Slutredovisning

När dispositionstiden har uppnåtts ska forskningsprojekt slutredovisas, ekonomiskt och vetenskapligt. Slutredovisningen ska i normalfallet skickas in senast fyra månader efter sista dispositionsdag.

Anvisningar för slutredovisning

Här följer anvisningar för ekonomisk och vetenskaplig slutredovisning av medel beviljade av Östersjöstiftelsen.

Slutredovisningen görs av projektledaren via stiftelsens ansökningssystem Apply. 

• Logga in i ansökningssystemet. Under den ansökan som ska slutredovisas finns ”Final report” med en ikon ”Redigera rapport” intill, tryck på den för att slutredovisa projektet.
• Ansökningssystemet hämtar uppgifter om projektledare och projekttitel.
• I formuläret ska den ekonomiska slutredovisningen fyllas i. En pdf med den vetenskapliga slutredovisningen ska bifogas.
• Slutredovisningen ska signeras av projektledaren och ansvarig prefekt. En särskild blankett för signering laddas ner från ansökningssystemet, skrivs under och laddas sedan upp i ansökningssystemet.

Ekonomisk slutredovisning

• Den ekonomiska slutredovisningen ska avse endast projektmedel vilka sökts direkt hos och beviljats av Östersjöstiftelsen. Medel beviljade av Södertörns högskola för rese- och konferensbidrag samt för publiceringsbidrag, ska inte inkluderas i slutredovisningen till stiftelsen.
• I den ekonomiska redovisningen ska beviljat belopp fyllas i. För projekt beviljade till och med 2018 fyll endast i det beviljade totalbeloppet i rutan ”Total costs” (utan fördelning på budgetposter). För projekt beviljade från och med 2019 fyll i beviljat belopp med fördelning på budgetposter enligt uppgifter från kontraktet.
• Driftkostnader innefattar undersökningskostnader och övriga kostnader.
• Därefter ska det förbrukade beloppet fördelat på budgetposter fyllas i.
• I fältet ”Comment on the final financial report” finns möjlighet att kommentera den ekonomiska slutredovisningen, till exempel oförbrukade medel eller andra avvikelser från budgeten. Här kan även andra omständigheter i projektets utförande vilka kan vara viktiga för Östersjöstiftelsen att känna till kommenteras.
• Den ekonomiska slutredovisningen kontrolleras och godkänns av kansliet. Oförbrukade medel över 1 000 SEK återlämnas till stiftelsen.
• Den ekonomiska redovisningen och kommentaren läggs inte ut på webbplatsen.

Vetenskaplig slutredovisning

Använd wordmallen nedan där de punkter som ska redovisas framgår. Ladda sedan upp den vetenskapliga slutredovisningen i ansökningssystemet i pdf-format.

Den vetenskapliga slutredovisningen ska vara skriven på engelska. Den läggs, utan redigering, ut i sin helhet på Östersjöstiftelsens webbplats.

I redovisningen kan både redan publicerade och planerade publikationer ingå. Stiftelsen rekommenderar att alla publikationer registreras i DiVA med hänvisning till projektet, även efter att projektet är slutredovisat.

Signering

Signatursblanketten kan antingen skrivas under på papper av båda parter och sedan skannas eller signeras elektroniskt av båda parter. I båda fallen laddas blanketten upp i ansökningssystemet.

Stiftelsen godkänner e-signering av signatursblanketter med följande e-signeringstjänster: EduSign, DocuSign, Scrive och TeamEngine. Signering med BankID rekommenderas. Samma e-signeringstjänst måste användas av samtliga personer som e-signerar ett och samma dokument. E-signering av ett dokument med olika e-signeringstjänster godkänns inte av stiftelsen.

Senast uppdaterad: 2023-11-14

Filer

Scientific final report form - projects and postdoctoral projects

Scientific final report form - research networks