Anvisningar för ansökan om medel till storprojekt 2025

2024-12-16

Med storprojekt avses stöd till en forskargrupp bestående av minst fyra forskare, med en gemensam och väl sammanhållen forskningsuppgift. Ett storprojekt ska karaktäriseras av excellens i ansökans delar och i dess helhet. Forskningsprojektet måste vara väl genomtänkt från det övergripande forskningsproblemet till det konkreta genomförandet. Storprojekt avser en utmanande forskningsuppgift och sammansättningen av forskargruppen måste vara noga utformad för att lösa denna.

En förutsättning för att erhålla medel för storprojekt är att en kvalificerad forskningsmiljö eller ett kvalificerat forskarnätverk finns på plats som är väl förankrat i det internationella forskarsamhället. Storprojekt syftar till samarbeten över ämnes-, lärosätes- och nationsgränser. Storprojekt syftar till att ge forskare möjlighet att skapa en forskargrupp verksam på lång sikt. Storprojekt karaktäriseras av ett starkt internationellt inslag i forskargruppen

Översikt:

• Behöriga sökande: Grupp om minst fyra forskare, som även kan söka medel inom ramen för storprojektet till postdoktorer och doktorander.
• Projektperiod: Fyra eller fem år.
• Bidragsbelopp: Maximalt 5 miljoner SEK per år, totalt 25 miljoner SEK.
• Medelsförvaltare: Södertörns högskola.
• System: Ansökningar skickas in via stiftelsens ansökningssystem.

Viktiga datum

• Utlysningen öppnar måndagen den 16 december 2024 kl. 09.00.
• Ansökningar måste skickas in senast fredagen den 31 januari 2025 kl. 15.00.
• Besked om ansökningar som godkänts för vidare bedömning av externa experter och efterföljande intervjuer meddelas i maj 2025.
• Datum för intervjuer meddelas i maj 2025.
• Intervjuer med forskargrupper genomförs i september 2025.
• Beslut meddelas direkt till projektledarna i mitten av oktober 2025 och publiceras på stiftelsens webbplats en vecka senare.

Instruktioner och villkor

A. Allmänna krav

1. Språk:  Hela ansökan ska vara skriven på engelska. Ansökningar som delvis är på svenska eller är ofullständiga kommer inte att behandlas.
2. Projektperiod: Finansiering startar från den 1 januari 2026.
3. Obligatoriska filer: Ladda upp projektbeskrivningar, referenser och CV:n som separata PDF-filer; andra bilagor är inte tillåtna.
4. Godkännande: Projektledarna måste förankra sin ansökan med medelsförvaltaren (Södertörns högskola) innan de ansöker om finansiering. För instruktioner om högskolans interna process, se checklistan på deras personalsida. Godkännandet från medelsförvaltaren bekräftas genom digitala signaturer eller ett undertecknat formulär som skickas in tillsammans med ansökan i systemet.
5. Ansvar: Projektledaren är också kontaktperson för projektet gentemot stiftelsen och medelsförvaltaren när ansökan skapas, under bedömningsperioden och efter att finansieringsbeslut har fattats.
6. Flera finansiärer: Om ytterligare finansiering söks från andra håll måste detta anges i ansökan. Stiftelsen godkänner normalt inte samfinansiering av forskningsprojekt med en annan forskningsfinansiär.
7. Medelsförvaltare: Alla projekt måste forläggas vid Södertörns högskola, som är medelsförvaltare.
8. Datahanteringsplan: En datahanteringsplan krävs för finansierade projekt, även om den inte behöver skickas in. Det måste bekräftas att en plan kommer att finnas på plats innan projektet startar. Se Vetenskapsrådets webbplats för exempel på utformning av centrala delar i en datahanteringsplan.
9. Etiskt godkännande: En etikprövning måste genomföras och ett godkännande finnas innan forskningen påbörjas. I ansökan ska etiska överväganden för det sökta projektet redovisas i ett särskilt fält. Kommentera och motivera om projektet saknar etisk problematik, kräver vissa etiska hänsynstaganden, ska bedömas av Etikprövningsmyndigheten eller redan har erhållit etiskt godkännande.
10. Internationell forskning: Projekt som genomförs utanför Sverige måste uppfylla både svenska och lokala lagkrav. Om någon del av forskningen ska bedrivas utanför Sverige måste projektledaren ta reda på om det aktuella landet ställer krav utöver dem som finns i relevant svensk lagstiftning. Eventuella tillstånd eller godkännanden måste vara på plats innan forskningen påbörjas.
11. Stiftelsen stödjer inte forskning som bedrivs utomlands och som uppenbarligen inte skulle få tillstånd att bedrivas i Sverige.
12. Öppen tillgång: Forskare måste publicera sina resultat med öppen tillgång.
13. Integritetspolicy: Stiftelsen samlar in och behandlar personuppgifter som en del av ansökningsprocessen. Projektledaren måste säkerställa att alla deltagare är medvetna om stiftelsens integritetspolicy.
14. Information om beviljade anslag från stiftelsen lämnas för publicering i SweCRIS, en nationell databas över bidragsfinansierad forskning.

