medelsförvaltaren godkänner och signerar ansökan.