B. Sökande: Projektledare och deltagare

1. Projektledare:
   • Projektledaren är ansvarig för det löpande projektarbetet och fungerar som kontaktperson för projektet gentemot stiftelsen och medelsförvaltaren när ansökan skapas, under bedömningsperioden och efter att ett finansieringsbeslut har fattats. Projektledaren ansvarar för att säkra projektplanens stöd från medelsförvaltaren, inklusive utländska deltagare och all forskning som delvis ska bedrivas i andra länder än Sverige.
   • Projektledaren måste ha en anställning vid Södertörns högskola under hela projektperioden.
2. Medelsförvaltare:
   • Alla projekt måste förläggas vid Södertörns högskola, som är medelsförvaltare. Det är medelsförvaltaren som beslutar om och ansvarar för att vid behov anställa utländsk personal eller betala för verksamheter och tjänster som utförs i andra länder.
   • Varken projektledaren eller deltagarna behöver vara anställda av medelsförvaltaren vid ansökningstillfället. Under projektperioden måste projektledaren vara anställd vid Södertörns högskola, medan övriga deltagare normalt ska tillbringa viss tid där.
3. Övriga deltagare:
   • Storprojekt måste bestå av minst fyra deltagare (inklusive projektledaren, exklusive postdoktorer och doktorander).
   • Storprojekt karaktäriseras av ett starkt internationellt inslag i forskargruppen.
   • Storprojekt kan inkludera forskare med doktorsexamen, postdoktorer och doktorander.
   • Inkluderas doktorander i storprojektet ska dessa vara väl handledda och ges synnerligen goda förutsättningar för att kunna vara integrerade i forskningsmiljön.
   • Postdoktorer som rekryteras får inte ha en doktorsexamen äldre än tre år (med möjlighet till sedvanlig avräkning av tid för föräldraledighet, sjukdom, tjänstgöring inom totalförsvaret, fackligt eller politiskt förtroendeuppdrag).
   • Forskare som vid ansökningstillfället ingår i stiftelsens Östersjö- och Östeuropaprogrammet (professorer och biträdande lektorer) kan ansöka om finansiering, men inte för sin egen lön under projektperioden.
   • Det finns inte någon åldersgräns för den som söker medel från stiftelsen. Förutsättningen för att avlönas inom storprojektet är att forskaren inte är heltidspensionerad under projektperioden.
4. Flera ansökningar:Flera ansökningar: Deltagande i endast en ansökan per år är tillåten, oavsett om forskaren är projektledare eller projektdeltagare. Se översikt Vilka medel man kan söka.
5. Stiftelsen följer regeringens uppmaning att säkerställa att kontakter och samarbeten med ryska och belarusiska statliga institutioner omedelbart upphör och att inga nya inleds. Stiftelsen kommer inte att finansiera forskningssamarbeten kopplade till staten i Ryssland eller Belarus.

C. Budget och kostnader

1. Bidragsbelopp: Projektbudgeten får inte överstiga 5 miljoner SEK per år. Budgeten kan fördelas olika från år till år men får inte, för ett femårigt projekt, överstiga totalt 25 miljoner SEK under hela projektperioden.
2. Berättigade kostnader: lön, lkp, indirekta kostnader, lokalkostnader och driftkostnader (kostnader för till exempel undersökningar, resor, workshops och konferenser) och kostnader för spridning av projektets resultat.
3. Assistent- och teknisk personal: Assistent- och teknisk personal kan inkluderas i budgeten under ”övriga kostnader”.
4. Begränsningar:
   • Projektledarens arbetstid: Projektledarens arbetstid i projektet måste omfatta minst 20 procent av en heltidstjänst per år. Denna arbetstid kan fördelas olika från år till år.
   • Publikationskostnader: Kostnader för tryckning, språkgranskning, översättning, publicering med öppen tillgång etc. ingår i kostnaderna för spridning av forskningsresultat. Ytterligare finansiering för dessa kostnader kan inte inkluderas i ansökan. När en slutredovisning för projektet har lämnats in kan dock publiceringsstöd sökas separat.
   • Doktorandkostnader: Om en doktorand deltar i projektet får projektfinansieringen inte användas som lön för undervisning eller andra institutionella uppgifter som doktoranden utför. Det är möjligt att ansöka om finansiering för doktorandtjänst i upp till fyra år, motsvarande 100 procent av en heltidstjänst per år.
   • Disputation och handledning: Finansiering för kostnader i samband med doktorandens disputation och handledning kan sökas. Inga kostnader för doktoranden efter projektperiodens slut täcks av stiftelsen; dessa kostnader är medelsförvaltarens ansvar.

D. Projektperiod och uppföljning

1. Projektperiod: Fyra eller fem år, med ett extra dispositionsår.
2. Halvtidsuppföljning: Projekt följs normalt upp halvvägs genom projektperioden. Se mer information om halvtidsuppföljning. Vid betydande avvikelser från projektplanen och tidsschemat kan stiftelsen besluta att avbryta finansieringen av projektet. Andra former av uppföljning av projektet kan också förekomma.
3. Slutredovisning: En slutredovisnimng (ekonomisk och vetenskaplig) ska lämnas in inom fyra månader efter projektets slut. Den vetenskapliga rapporten kommer att publiceras på stiftelsens webbplats.

E. Bedömningsprocess

Ansökningar om storprojekt granskas av en särskilt utsedd bedömningspanel som består av forskare med bred ämnesmässig sammansättning.

1. Beredning i flera steg

Varje panelledamot granskar ansökningarna utifrån de uppsatta kriterierna för bedömning. Vid ett möte med panelen väljs ett antal ansökningar ut för bedömning av internationella sakkunniga, minst tre per ansökan, vilka lämnar skriftliga utlåtanden. De sakkunniga utses av bedömarpanelen. Som sakkunniga engageras vetenskapligt kompetenta personer med kunskap som är relevant för ansökan. Östersjöstiftelsen tar inte emot förslag på sakkunniga från de sökande.

 Med ansökningar och sakkunnigutlåtanden som underlag intervjuar därefter bedömarpanelen ett urval av de forskargrupper som har ansökt om storprojekt. Panelen prioriterar sedan ansökningarna och lämnar en rekommendation om vilka ansökningar som bör avslås respektive beviljas till Östersjöstiftelsens styrelse.

Efter att styrelsen har fattat beslut skickas ett besked per e-post till de sökande och de sökande får ta del av de externa utlåtandena. Inga motiveringar för besluten ges. För de ansökningar som beviljas ska ett kontrakt för storprojektet signeras av projektledaren och av behörig företrädare för medelsförvaltaren samt av Östersjöstiftelsen.

2. Kriterier för bedömning

Kriterierna för bedömning av ansökningar är:

• vetenskaplig excellens
• forskningens relevans för Östersjö-­ och Östeuropaområdet
• nytänkande och originalitet
• forskningens internationella standard
• forskargruppens sammansättning och kompetens
• storprojektets genomförbarhet
• samhällsrelevans

Relevans för Östersjöregionen och Östeuropa: Den av Östersjöstiftelsen finansierade forskningen ska enligt stiftelsens stadgar ”ha anknytning till Östersjöregionen och Östeuropa”. Med Östersjöregionen avses Östersjön samt de områden som gränsar till detta hav. Med Östeuropa avses det postkommunistiska Central-, Syd- och Östeuropa (se vidare information om Östersjö- och Östeuropaområdet). Östersjöstiftelsen finansierar inte forskning som uteslutande berör Sverige eller svenska förhållanden. Dock kan stöd utgå för forskning som berör Sverige, eller länder helt utanför Östersjöregionen och Östeuropa vid komparativa studier när detta är vetenskapligt motiverat.

För att forskningen ska bedömas ha hög relevans för Östersjö- och Östeuropaområdet ska den konkret bidra till vår kunskap om detta område. Forskning inom området som involverar samarbeten med forskare och forskningsinstitutioner samt andra aktörer i Östersjö- och Östeuropaområdet förstärker relevansen. Forskning vars huvudfråga är mer principiell, och där Östersjö- eller Östeuropaområdets betydelse inte motiveras av huvudfrågan, eller där kopplingen till området är indirekt, bedöms ha lägre relevans.

Samhällsrelevans: Vid bedömningen av ansökningarna kommer även samhällsrelevansen – där detta låter sig tillämpas – att vara ett viktigt kriterium. Med samhällsrelevans avses här forskning vars resultat kan komma till nytta i de samhällen som beforskas och/eller kan bidra till att lösa aktuella problem i dessa samhällen alternativt kan teoretiskt eller empiriskt förklara bakgrunden till dessa problem.

F. Anvisningar för ansökan

1. Viktig information

• System: Ansökningar lämnas in istiftelsens ansökningssystem (Apply). Alla projektledare måste skapa ett konto för att skicka in en ansökan.
• Signering: Projektledaren och medelsförvaltaren måste digitalt signera ansökan för att bekräfta att villkoren efterlevs.
• Sista ansökningsdag: 31 januari 2024 kl. 15.00 CEST
• Ändringar efter inlämning: När ansökan är inskickad kan projektledaren själv inte ändra i den. Om ändringar i ansökan behövs, kontakta stiftelsens kansli.

2. Ansökningsformulär

Sammanfattning

Sammanfattningen får omfatta maximalt 1500 tecken inklusive blanksteg. Den ska redovisa och motivera forskningsuppgiften samt redovisa teori, metod och empiri. Sammanfattningen ska skrivas så att även personer med annan forskningsinriktning kan förstå. Om ansökan beviljas publiceras sammanfattningen av projektet, utan att redigeras, på Östersjöstiftelsens webbplats.

Projektbeskrivning

Projektbeskrivningen för storprojekt ska omfatta högst femton sidor text (Times New Roman 12 punkter, radavstånd 1,5 och normala marginaler).

Av projektbeskrivningen ska klart framgå storprojektets:

• syfte och frågeställning
• bidrag till ny kunskap och till den internationella forskningsfronten
• bidrag till nytänkande och originalitet
• teori och metod
• material
• tidsplan och genomförande
• bedömning av potentiella risker, begränsningar och utmaningar​ samt strategier för att hantera dessa
• vetenskaplig relevans för Östersjö- och Östeuropaområdet samt samhällsnyttan av projektet för den samlade kunskapsbildningen inom området
• samhällsrelevans
• projektorganisation, forskarnas funktion och ansvar i projektet
• hur eventuella doktorander handleds och ges synnerligen goda förutsättningar för att kunna vara integrerade i forskningsmiljön
• samverkan med eventuella gästforskare och eventuella andra vetenskapliga kontakter såväl inom Östersjö- och Östeuropaområdet som nationellt och internationellt
• hur storprojektets forskningsmiljö avses att fortleva efter projektperiodens slut
• plan för hur dels information om projektet, dels forskningsresultaten ska kommuniceras, såväl inomvetenskapligt som till samhället i övrigt.

Referenser

Referenser redovisas separat. Ange fullständiga referenser till de källor som hänvisas till i projektbeskrivningen. Referenserna får omfatta högst fem sidor. Referenser avser den litteratur du hänvisar till i din projektbeskrivning, inte till exempel rekommendationsbrev eller andra intyg.

CV

CV ska omfatta högst två sidor per deltagare. CV ska innehålla följande uppgifter: datum för doktorsexamen, anställning, de fem viktigaste vetenskapliga publikationerna gärna med hänsyn tagen till det projekt som föreslås, tidigare externa forskningsmedel, erfarenheter av projektledarskap och handledning samt internationella forskningsvistelser, språkkunskaper relevanta för projektet.

Projektets kostnader

Här anges budget i SEK för hela projekttiden. Fyll i enligt anvisningarna i ansökningssystemet.

1. Direkta kostnader
   • Projektkostnaden är uppdelad i direkta och indirekta kostnader. Direkta kostnader består av löner (månadslön heltid) inkl. sociala avgifter (LKP) för projektdeltagare, lokalkostnader, undersökningskostnader, kostnader för resor och konferenser samt övriga kostnader. Lönekostnadspåslaget (LKP) är ett generellt påslag på den sammanlagda lönekostnaden.
   • För projektdeltagare som inte ska avlönas av medel från stiftelsen ange 0 kronor och deltagarens anställningsgrad.
   • För projektdeltagare som inte har anställning vid Södertörns högskola vid tidpunkten för ansökan, uppge den lön och lkp enligt överenskommelse med prefekt.
   • Icke-forskande personal såsom assistenter och teknisk personal inkluderas budgeten för övriga kostnader. Personalen behöver inte namnges vid ansökningstillfället, men deras arbetsuppgifter och omfattningen på uppdragen ska specificeras i budgetkommentaren.
2. Indirekta kostnader (OH) 
   • Ange den procent för indirekta kostnader som gäller för den institution som projektet kommer att förläggas vid eller enligt överenskommelse med behörig företrädare för medelsförvaltaren (oftast prefekt). Detta påslag räknas på summan för lönekostnader inklusive LKP. Efter ifylld procent räknas summan för indirekta kostnader ut automatiskt i ansökningssystemet.
3. Ytterligare överväganden:
   • Spridning av projektresultat: en schablonbidrag om 200 000 SEK läggs till automatiskt av ansökningssystemet och avser tryckning, språkgranskning, översättning, publicering öppet tillgängligt.
   • Kostnader för etikprövning kan inkluderas i budgeten för övriga kostnader.

Budgetkommentar

Observera att samtliga direkta kostnader, även resursbehov för icke-forskande personal samt kostnader för resor och materialinsamling, utförligt ska specificeras och motiveras i fältet för budgetkommentar. Detta innebär att du ska ge en realistisk kalkyl över enskilda kostnader, att dessa preciseras på en detaljnivå som möjliggör granskning av deras rimlighet i relation till projektets syfte samt att kostnaderna motiveras och argumenteras för utifrån det enskilda projektets syfte och genomförande. Ospecificerade eller omotiverade kostnader beviljas inte.

Observera att även budgetkommentaren ska vara skriven på engelska och att den är obligatorisk. Budgetkommentaren får omfatta högst 4000 tecken inklusive blanksteg.

Signering

Ansökan ska signeras av projektledaren och av behörig företrädare för medelsförvaltaren, oftast prefekten vid den institution dit projektet avses förläggas. Östersjöstiftelsen behandlar endast signerade ansökningar.

Ansökan signeras digitalt med BankID i stiftelsens ansökningssystem Apply. Ifall BankID inte finns laddas en särskild blankett för signering ner från ansökningssystemet.

Signeringen av projektledaren innebär en bekräftelse av att:

• uppgifterna i ansökan är korrekta och följer Östersjöstiftelsens instruktioner
• nödvändiga tillstånd och godkännanden finns vid projektstart, exempelvis avseende etikprövning
• en datahanteringsplan kommer att finnas när projektet påbörjas samt att planen underhålls (se även punkt A.8)
• projektledaren kommer att följa samtliga villkor som gäller för medlen.

Signeringen av medelsförvaltaren innebär en bekräftelse av att:

• den beskrivna forskningen, anställningen och utrustningen, inklusive anställningar, arvoderingar och uppdrag för forskare som vid tidpunkten för ansökan inte är anställda vid medelsförvaltaren, kan beredas plats vid institutionen under den tid och i den omfattning som anges i ansökan
• den sökande kommer att vara anställd vid medelsförvaltaren under den tid som ansökan avser
• medelsförvaltaren godkänner kostnadsberäkningen i ansökan
• den forskning som utförs inom projektet bedrivs i enlighet med svensk lagstiftning
• en datahanteringsplan kommer att finnas när projektet påbörjas samt att planen underhålls (se även punkt A.8)
• medelsförvaltaren kommer att följa samtliga villkor som gäller för medlen.

Ovanstående punkter ska ha diskuterats mellan parterna innan projektledaren och företrädaren för medelsförvaltaren godkänner och signerar ansökan.